المبيعات

وحدة المبيعات تدير وجه نشاطك المتّجه إلى الزبون — من إعداد عروض الأسعار إلى الطلبات المؤكدة. وهي تقدّم مسارات عمل منظَّمة تضمن أن يُراجَع عرض السعر ويُعتمد ثم يتحوّل إلى طلب قابل للتنفيذ، مع أثر تدقيق واضح.

أهم ما تقدّمه

• عروض الأسعار — أنشئ عروضاً مفصّلة لزبائنك، وأدر دورة التفاوض (الإرسال والقبول والرفض والمراجعة)، وحوّل العرض المقبول إلى طلب زبون.
• طلبات الزبائن — أدر الطلبات المؤكدة الواردة من الزبائن عبر دورة كاملة من الطلب إلى التلبية، بما فيها مسارات الاعتماد الداخلية وتتبّع التسليم وإقفال الطلب.
• سندات التسليم — تتبّع خروج البضاعة الفعلي من مستودعك إلى الزبون، وأدر التجهيز والتغليف والشحن وتأكيد التسليم.
• الفواتير — أصدر فاتورة بما سُلّم من طلبات، وتابع ما على كل زبون (مدفوع، مدفوع جزئياً، متأخر السداد)، وسجّل ما يصلك من مدفوعات على كل فاتورة.
• الإشعارات الدائنة — خفّض ما على الزبون بعد مرتجع أو خطأ في السعر أو بضاعة تالفة؛ والإشعار الصادر يُخصم مباشرة من رصيد فاتورته.

وكل واحدة من هذه الوثائق يمكن إنتاجها ملفاً بالإنجليزية أو الفرنسية أو العربية — انظر طباعة الوثائق ومشاركتها.

مسار البيع

المسار المعتاد يمرّ بهذه الخطوات:

1. يُنشئ أحد أفراد فريق البيع عرض سعر يُدرج فيه ما يُعرض على الزبون من عناصر وأسعار.
2. يُراجَع العرض داخلياً ثم يُرسَل إلى الزبون للنظر فيه.
3. يدرس الزبون العرض فإمّا يقبله، أو يطلب تعديلات (فتُنشأ مراجعة)، أو يرفضه.
4. متى قُبل العرض حُوِّل إلى طلب زبون، فيصير التزاماً ملزماً.
5. يُرسَل الطلب للاعتماد إن لزم (مراقبة الائتمان، الإذن بالمبالغ الكبيرة، وما شابه).
6. بعد الاعتماد يُؤكَّد الطلب مع الزبون وينتقل إلى التلبية — تُجهَّز البضاعة وتُغلَّف وتُشحن من المستودع.
7. تُفوتَر الكميات المشحونة — والفاتورة تتابع ما على الزبون حتى يُسدَّد كاملاً (أو يُعدَّل بإشعار دائن).

التنقل

افتح المبيعات من القائمة الجانبية. تُفتح الوحدة على ما ينتظر (أدناه)، وتعرض القائمة وثائق البيع بالترتيب الذي يمرّ به البيع:

• عروض الأسعار — عروض الأسعار بسطورها ومراجعاتها ودورة حياتها
• طلبات الزبائن — الطلبات المؤكَّدة بسطورها واعتماداتها وتقدّم تلبيتها
• سندات التسليم — الشحنات الصادرة، من التجهيز إلى التسليم
• مرتجعات المبيعات — البضاعة التي يعيدها الزبون، تُستلم إلى المخزون
• الفواتير — ما يدين به كل زبون، بحالة السداد وتتبّع التأخر
• الإشعارات الدائنة — الإشعارات الدائنة الصادرة على الفواتير

ويجمع الإعداد، في آخر القائمة، ما تُسعَّر به مبيعاتك.

ما ينتظر

يُظهر فتح المبيعات العمل الذي ينتظر أحداً، في أربع قوائم. كل سطر يفتح السجل الذي يُنجز فيه العمل، وتُقرأ القوائم من جديد في كل مرة تفتح فيها الصفحة.

تعرض كل قائمة خمسة سطور وعددها الإجمالي، ويفتح عرض الكل القائمة كاملة على الاختيار نفسه. وليس لـسندات تسليم يجب فوترتها ذلك، لأن سندات التسليم لا تُصفّى بما بقي فيها للفوترة. وفي أعلى الصفحة أزرار تبدأ وثائق الأسبوع المعتادة: عرض سعر جديد وطلب زبون جديد وفاتورة جديدة. والأرقام الرئيسية تحت الأزرار، ورقم فواتير متأخرة السداد يعدّ بالضبط الفواتير التي تعرضها قائمتها. وتحت الأرقام يرسم رقم الأعمال الشهري مبيعات الأشهر الاثني عشر الأخيرة (انظر اعرف ما بعته)، وترسم الفواتير حسب العمر الفواتير غير المسدَّدة أعمدةً، من غير المستحقة بعد إلى المتأخرة أكثر من 90 يوماً. ولا ترى إلّا القوائم والأزرار التي يسمح لك دورك بفتحها.

اعرف ما بعته

ثلاثة رسوم بيانية في تبويب المبيعات من لوحة القيادة تجيب عن السؤال الذي يطرحه صاحب المؤسسة أولاً: كم بعنا، ولمن، وماذا؟

كل المبالغ دون TVA، أي الرسم على القيمة المضافة: قيمة ما بعته، وهي أيضاً وعاء تصريحك بهذا الرسم، لا الضريبة التي حصّلتها لحساب الدولة. ويعدّ الشهر الفواتير المؤرَّخة فيه متى أُرسلت (ولا تُعدّ أبداً الفاتورة المسودة أو الملغاة أو اللاغية) ويطرح منها الإشعارات الدائنة الصادرة في الشهر نفسه. فالإشعار الدائن الصادر في مارس عن فاتورة يناير يُطرح من مارس، فلا يتغير شهر صرّحت به حين يُرجع إليك زبون شيئاً فيما بعد. وإلغاء أثر الفاتورة هو الشيء الوحيد الذي يُخرجها من الشهر الذي كانت فيه.

مرِّر المؤشر على شهر لتقرأ المبلغ المفوتر والإشعارات الدائنة بجانب مجموعه. وانقر عمود زبون لتفتح فواتيره خلال الأشهر نفسها، أو عمود منتج لتفتح المنتج. ويظهر رقم الأعمال الشهري أيضاً في صفحة المبيعات الرئيسية، تحت الأرقام الرئيسية.

تعرض الرسوم الأشهر الاثني عشر الأخيرة ما لم تختر مدى زمنياً في أعلى لوحة القيادة؛ فإن اخترته عرضت الأشهر التي يغطيها، ولا يعدّ الشهر الأول والأخير إلّا الأيام الداخلة فيه.

فاتورة بعملة أخرى

تُعرض المبالغ بالعملة التي تعرض بها مؤسستك تقاريرها. والفاتورة أو الإشعار الدائن بعملة أخرى يُحسب بـسعر الصرف المسجَّل بتاريخه هو: ففاتورة باليورو مؤرَّخة في 14 مارس قيمتها ما يقوله سعر 14 مارس، مهما كانت قيمة اليورو اليوم. وإن لم يكن سعر مسجَّلاً بذلك التاريخ، استُبعد المستند من المبالغ بدل أن يُحسب كأن اليورو الواحد دينار واحد، وتذكره جملة تحت الرسم مع رابط إلى صفحة أسعار الصرف. أدخل السعر فيلتحق بشهره. وإن لم تختر مؤسستك بعدُ العملة التي تعرض بها تقاريرها، قالت الرسوم ذلك بدلاً منها.

إعداد الوحدة

الإعداد صفحة واحدة لما تضبطه مرة وتعود إليه حين تتغيّر الأسعار. فيها تبويب واحد:

يحتفظ التبويب بالعنوان الذي كان لقوائم الأسعار، فالإشارة المرجعية إليها تفتحه دائماً. وإن كان دورك لا يسمح لك برؤية قوائم الأسعار، فلن يظهر الإعداد في قائمتك.