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title: "Dossiers d'importation"
description: "Ouvrez un dossier par achat à l'étranger : le fournisseur, les conditions de la vente, le trajet de la marchandise et la domiciliation de votre banque."
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# Dossiers d'importation

Un **dossier d'importation** est la chemise d'un achat à l'étranger, comme l'appellent déjà votre
banque et votre transitaire. Vous l'ouvrez à réception de la facture proforma du fournisseur
étranger. Il réunit le fournisseur, la devise, les conditions de la vente, le trajet de la
marchandise, sa destination (revente en l'état ou besoins propres) et la domiciliation bancaire. Au
fil de l'achat, le dossier garde le jour de chaque étape jusqu'à sa clôture.

<a id="open-an-import-dossier"></a>
## Ouvrir un dossier d'importation

1. Ouvrez **Commerce extérieur**, puis **Dossiers d'importation**, et cliquez sur **Ajouter**. Si
   votre entreprise n'a pas encore indiqué pourquoi elle importe, **Ajouter** ouvre le
   [paramétrage](setup.html) : indiquez-le là, puis cliquez de nouveau sur **Ajouter**.
2. Le **N° de dossier** est rempli pour vous, sous la forme `IMP-2026-000001`. C'est le numéro du
   dossier dans l'application, pas celui de la banque. Vous pouvez en saisir un autre.
3. Sous **Parties et conditions** :
   - choisissez le **Fournisseur**. Seuls les partenaires classés comme fournisseurs sont proposés ;
   - choisissez la **Devise** de la proforma ;
   - choisissez l'**Incoterm** qu'imprime la proforma, comme `FOB` ou `CIF`. `FAS`, `FOB`, `CFR`
     et `CIF` sont des règles maritimes : si vous en choisissez une, le **Mode de transport** plus
     bas indique **Maritime** et ne peut plus être changé
     ([Les Incoterms qui partent par mer](#which-incoterms-go-by-sea)). Le lieu que désigne la
     règle n'est pas demandé : sous `FAS` et `FOB`, c'est le **Port d'embarquement**, et sous `CFR`
     et `CIF` le **Port de débarquement**, tous deux choisis sous **Itinéraire** ;
   - saisissez le numéro de la proforma comme **Référence fournisseur**.
4. Sous **Itinéraire**, choisissez d'abord le **Mode de transport** (maritime, aérien, routier,
   ferroviaire ou multimodal), sauf si l'Incoterm a déjà choisi le maritime. Les deux lieux entre
   lesquels voyage la marchandise sont nommés d'après lui : **Port d'embarquement** et **Port de
   débarquement** par mer, **Aéroport de départ** et **Aéroport d'arrivée** par air, **Lieu de
   chargement** et **Lieu de déchargement** par route, par rail ou par plusieurs modes. Chacun ne
   propose que les lieux de ce mode. Dans le premier, tapez le nom du lieu, son code ou son pays,
   par exemple *Shanghai*, `CNSGH` ou *Chine*, et choisissez-le dans la liste, où les lieux sont
   regroupés par pays. Faites de même pour le second, qui ne propose que les lieux du pays de votre
   entreprise, tel que le
   [profil de votre organisation](../getting-started/organization-profile.html) le nomme, et n'est
   jamais le lieu de chargement. Un lieu absent de la liste se laisse vide et se nomme dans les
   **Observations**. Ajoutez le **Pays d'origine** quand la marchandise est fabriquée
   ailleurs que dans le pays du fournisseur, puis le **Transporteur** et le **N° du document de
   transport** dès que vous les connaissez. Les **Jours de franchise** sont les jours pendant
   lesquels la compagnie prête ses conteneurs après le déchargement ; un dossier qui voyage par
   avion n'a pas de conteneur, et ils ne lui sont pas demandés.
5. Renseignez la domiciliation : voir [La domiciliation bancaire](#the-bank-domiciliation)
   ci-dessous.
6. Sous **Dates**, saisissez le **Départ prévu** et l'**Arrivée prévue** que vous a donnés le
   transitaire.
7. Cliquez sur **Enregistrer**. Le dossier s'ouvre à l'état **Ouvert**, son parcours dessiné en haut
   de la page.

Vous pouvez modifier le dossier plus tard avec **Modifier**. Le transitaire change souvent de
transporteur ou de lieu de déchargement pendant que la marchandise est en route, et le dossier
doit le dire.

Un dossier ouvert avant la liste des lieux affiche chaque lieu tel qu'il avait été saisi, sur la
page et sous le champ en modification, jusqu'à ce que vous choisissiez le lieu correspondant.

<a id="which-incoterms-go-by-sea"></a>
## Les Incoterms qui partent par mer

La Chambre de commerce internationale rédige onze Incoterms. Sept valent quel que soit le
transport : `EXW`, `FCA`, `CPT`, `CIP`, `DAP`, `DPU` et `DDP`. Quatre sont écrits pour la mer :
`FAS`, `FOB`, `CFR` et `CIF`, parce que la marchandise y change de mains le long du navire ou à
son bord.

Si vous choisissez l'un de ces quatre, le dossier part donc par mer. Le **Mode de transport**
indique **Maritime**, ne peut plus être changé, et dit pourquoi. Un lieu de chargement ou de
déchargement déjà choisi pour un autre mode est vidé : un aéroport n'est pas un port pour un
navire. Choisissez l'un des sept autres et le mode redevient le vôtre, avec ce qu'il indiquait.

Les conteneurs remis au transporteur dans un terminal se vendent souvent `FCA` plutôt que `FOB`,
comme la Chambre le conseille. L'application n'insiste pas : une expédition en conteneur sous
`FOB` est courante et légale.

<a id="the-bank-domiciliation"></a>
## La domiciliation bancaire

Avant tout paiement et toute expédition, votre banque enregistre l'achat et lui attribue un
**numéro de domiciliation**. Quelques achats en sont dispensés. La section **Domiciliation** s'ouvre
sur une question, **Domiciliation ou dispense**, dont les quatre réponses sont affichées :

- **Domiciliée en banque**, celle d'un nouveau dossier. Elle demande alors :
  - la **Banque domiciliataire**, l'un de vos comptes bancaires. Seuls les comptes bancaires sont
    proposés ;
  - le **N° de domiciliation** tel que l'imprime le cachet de la banque. Vous pouvez le saisir avec
    ses espaces : l'application le garde sur vingt-trois caractères et vérifie que la devise, au
    milieu du numéro, est celle du dossier ;
  - la **Date de domiciliation**, le jour où la banque a domicilié l'achat ;
  - le **Programme prévisionnel d'importation** au titre duquel la banque l'a domicilié, choisi
    parmi vos [programmes prévisionnels](import-programmes.html), le plus récent en premier. Seul
    un programme du type d'importation de votre entreprise est accepté.
- **Dispense : sous le seuil**, pour une valeur sous le seuil réglementaire.
- **Dispense : échantillon ou don**.
- **Dispense : régime suspensif**, pour une marchandise placée sous un régime douanier suspensif
  comme l'admission temporaire.

Un dossier dispensé ne demande ni banque, ni numéro, ni date, ni programme. Choisir une dispense les retire du
formulaire, et l'enregistrement efface ce que vous y aviez saisi : un dossier est toujours domicilié
ou dispensé, jamais les deux. Revenez à **Domicilié par la banque** avant d'enregistrer, et ils
sont toujours là.

<a id="the-orders-a-dossier-covers"></a>
## Ajouter les bons de commande

Un dossier couvre des commandes entières de son fournisseur, dans sa devise. Les commandes se
saisissent et se réceptionnent comme d'habitude, dans les [Bons de commande](../procurement/purchase-orders.html) ;
le dossier les rassemble.

1. Ouvrez le dossier, puis son onglet **Bons de commande**.
2. Cliquez sur **Ajouter un bon de commande**, choisissez la commande et cliquez sur **Ajouter**.
   Une commande en brouillon peut être ajoutée : le dossier s'ouvre souvent sur la proforma, avant
   que la commande soit approuvée.
3. Faites de même pour chaque commande de l'achat.

La liste montre toutes les commandes du fournisseur. Celle que le dossier ne peut pas prendre est
grisée, avec la raison à côté :

- **dans une autre devise** que celle du dossier. Une commande qui n'indique aucune devise est dans
  votre devise de référence, le dinar : un dossier en euros ne peut donc pas la prendre. Indiquez
  la devise sur la commande tant qu'elle est en brouillon ;
- **annulée**, ou **révisée** : une commande révisée est remplacée par sa révision, et c'est elle
  qu'il faut ajouter ;
- **déjà dans un autre dossier**, que la liste nomme.

La liste est relue à chaque ouverture : une commande confirmée entre-temps y figure.

La **Valeur des marchandises**, sous **Parties et conditions**, totalise les commandes hors taxes,
dans la devise du dossier : leurs lignes remises déduites, plus le transport. Une commande annulée
ou révisée ne compte pas. Le montant est recalculé chaque fois que vous ouvrez le dossier : il suit
une commande modifiée pendant que le dossier est ouvert.

L'onglet **Bons de réception** liste les réceptions de ces commandes telles que le dépôt les
saisit. Rien ne se réceptionne par le dossier : une réception sur une commande d'un dossier se fait
comme toute autre. Et la page du bon de commande affiche **Dossier d'importation**, le numéro du
dossier, qui l'ouvre.

Tant que le dossier est **Ouvert**, une commande ajoutée par erreur se retire avec **Retirer**, dans
le menu de sa ligne. La commande elle-même est conservée.

Dès que le dossier couvre une commande, son **Fournisseur** et sa **Devise** sont figés : toutes ses
commandes sont celles de ce fournisseur, dans cette devise. Pour changer l'un ou l'autre, retirez
d'abord les commandes.

La commande les garde aussi. Une commande en brouillon dans un dossier reste modifiable, mais sur
sa propre page le **Fournisseur** et la **Devise** sont figés, et disent quel dossier les tient.
Pour donner à la commande un autre fournisseur ou une autre devise, retirez-la d'abord du dossier.

<a id="the-programme-a-dossier-draws-on"></a>
## Voir ce que le dossier consomme de son programme

Un dossier qui désigne un [programme prévisionnel d'importation](import-programmes.html) a un onglet
**Programme prévisionnel d'importation**. Il met chaque ligne des bons de commande du dossier face à
la ligne du programme sur laquelle elle se décompte :

- la **Ligne du programme**, celle dont la sous-position tarifaire est celle du produit ;
- **Consommé**, la quantité commandée, dans l'unité de cette ligne ;
- **Restant**, ce qu'il reste de la ligne une fois tous les dossiers du programme décomptés, ou
  **Dépassement de** l'excédent. C'est le chiffre que le programme lui-même affiche.

Une marchandise qui ne se décompte sur aucune ligne est tout de même listée, avec son **Motif** :
sans produit, produit sans sous-position, sous-position absente du programme, ou unité impossible à
convertir. [Ce qu'il reste d'un programme](import-programmes.html#what-a-programme-has-left) dit que
faire dans chaque cas. Un dossier qui ne désigne aucun programme n'a pas cet onglet.

<a id="following-the-goods"></a>
## Suivre la marchandise du départ à la clôture

Le parcours du dossier est dessiné en haut de sa page : **Ouvert**, **En transit**, **Arrivé**,
**Dédouané**, **Clôturé**. Chaque étape enregistre le jour où elle a eu lieu, et c'est vous qui le
donnez : le courriel du transitaire arrive souvent un jour ou deux après le départ du navire. C'est
aujourd'hui sauf si vous le changez, et ce jour ne peut être ni postérieur à aujourd'hui ni
antérieur à l'étape précédente.

1. Quand la marchandise part, cliquez sur **En transit** dans le parcours. La fenêtre
   **Enregistrer le départ** demande le jour **Expédié le** et le **N° du document de transport** :
   le connaissement, la lettre de transport aérien ou la lettre de voiture. La marchandise ne part
   que d'un dossier que votre banque a domicilié, ce jour-là ou avant, ou qui indique sa dispense.
2. Quand elle arrive au lieu de déchargement, cliquez sur **Arrivé** et donnez le jour **Arrivé
   le**. Les jours de franchise courent à partir de ce jour.
3. Quand la douane donne la mainlevée, cliquez sur **Dédouané** et donnez le jour. Le dépôt
   réceptionne alors la marchandise sur ses commandes, comme toute autre livraison.
4. Quand toutes les commandes du dossier sont réceptionnées, soldées ou annulées, cliquez sur
   **Clôturé** et donnez le jour. Le dossier est complet.

Survolez une étape du parcours pour lire son jour : celui qu'attend le transitaire avant que
l'étape soit atteinte, celui où elle a eu lieu ensuite, et qui l'a enregistrée.

Un jour saisi par erreur se corrige avec **Modifier** tant que le dossier n'est pas clôturé. Une fois la marchandise partie, le numéro du dossier, le
fournisseur, la devise et l'Incoterm ne peuvent plus changer : votre banque et la douane
les détiennent déjà.
L'itinéraire reste modifiable, car le transitaire change souvent de transporteur ou de lieu de déchargement en
chemin. Un dossier clôturé ou annulé ne garde modifiables que ses **Observations**.

<a id="cancel-an-import-dossier"></a>
### Annuler un dossier

Un achat qui n'a pas lieu s'annule tant que le dossier est **Ouvert** : ouvrez l'état en haut de la
page et choisissez **Annulé**. Le dossier reste, avec son numéro et sa domiciliation, et ses bons
de commande sont libérés pour qu'un autre dossier puisse les prendre. Un dossier ne peut plus être
annulé dès qu'une marchandise a été réceptionnée sur l'une de ses commandes : l'importation a eu
lieu.

<a id="what-the-app-refuses"></a>
## Ce que l'application refuse, et pourquoi

- **Un numéro de domiciliation sans sa date, ou une date sans son numéro.** Les deux viennent du
  même cachet. Le formulaire le signale sur le champ qui manque.
- **Une arrivée prévue avant le départ prévu.**
- **Un lieu que le mode de transport n'emprunte pas**, comme un port maritime pour un dossier qui
  voyage par air, **un lieu de déchargement hors du pays de votre entreprise, ou deux fois le même
  lieu.** Le formulaire ne propose que les lieux qui conviennent et signale le dernier cas avant
  l'enregistrement.
- **Un Incoterm maritime pour une marchandise qui voyage par air, par route, par rail ou par
  plusieurs modes.** `FAS`, `FOB`, `CFR` et `CIF` sont des règles maritimes. Le
  formulaire choisit **Maritime** pour vous : seul un dossier saisi autrement rencontre ce refus.
- **Un numéro de domiciliation de mauvaise longueur, ou dans une autre devise que celle du
  dossier.** Le numéro est mal saisi ou appartient à un autre achat. Vérifiez-le sur le cachet de
  la banque.
- **Un partenaire qui ne peut pas recevoir de nouveau document comme fournisseur**, parce qu'il
  n'est pas classé comme tel, ou qu'il est inactif ou bloqué. Corrigez d'abord le partenaire.
- **Une commande annulée ou révisée, celle d'un autre fournisseur, ou dans une autre devise que
  celle du dossier.** Aucune n'a sa place dans ce dossier.
- **Une commande déjà dans un autre dossier.** Une commande n'est que dans un seul dossier, et le
  message nomme celui où elle se trouve.
- **La suppression d'un dossier qui couvre des commandes, ou d'un bon de commande qui est dans un
  dossier.** Retirez d'abord les commandes du dossier.
- **Une étape datée après aujourd'hui, ou avant l'étape précédente.** Pour **Enregistrer le
  départ**, l'étape précédente est la domiciliation bancaire.
- **Le départ d'une marchandise d'un dossier ni domicilié ni dispensé.** Saisissez d'abord la
  domiciliation, ou la dispense.
- **La clôture d'un dossier dont une commande attend encore des réceptions.** L'étape **Clôturé**
  reste grisée jusque-là ; arrêtez-vous dessus et elle nomme les commandes : réceptionnez-les, ou
  soldez-les ou annulez-les.
- **La modification de ce que l'étape du dossier a figé** : ses conditions une fois la marchandise
  partie, et tout sauf ses observations une fois le dossier clôturé ou annulé.

Source: https://docs.beelocity.com/fr/trade/import-dossiers/index.mdx