إدارة المتعاملين

إنشاء متعامل

1. انتقل إلى المتعاملون ← المتعاملون وانقر إضافة.
2. املأ حقول الهوية الأساسية:
   • الاسم — التسمية القانونية للمتعامل (بالفرنسية: raison sociale) أو اسمه التجاري (مثل “Sarl El Baraka Import-Export”).
   • الرمز — مملوء سلفاً: رمز المتعامل التالي، PAR-000042 بعد PAR-000041. والمتعاملون كلهم، زبائن كانوا أو موردين، يأخذون من سلسلة واحدة، فلا يحتاج أحد إلى البحث عن آخر رمز. أبقِه، أو امسحه ليُعطى التالي عند الحفظ، أو اكتب رمزك أنت (BARAKA) فيُحفظ كما هو. ويمكنك تغييره لاحقاً من صفحة المتعامل.
   • الرقم الجبائي — رقم التعريف الجبائي للمتعامل (وهو NIF في الجزائر)، ومفيد في الفوترة والامتثال.
   • الموقع الإلكتروني — عنوان موقع المتعامل (اختياري).
   • ملاحظات — أي معلومة نصّية حرّة عن العلاقة (اختيارية).
3. اختر دور المتعامل — مورّد، أو زبون، أو الاثنين.
4. املأ بيانات الدور (انظر أدناه). تظهر بيانات المورّد متى فُعّل مورّد، وبيانات الزبون متى فُعّل زبون: لا تُطلب حقول دور إلا من المتعامل الذي يحمله.
5. احفظ.

ويمكنك أيضاً إنشاء المتعامل من النموذج الذي يحتاجه دون مغادرته. فتحت حقل المورّد في أمر الشراء أو فاتورة المورّد أو ملف الاستيراد، يفتح رابط مورّد جديد متعاملاً جديداً في تبويب جديد، وخانة المورّد مؤشَّر عليها وخانة الزبون لا. وتحت حقل الزبون في عرض السعر أو طلب الزبون أو الفاتورة، يفتحه رابط زبون جديد زبوناً. ويشرح اختيار سجل من قائمة أخرى كيف تُدرجه في النموذج الذي جئت منه.

والعناوين وجهات الاتصال والفئات لكلٍّ منها تبويب في صفحة المتعامل، وهذه التبويبات حاضرة وأنت تنشئه. فلا حاجة إلى حفظ المتعامل أولاً: أول سطر تضيفه بـإضافة في أحدها يحفظ المتعامل ثم يفتح السطر (إضافة السطور قبل الحفظ). وللمورّدين تبويبان إضافيان — منتجات المورّد (كتالوج المورّد لما تشتريه منه، بمراجعه وأسعاره ومهل تموينه وكميات الطلب الدنيا) والأداء (بطاقات أداء دورية تغطي التسليم في الموعد وتقييم الجودة ونسبة العيوب). ويظهر هذان التبويبان متى فُعّل دور المورّد، وفي متعامل جديد بمجرّد تفعيله.

ما الذي يُملأ تلقائياً. كلما اكتمل سند استلام لهذا المورّد، حدّث بيلوسيتي سطر منتجات المورّد الموافق بـآخر سعر شراء وآخر تاريخ شراء من السند. ومتى بلغ أمر الشراء الأصل حالة مكتمل (استُلم كل شيء)، رُحّلت بطاقة الأداء الخاصة بالمورّد للفصل الحالي من السنة — فيُعاد احتساب عدد الطلبات ومجموع قيمتها والتسليم في الموعد ونسبة التلبية ونسبة العيوب كلها تلقائياً. أما تقييم الجودة ومتوسط زمن الاستجابة فيبقيان يدويين تماماً. وإيقاف سطر في منتجات المورّد يرفع عنه كذلك علامة المفضّل، فتُخلى مرتبة المفضّل للبند لمن لا يزال بوسعك الشراء منه، ويعود السطر بلا علامة إن أعدت تشغيله.

بيانات المورّد

متى وُسم المتعامل مورّداً، أمكنك ضبط هذه الحقول الخاصة بالمورّدين:

نوع المورّد

يصف نوع المورّد موقعه في سلسلة توريدك:

حالة المورّد

تتحكم الحالة في إتاحة المورّد لأعمال جديدة:

لا يعرض حقل المورّد في أمر الشراء وفاتورة المورّد وملف الاستيراد إلا المورّدين النشطين، فلا تختار أبداً مورّداً لا يمكن إرسال الأمر إليه. أما مرتجع المشتريات والإشعار المدين ومورّد المعدّة والمورّد المفضّل لقطعة الغيار فتعرض كل مورّد لم تعطّله، أياً كانت حالته.

حقول المورّد الأخرى

• شروط الدفع — شروط الدفع الافتراضية لمشترياتك من هذا المورّد (مثل Net 30 و2/10 Net 30). وتُملأ سلفاً على أوامر الشراء الجديدة توفيراً للوقت.
• سقف الائتمان — سقف مرجعي للرصيد المستحق مع هذا المورّد. وهو للعلم: يساعد المشترين على متابعة انكشافهم لكنه لا يمنع أوامر الشراء.

بيانات الزبون

متى وُسم المتعامل زبوناً، أمكنك ضبط هذه الحقول الخاصة بالزبائن:

نوع الزبون

يصف نوع الزبون طبيعة العلاقة التجارية:

حالة الزبون

لا يعرض حقل الزبون في طلب الزبون والفاتورة إلا الزبائن النشطين، ويضيف إليهم عرض السعر زبائنك المحتملين. أما سند التسليم والإشعار الدائن ومرتجع المبيعات فتعرض كل زبون لم تعطّله، أياً كانت حالته. ولا يعرض أيٌّ منها متعاملاً هو مورّد فقط.

حقول الزبون الأخرى

• شروط الدفع — شروط الدفع الافتراضية لمبيعاتك إلى هذا الزبون.
• سقف الائتمان — أقصى رصيد مستحق يُسمح لهذا الزبون بحمله. ويسري متى ضُبط مسار اعتماد فيه قاعدة تحقّق من سقف الائتمان (انظر ضبط مسارات الاعتماد): فالطلبات التي تتجاوز السقف تُوجَّه إلى الاعتماد بدل أن تُؤكَّد. وبغير مسار كهذا يبقى للعلم لا غير. وما على الزبون هو كل فواتيره غير المسدَّدة، تُحسب كلٌّ منها بعملة مؤسستك: فالفاتورة باليورو تُحسب بسعر صرف اليوم، وإن لم يُسجَّل سعر لذلك اليوم وُجِّه الطلب إلى الاعتماد بدل أن يمرّ.

تغيير الحالة

حالة المتعامل لا تُغيَّر من نموذج التعديل، بل من صفحة المتعامل نفسها، من الشارة في الشريط الأعلى: شارة لكل دور، وعليها اسم الدور متى كان المتعامل مورّداً وزبوناً معاً. اضغط الشارة تعرض لك كل الحالات التي تنتقل إليها، فاختر واحدة وأكّد.

وخلافاً للعرض أو الطلب، لا يعرض المتعامل صفّ مراحل. فكل حالة على بعد نقرة من كل حالة أخرى، في الاتجاهين، وليس فيها نهاية: المورّد المدرج في القائمة السوداء يعود نشطاً بنقرة، والمورّد الذي تتعامل معه منذ سنين يعود إلى انتظار الاعتماد يوم يستجدّ ما يستوجب المراجعة. وهذا مقصود — فالحالة تقول ما هي العلاقة اليوم، لا إلى أين بلغت.

أما مفتاح نشط فشيء آخر، ومكانه إجراءات أخرى (النقاط الثلاث) تحت تعطيل وتفعيل. فالحالة تقول ما هي العلاقة، والمفتاح يقول هل يُعرض المتعامل في مكان أصلاً.

العثور على متعامل

قائمة المتعاملون تضيّق على زرّ التصفية حسب مورّد / زبون، والنوع والحالة لكل من المورّد والزبون، وشروط الدفع، والعملة، ونشط، أو نطاق لسقف الائتمان — و«المورّدون في انتظار الاعتماد» اختياران (التعامل مع القوائم). وتبويبات المتعامل نفسها تصفّي بالطريقة نفسها: العناوين حسب النوع والبلد والافتراضي والنشط؛ وجهات الاتصال حسب الرئيسي والنشط؛ والمعرّفات حسب النشط والترتيب؛ والفئات حسب الفئة؛ ومنتجات المورّد حسب المنتج والوحدة والعملة والمفضَّل والنشط ونطاق للسعر أو للكمية أو لمهلة التموين أو نافذة لآخر شراء — و«المفضَّل وحده، بمهلة تموين دون الأسبوع» هو ما يسأل عنه المشتري؛ والأداء حسب الفترة أو العملة أو أي من النسب.

المتعاملون بدورين

المتعامل الموسوم مورّداً وزبوناً معاً له مجموعتا بيانات مستقلتان. وهذا شائع في الواقع — كشركة تصنع مواد التغليف (فتشتري منها التغليف) وتشتري منك منتجاتك التامة لتوزيعها.

ولكل دور نوعه وحالته وشروط دفعه وسقف ائتمانه — وشارته في أعلى الصفحة. وتغيير حالة المورّد لا يمسّ حالة الزبون، والعكس بالعكس. ورفع دور عن متعامل يُزيل بياناته من الاستمارة ومن صفحة المتعامل، ويُفرغها الحفظ: المورّد الذي يكفّ عن كونه مورّداً لا يبقى له شرط دفع ولا سقف ائتمان، فلا يقرأ أي كشف رقماً لم تعد العلاقة تحمله. وإن أعدت الدور قبل الحفظ وجدت ما كنت كتبته.

التعطيل

لا يُحذف المتعاملون من النظام أبداً. بل تعطّلهم بنقل الشارة إلى غير نشط (أو مدرج في القائمة السوداء للمورّدين). والمتعاملون المعطَّلون:

• لا يظهرون بعدها في قوائم الاختيار النشطة (كإنشاء طلب جديد).
• يبقون في النظام بتاريخهم كاملاً — فكل المعاملات والعناوين وجهات الاتصال السابقة محفوظة.
• ويمكن إعادة تفعيلهم لاحقاً إن استؤنفت العلاقة.

وهذا الأسلوب يضمن أن تبقى للسجلات التاريخية إحالة صحيحة إلى متعامل، ولو بعد سنوات.

متعاملو النظام

بعض المتعاملين يُنشئهم بيلوسيتي بنفسه. والذي ستلقاه هو الزبون العابر (المحفوظ باسم Walk-in Customer وبالرمز WALKIN): تنشئه نقطة البيع أول مرة يبيع فيها صندوقٌ لزبون مجهول، وتُفوتَر عليه مبيعات الجلسة المجهولة عند إقفالها.

ويُدار متعاملو النظام عنك:

• هويتهم مقفلة. فلا يتغير الرمز ولا الاسم ولا علامة النشاط، ولا يُحذف السطر — إذ تعتمد عليه فواتير الجلسات السابقة ووصولات بيعها. أما بقية البيانات (الملاحظات، شروط الدفع) فتبقى قابلة للتعديل.
• يبقون خارج قوائم الزبائن. فحين تختار زبوناً على عرض سعر أو طلب أو فاتورة أو تسليم أو مرتجع أو دفعة، لا يُعرض عليك الزبون العابر — فالمبيعات المجهولة لا تبلغه إلا عبر الصندوق. أما الوثائق التي تحيل عليه أصلاً فتعرض اسمه كالمعتاد.

نصائح

• اضبط شروط الدفع أولاً — قبل بناء دليل متعامليك، عرّف شروط الدفع المعيارية عندك (Net 30 وNet 60 وغيرهما) لتكون جاهزة للإسناد.
• دع الرموز تترقّم وحدها — كل متعامل جديد يُفتح على الرمز التالي، فتكون الرموز كلها على شكل واحد ولا يخمّن أحد. ولا تكتب رمزك أنت إلا حيث يكون للرمز معنى خارج Beelocity، كرقم الحساب الذي يمسكه محاسبك لذلك المتعامل.
• املأ الأرقام الجبائية — فحتى إن لم تكن مطلوبة فوراً، فوجود الرقم الجبائي في الملف يوفّر الوقت عند إنتاج الفواتير أو التقارير الضريبية لاحقاً.
• استعمل الفئات في التنظيم — فإن جاوز متعاملوك العشرة، ساعدتك الفئات على تجميعهم؛ وتبويب الفئات في المتعامل يصفّي حسب الفئة، وتبويب الفروع في الفئة يصفّي حسب النشط.
• راجع حالات المتعاملين دورياً — وسم غير النشطين بذلك يبقي قوائمك النشطة نظيفة وفريقك مركّزاً على العلاقات الجارية.