--- title: "Demandes d'achat" description: "Une demande d'achat est une demande interne d'acheter des marchandises ou des services." --- > Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.beelocity.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Demandes d'achat Une demande d'achat est une demande interne d'acheter des marchandises ou des services. Elle est le point de départ du processus d'achat : elle dit ce qu'il faut, en quelle quantité et pour quand. ## Créer une demande Pour créer une demande d'achat : 1. Allez dans **Achats > Demandes d'achat** depuis le menu latéral. 2. Cliquez sur **Ajouter**. Une nouvelle page de demande s'ouvre. 3. Renseignez la demande : - **N° de demande** — Un identifiant unique, proposé depuis la série de votre organisation. - **Service** — Le service demandeur ou le centre de coûts. - **Date de la demande** — Le jour où la demande est faite. - **Date de besoin** — Le jour où la marchandise doit être disponible. - **Priorité** — Basse, Normale, Haute ou Urgente. - **Coût estimé** — Un total approximatif, pour le budget. 4. Cliquez sur **Enregistrer**. La demande est enregistrée au statut Brouillon et vous arrivez sur sa page. ## Gérer les lignes de la demande Ce que la demande réclame se tient à côté de ses informations, sur la même page : aucun onglet à ouvrir. 1. Ouvrez la demande en cliquant sur son numéro dans la liste. 2. Cliquez sur **Ajouter**, puis double-cliquez sur une cellule pour la remplir. 3. Sur chaque ligne, indiquez : - **Produit** — L'article du catalogue, quand il y en a un. Seule une ligne qui nomme un produit ou une déclinaison peut trouver son fournisseur toute seule. - **Désignation** — Ce qu'est l'article. - **Quantité** et **Unité** — Combien il vous en faut, et en quoi cela se compte. - **Prix estimé** — Le coût unitaire attendu, pour le budget. 4. Ajoutez autant de lignes que nécessaire. Vous pouvez modifier ou retirer des lignes tant que la demande est au statut Brouillon. ## Le chemin que suit une demande En bas de la page de la demande court son chemin : **Brouillon → En attente d'approbation → Approuvé → Converti**. L'étape où elle se trouve est pleine, celles qu'elle a franchies sont cochées, et celle qui vient est un bouton chaque fois que le pas vous revient. Survolez une étape : elle dit quand elle a été atteinte, et par qui. | Statut | Signification | | ----------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- | | **Brouillon** | En préparation. Vous pouvez modifier la demande et ses lignes. | | **En attente d'approbation** | Soumise, en attente d'autorisation. | | **Approuvé** | Autorisée. Prête à être convertie en bons de commande. | | **Rejeté** | La demande a été refusée. Elle pend au bout de En attente d'approbation, et peut être rouverte. | | **Converti** | Chaque ligne est devenue une ligne de commande. Beelocity le pose lui-même. | | **Annulé** | La demande a été retirée. | Cliquer sur l'étape en cours ouvre la **carte** : tous les statuts, avec une flèche pour chaque passage. C'est là que se choisissent le refus et l'annulation, et un statut que Beelocity pose lui-même porte la mention **Automatique**. ## Soumettre pour approbation Quand votre demande est prête : 1. Vérifiez qu'elle porte au moins une ligne. 2. Cliquez sur **En attente d'approbation** sur le chemin, et confirmez. ## Approuver ou rejeter Si vous êtes approbateur : - **Approuvé** est l'étape qui vient une fois la demande soumise, et y cliquer demande le **dépôt** où les bons de commande à venir devront livrer. Toutes les lignes en attente sont approuvées, Beelocity choisit un fournisseur pour chaque ligne au catalogue fournisseur, puis prépare un bon de commande au brouillon par fournisseur, valorisé au prix de la fiche retenue. Seul un fournisseur chez qui vous pouvez réellement commander entre en compte : un fournisseur dont le statut n'est pas **Actif** est écarté, exactement comme il le serait à l'envoi du bon. Le fournisseur marqué **Préféré** passe d'abord ; à défaut, c'est le moins cher — au prix que le bon portera vraiment, c'est-à-dire le dernier prix payé quand il y en a un, et le prix convenu sinon. Deux prix ne se comparent que dans une même devise : si la demande porte une devise, le fournisseur qui chiffre dans cette devise passe en premier, et Beelocity ne convertit jamais une devise en une autre pour décider laquelle est la moins chère. Une fiche rattachée à une déclinaison précise l'emporte sur une fiche rattachée au produit entier, et un fournisseur qui n'annonce aucun prix — ou qui annonce zéro, ce qui n'est pas un prix — cède la place à celui qui en annonce un. Chaque bon créé est numéroté automatiquement dans la série des bons de commande de votre organisation (PO-AAAA-NNNNNN) ; et si un fournisseur chiffre certains articles dans une devise et d'autres dans une autre, vous obtenez un bon par devise, de sorte que chaque ligne d'un bon est bien dans la devise de ce bon. Deux sortes de lignes vous reviennent : l'article sans fournisseur chez qui commander, et l'article dont le fournisseur n'annonce aucun prix — Beelocity n'inscrit pas un zéro sur un bon, et l'estimation portée sur la demande est votre propre chiffre pour le budget, pas le prix du fournisseur. Ces lignes restent approuvées et attendent que vous les passiez à la main. Quand toutes les lignes ont trouvé fournisseur et prix, la demande passe à **Converti** ; sinon elle reste **Approuvé** jusqu'à ce que les autres soient passées. - **Refuser une seule ligne** plutôt que la demande entière : tant que la demande est en attente d'approbation, chaque ligne en attente porte un bouton **Refuser**, qui demande pourquoi. Les lignes refusées sont simplement écartées à l'approbation de la demande — les autres se convertissent comme d'habitude. - Pour refuser la demande entière, ouvrez la carte et choisissez **Rejeté**. Beelocity demande pourquoi, et garde le motif sur la demande. - Une demande refusée se reprend avec **Rouvrir en brouillon**, dans le menu **Autres actions**. Ses lignes reviennent en attente : elle peut être corrigée et soumise de nouveau. La carte ne propose pas Brouillon : une demande que le circuit d'approbation renvoie y revient d'elle-même, et rouvrir à la main ne concerne jamais qu'un refus. ### L'approbation à plusieurs étapes (facultative) Si votre administrateur a paramétré un **circuit d'approbation des demandes d'achat** (sous Approbations → Circuits d'approbation), l'approbation en une étape ci-dessus est verrouillée : cliquer sur **Approuvé** vous indique que la demande doit passer par le circuit d'approbation. Utilisez **Soumettre pour approbation** dans le menu **Autres actions** de la demande — la demande est acheminée vers les approbateurs paramétrés (vous ne pouvez pas approuver votre propre soumission), chaque décision est consignée dans l'onglet **Approbations** de la demande, et une fois la demande approuvée elle arrive sur **Approuvé**. De là, cliquer sur **Approuvé** ne lance plus que la conversion en bons de commande, avec la fenêtre du dépôt comme d'habitude. Sans circuit paramétré, rien ne change — le circuit en une étape ci-dessus est toute l'histoire. Une demande approuvée d'un seul coup passe directement de Brouillon à Approuvé, et son chemin dessine alors **En attente d'approbation** en grisé : l'étape a été sautée, non franchie. ## Retrouver une demande La liste **Demandes d'achat** se cherche par numéro, service ou observations, et son bouton **Filtres** la restreint par **Priorité**, **Statut**, une période de **Date de la demande** ou de **Date de besoin**, une plage de **Coût**, ou — hors des colonnes de la liste — par **Demandé par** et **Actif** (voir [Utiliser les listes](../getting-started/working-with-lists.html#narrowing-the-list)). ## Annuler une demande Vous pouvez annuler une demande à tout moment avant sa conversion ou son annulation. Ouvrez la carte depuis l'étape en cours et choisissez **Annulé** pour la retirer. Source: https://docs.beelocity.com/fr/procurement/purchase-requisitions/index.mdx