كل وثيقة ترسلها للاعتماد تحصل على عنصر واحد في صندوق واردك يتابعها من البداية إلى النهاية. أرسل أمر شراء فيظهر العنصر، يقرأ مُرسَل ويسمّي من ينتظره الطلب. ثم يصير العنصر نفسه معتمد أو مرفوض — فلا تصلك رسالة ثانية منفصلة، ولا تحتاج أبداً أن تبحث عن الأولى.
ولترى هذه العناصر وحدها، صفِّ صندوق الوارد بالصنف طلباتي. تلك القائمة هي كل ما أرسلته، في مكان واحد. (أما القرارات التي تنتظرك أنت فشيء آخر — تصل عناصرَ موسومة بـمطلوب إجراء في صندوق الوارد نفسه.)
ما يقوله لك العنصر
| ما يقرأ | ما يعنيه |
|---|---|
| مُرسَل: … | في الطريق. والسطر الذي تحته يسمّي الشخص الذي ينتظره الطلب، والمستوى الذي بلغه. |
| مُصعَّد: … | تجاوز أحد المعتمِدين مهلته، فأحال النظام الطلب إلى المعتمِد البديل. |
| معتمد: … | وقّع كل من كان مطلوباً. والوثيقة مضت. |
| مرفوض: … | ردّه أحد المعتمِدين. وسببه هو النص الذي تحته، بحرفه. |
افتح العنصر لتقرأ التفصيل، أو استعمل إجراء فتح فيه لتقفز إلى الوثيقة مباشرة.
متى يقاطعك العنصر، ومتى لا يقاطعك
لا يعود العنصر إلى أعلى صندوق واردك — غير مقروء من جديد — إلا حين يقع ما تودّ أن تعلمه:
- اعتماد تجاوز مهلته وصُعِّد، و
- الحكم النهائي.
أما التقدم العادي فلا يزعجك. فحين يوقّع معتمِد وينتقل الطلب إلى التالي، يعيد العنصر كتابة نفسه في صمت فلا يسمّي أبداً من تصرّف سلفاً، لكنه يبقى مقروءاً ويبقى في مكانه. فترى الحقيقة دائماً دون أن تُنبَّه عند كل خطوة.
لماذا قد يبقى الطلب عند «مُرسَل»
لأنه ينتظر قرار شخص آخر. والعنصر يسمّيه؛ فافتح الوثيقة نفسها لترى السلسلة كاملة — من قرّر ماذا في كل مستوى، ومن يمسك الطلب الآن.
وإن كان طلب ما ينتظر منذ وقت طويل، فتحقّق هل المعتمِد المسنَد إليه غائب. فبإمكان المسؤول أن يضبط تفويضاً تُحال به قراراته إلى نائب عنه تلقائياً.
بعد الرفض
حين يُرفض طلب، تعود وثيقتك إلى حالة مسودة. وعندها تستطيع أن:
- تفتح الوثيقة — فعنصر صندوق الوارد يربطك بها مباشرة.
- تقرأ سبب الرفض (وهو في العنصر، وفي تاريخ اعتماد الوثيقة).
- تعدّل الوثيقة — فتصلح ما أشار إليه المعتمِد.
- ترسلها من جديد. وذلك يبدأ طلباً جديداً بعنصر صندوق وارد خاص به؛ ويبقى القديم مدوَّناً لأثر التدقيق.
إلغاء طلب
إن أرسلت وثيقة عن خطأ، أمكنك إلغاء الطلب من الوثيقة نفسها ما دام في الطريق. ويُطوى عنصره في صندوق الوارد تلقائياً — فأنت من سحبه، ولم يعد بحاجة إلى أن يراقب نفسه — ويبقى بإمكانك أن تجده في تبويب المنجَزة. والطلبات الملغاة لا تُحيا من جديد؛ فأرسل طلباً جديداً بدلها.
الوثائق المعتمَدة في الحين
بعض الوثائق تنطبق عليها مسارات بلا خطوات اعتماد، فتُعتمد في الحين. ومع ذلك يصلك عنصر، يقرأ معتمد من أول لحظة — فيجد سؤال «هل مرّت؟» جوابه في المكان نفسه دائماً.