الهيكل التنظيمي والتفويضات

هاتان الوظيفتان للمؤسسات التي تحتاج بنى تبعية رسمية وقدرةً على مشاركة الصلاحيات مؤقتاً بين المستخدمين.

الهيكل التنظيمي للمؤسسة

الهيكل التنظيمي يمثّل بنية التبعية في مؤسستك شجرةً. وكل عقدة تمثّل منصباً أو مصلحةً أو فريقاً — ويُعيَّن المستخدمون على العقد لتبيّن مواقعهم في المؤسسة.

مثال على البنية

CEO
├── VP Operations
│   ├── Warehouse Manager — Algiers
│   ├── Warehouse Manager — Oran
│   └── Logistics Coordinator
├── VP Finance
│   ├── Head of Accounting
│   └── Financial Controller
└── VP Sales
    ├── Regional Manager — East
    └── Regional Manager — West

لماذا تستعمل هيكلاً تنظيمياً

يخدم الهيكل التنظيمي أغراضاً عدة داخل التحكم في الوصول في بيلوسيتي:

إعداد الهيكل التنظيمي

1. اذهب إلى الإعدادات ← الهيكل التنظيمي لتنشئ بنية الشجرة.

   • أنشئ العقد العليا أولاً، كما في الشجرة أعلاه: العقدة CEO (المدير العام) ثم VP Operations (نائب المدير للعمليات).
   • أضف عقداً فرعية تحت كل أصل لتبني الشجرة.
   • لكل عقدة اسم، ونوع اختياري (مصلحة، قسم، فريق، منصب)، وعقدة أصل.
   • المسار والعمق يُملآن لك من الأصل الذي تختاره، ويُعرضان للقراءة فقط. ولا تكتبهما أنت أبداً. وإعادة تسمية عقدة أو نقلها إلى أصل آخر تحدّث كل ما تحتها تلقائياً.
   • لا يجوز أن تحمل عقدتان تحت الأصل نفسه اسمين ينتهيان إلى المسار نفسه — فـEast Region وeast region تتصادمان، لأن حالة الحروف اللاتينية لا تفرّق بينهما. فإن وقع ذلك رُفض الحفظ وطُلب منك اسماً أوضح تمييزاً.
   • ولا يمكن نقل عقدة إلى ما تحت إحدى عقدها الفرعية؛ وتلك الخيارات مخفية من منتقي الأصل.

2. اذهب إلى الإعدادات ← التعيينات لتضع المستخدمين في الشجرة.

   • عيّن كل مستخدم على عقدة واحدة أو أكثر.
   • يمكنك اختيارياً أن تعلّم مستخدماً مسؤولاً عن عقدة — وهو من يشغل ذلك المنصب أو يقود ذلك الفريق.
   • لا يمكنك أن تضع نفسك في الشجرة. فلأن كون المرء مسؤولاً يمنحه ظهوراً على كل ما تحت العقدة، فإن تعيين نفسك يكون طريقاً إلى توسيع وصولك أنت. ولا بدّ أن يفعله غيرك: مالك المؤسسة، أو زميل يسيّر التعيينات. والمالكون معفَون، لأنهم يرون كل شيء أصلاً.

ويمكن أن يُعيَّن المستخدم على عدة عقد (كمن يسيّر فريقين). والعقد بلا مستخدمين صحيحة — فهي تمثّل مناصب شاغرة أو مواضع تنظيمية محجوزة.

التفويضات

التفويض منحٌ محدود بمدة يشارك فيه مستخدم بعض صلاحياته أو كلها مع مستخدم آخر. اعتبره تسليماً رسمياً عند الغياب — إذ تمتدّ صلاحيات المفوِّض مؤقتاً إلى غيره، بتاريخ بداية وتاريخ نهاية واضحين.

متى تستعمل التفويضات

إنشاء تفويض

1. اذهب إلى الإعدادات ← التفويضات.
2. اختر المستخدم المفوَّض إليه — الشخص الذي سيتلقّى الصلاحيات.
3. اختر أي الصلاحيات تشاركها — يمكنك أن تفوّض كل صلاحياتك أو أن تنتقي جزءاً منها.
4. يمكنك اختيارياً أن تحصر التفويض في عقدة بعينها من الهيكل التنظيمي — فيقتصر التفويض على السجلات الواقعة في ذلك الجزء من شجرة المؤسسة.
5. اضبط تاريخ البداية وتاريخ النهاية — فالتفويض لا يكون نشطاً إلا في هذه المدة.
6. يمكنك اختيارياً أن تضيف سبباً — لتدوّن لماذا وُجد التفويض (مثل «تغطية عطلة الأمومة لفاطمة، من 1 إلى 31 مارس»).

كيف تعمل التفويضات

• يكتسب المستخدم المفوَّض إليه الصلاحيات المختارة في المدة المحدّدة إضافةً إلى صلاحياته هو. ولا يُمَسّ وصوله القائم.
• ومتى انقضى تاريخ النهاية، أُلغيت الصلاحيات المفوَّضة تلقائياً — دون أي تنظيف يدوي.
• والإلغاء المبكر يسري في الحال، ويبلغ كل ما دونه: فإن كان من فوّضتَه قد مرّر شيئاً منه إلى غيره، أُلغيت تلك التفويضات اللاحقة معه.
• وهل يستطيع أحدهم أن يمرّر تفويضاً أصلاً؟ ذلك يضبطه أقصى عمق لإعادة التفويض. اتركه عند 0 — وهو الافتراضي — فيستعمل الصلاحيات ولا يسلّمها لأحد. وكل خطوة يجب أن تكون أصغر من التي قبلها، فتنتهي السلسلة حتماً.
• والتفويضات مسجَّلة لأغراض التدقيق — فيمكنك دائماً أن ترى من فوّض ماذا لمن ومتى.

تُضيَّق كل قائمة من زر التصفية (التعامل مع القوائم): عقد الهيكل التنظيمي حسب النوع أو الأصل أو نشط أو مجال عمق؛ والتعيينات حسب الوحدة أو المستخدم أو مسؤول أو نشط — فـ«مسؤولو وحدة بعينها» اختياران اثنان؛ والتفويضات حسب المفوِّض أو المفوَّض إليه أو النطاق أو نشط، ونافذة صالح من / حتى، وحسب الحالة — وهي القراءة نفسها التي يعرضها السطر: نشط / مسحوب / منتهي الصلاحية / غير نشط، يجيب عنها الخادم من تواريخ المنح وعلاماته.

نصائح

• أبقِ الهيكل التنظيمي بسيطاً — مثّل بنية التبعية الحقيقية عندك لا مخطّطاً تطمح إليه. و3 إلى 5 مستويات هي المعتاد. فالشجر المفرط في العمق يصعب إمساكه وفهمه.
• حدّث التعيينات حين ينتقل الناس — الهيكل التنظيمي لا ينفع إلا إن عكس الواقع. فحين يغيّر أحدهم فريقه أو يُرقّى، حدّث تعيينه على العقدة.
• اضبط تاريخ نهاية لكل تفويض دائماً — فالتفويضات المفتوحة تُبطل الغرض منها. وحتى لو كان تاريخ النهاية بعيداً، فوجوده يضمن ألا يبقى التفويض إلى ما لا نهاية.
• استعمل حقل السبب — بعد ستة أشهر، «تغطية عطلة الأبوة لأحمد» أنفع بكثير من منح تفويض بلا تفسير.