سند التسليم (بالفرنسية: bon de livraison) وثيقة ترافق شحنة بضاعة من مستودعك إلى الزبون. وهي تسجّل ما أُرسل، وبأي كميات، ومن أي مستودع. وسندات التسليم هي النظير الصادر لسندات الاستلام في وحدة المشتريات — فسند الاستلام يتابع بضاعة واردة من مورّد، وسند التسليم يتابع بضاعة تغادر مستودعك إلى زبون.
وكل سند تسليم مرتبط بطلب زبون ويمثّل شحنة واحدة. وقد يكون لطلب الزبون الواحد عدة سندات تسليم، وهو أمر شائع حين تُشحن العناصر في أوقات مختلفة (شحن مجزّأ) أو من مواقع مختلفة.
المفاهيم الأساسية
- سند التسليم — وثيقة إرسال تُدرج العناصر والكميات ومستودع المصدر لشحنة إلى زبون. ويسمّى أيضاً سند الإرسال أو قائمة التغليف.
- التجهيز — جمع العناصر من مواقع تخزينها في المستودع لتلبية الطلب.
- التغليف — تغليف العناصر المجهَّزة للشحن، مع ضمّ عناصر من عدة مواقع عند اللزوم.
- الإرسال — تسليم البضاعة المغلَّفة إلى الناقل أو إلى الزبون لإيصالها.
- الشحن المجزّأ — أن يُلبّى طلب الزبون عبر عدة سندات تسليم، وذلك عادةً لأن العناصر ليست كلها متوفرة دفعة واحدة أو لأنها تُشحن من مستودعات مختلفة.
إنشاء سند تسليم
لإنشاء سند تسليم جديد:
- انتقل إلى المبيعات ← سندات التسليم في القائمة الجانبية.
- انقر إضافة. تُفتح صفحة سند تسليم جديد. (وللسند الذي يلبّي طلباً كاملاً دفعة واحدة، فضّل زرّ إنشاء سند تسليم في طلب الزبون نفسه — فهو يملأ السطور عنك.)
- املأ البيانات:
- رقم سند التسليم — معرّف فريد لهذا السند (مثل DN-2026-0112).
- طلب الزبون — اختر الطلب المؤكد الذي تلبّيه. ولا يُتاح إلا ما كان في حالة مؤكد أو قيد المعالجة أو جزئي.
- الزبون — الزبون المستلم للبضاعة. يأتي من الطلب ولا يمكن تغييره.
- المستودع — المستودع الذي تُرسَل منه البضاعة. يُفتح على مستودع طلب الزبون متى اخترت الطلب؛ واختر غيره إن خرجت البضاعة من مكان آخر.
- تاريخ التسليم — تاريخ التسليم المخطَّط أو الفعلي.
- الناقل — شركة النقل أو الشحن (اختياري).
- رقم التتبع — رقم التتبع أو وصل الشحن لدى الناقل (اختياري).
- طريقة الشحن — عادي، سريع، يتسلّمها الزبون بنفسه… (اختيارية).
- ملاحظات — أي تعليمات تسليم أو تعليقات.
- اضغط إضافة فوق السطور، بجانب النموذج. فيُحفظ السند في حالة مسودة ويأخذ رقمه، ويُفتح سطره الأول لتملأه (إضافة السطور قبل الحفظ). وإن أردت إضافة السطور لاحقاً، فانقر حفظ بدل ذلك: يُحفظ السند في حالة مسودة وتجد نفسك في صفحته.
إدارة سطور التسليم
أضف العناصر المراد شحنها:
- تظهر بيانات السند في جهة من الصفحة والسطور بجانبها في الجهة الأخرى، منذ فتح سند تسليم جديد. ويُفتح السند المحفوظ بالشكل نفسه بالنقر على رقمه في القائمة.
- انقر إضافة لكل عنصر — واختيار سطر الطلب يملأ لك المنتج والوحدة، ويحتفظ بهما السطر:
- سطر طلب الزبون — اختر سطر الطلب الذي تشحنه. تعرض القائمة الكمية المتبقية لكل سطر.
- المنتج — المنتج المشحون (اختياري، للإحالة).
- البيان — ما يقول سند التسليم إنه شُحن. يُملأ من سطر طلب الزبون، ولك أن تغيّره إن احتاجت هذه الشحنة صياغة أخرى («نصف منصة، والباقي لاحقاً»). انظر ما الذي يسجّله البيان أدناه.
- موقع المصدر — موقع التخزين الذي تُجهَّز منه العناصر (اختياري).
- الكمية المشحونة — الكمية المشحونة في هذا التسليم.
- الوحدة — وحدة القياس.
- ملاحظات — ملاحظات خاصة بالسطر، كأرقام الدفعات أو الأرقام التسلسلية أو تعليمات التغليف الخاصة.
- يمكنك شحن كميات جزئية — فإن كان سطر الطلب 200 وحدة مثلاً، شحنت 150 في هذا السند و50 الباقية في تسليم لاحق.
ولا تُضاف السطور ولا تُعدَّل إلا وسند التسليم في حالة مسودة.
ما الذي يسجّله البيان
يُكتب البيان يوم إنشاء السطر ويبقى كما كُتب. فإن غيّرت اسم المنتج بعد شهر، بقيت سندات التسليم التي أرسلتها تقول ما قالته — فتبقى نسختك ونسخة الزبون الموقَّعة متطابقتين.
ولهذا قد يعرض عمود المنتج اسماً غير الذي في البيان على سند قديم. فعمود المنتج يشير إلى سجل المنتج الذي تغيّر اسمه فعلاً، أما البيان فهو صياغة الوثيقة نفسها يوم شُحنت. وكلاهما صحيح، والفرق بينهما هو السجل يؤدي وظيفته.
مسار سند التسليم
يمرّ سند التسليم بسلسلة حالات وهو يتقدّم من الإنشاء إلى التسليم:
1. مسودة
أُنشئ السند ولم يبدأ التجهيز بعد. ولا يزال بإمكانك إضافة السطور وتعديلها وإزالتها.
2. التجهيز
انقر التجهيز، وهو الخطوة التالية على المسار في أعلى صفحة السند، ثم أكّد. يمتد المسار مسودة ← التجهيز ← مُغلَّف ← مُرسَل ← مُسلَّم: الخطوات التي مضت معلَّمة بعلامة صح، والخطوة التي يقف عندها السند بخط غامق، والخطوة التالية زر — فكل انتقال في سند التسليم بيدك. قف بالمؤشر على خطوة لترى متى بُلغت ومن بلغها. والنقر على الخطوة الحالية يفتح الخريطة: كل الحالات وسهم لكل انتقال، وما يمكنك الانتقال إليه من هنا قابل للنقر. وهذا يشير إلى موظفي المستودع أن يبدؤوا جمع العناصر من مواقع تخزينها. ولا بدّ من سطر واحد على الأقل في السند قبل أن يبدأ التجهيز.
3. مُغلَّف
اختر مُغلَّف متى جُمعت كل العناصر وغُلّفت. صارت الشحنة جاهزة للإرسال.
4. مُرسَل
اختر مُرسَل لتسجّل تسليم البضاعة إلى الناقل أو استلام الزبون لها. وهذه هي الخطوة الحاسمة التي تحدّث المخزون:
- تُعدَّل مستويات المخزون بما يوافق الكميات المرسَلة.
- تُحدَّث الكمية المشحونة في كل سطر من سطور طلب الزبون.
- وقد تتغيّر حالة طلب الزبون إلى قيد المعالجة أو جزئي أو مكتمل، بحسب ما شُحن منه إجمالاً.
ويمكنك عند الشحن أن تدوّن بيانات الناقل ورقم التتبع اختيارياً.
وإذا لم يكفِ المستودع لتغطية سطر ما — ولا يُحسب إلا ما لم يحجزه طلب آخر — فلا يُشحن شيء: يبقى السند في مرحلته، وتبيّن رسالة الكمية المتاحة مقابل ما يطلبه السطر. خفّض كمية ذلك السطر، أو انتظر وصول البضاعة.
5. مُسلَّم
اختر مُسلَّم متى تأكّد التسليم في مكان الزبون.
وقد يفتح شخصان سند التسليم نفسه. فإن تقدّم السند منذ عُرضت صفحتك — شحنه زميل أو ألغاه —، رُفضت الخطوة التي تختارها برسالة تدعوك إلى تحديث الصفحة، وبقي السند حيث تركه زميلك. فلا يُشحن سند مرتين أبداً، ولا يُعلَّم سند ملغى مُسلَّماً.
فوترة شحنة (إنشاء فاتورة)
متى صار السند مُرسَلاً أو مُسلَّماً، ظهر في ترويسته زرّ إنشاء فاتورة. وهو ينشئ فاتورة مسودة تفوتر بالضبط الكميات التي شحنها هذا التسليم — وهو مسار «اشحن ثم افوتر»:
- انقر إنشاء فاتورة وأكّد رقم الفاتورة المقترَح (المملوء سلفاً من رقم التسليم).
- يُربط كل سطر فاتورة راجعاً بسطر طلب الزبون وبسطر التسليم معاً، فيمكن دائماً مطابقة الطلب والشحنة والفاتورة بعضها ببعض.
- تُسقَف الكميات عند ما لم يُفوتَر بعد من الطلب — فإن سبق أن فوترت فاتورةٌ جزءاً من هذه الشحنة، لم يُفوتَر إلا الباقي، ويُرفض تسليمٌ فُوتر كاملاً.
- تجد نفسك في الفاتورة المسودة الجديدة، جاهزة للمراجعة والإرسال. وهي مؤرَّخة باليوم، ويحلّ أجلها حسب شروط الدفع في الطلب، وإلا فشروط الزبون نفسه، وإلا فبعد 30 يوماً.
ولفوترة كامل الكمية المتبقية من الطلب بصرف النظر عن التسليمات، استعمل زرّ إنشاء فاتورة في صفحة طلب الزبون بدلاً من هذا.
الإلغاء
يمكن إلغاء سند التسليم في أي وقت — اختر ملغى في الخريطة خلف الخطوة الحالية:
- قبل الشحن (مسودة أو التجهيز أو مُغلَّف) — الإلغاء يقفل السند لا غير؛ فلم يتحرّك شيء، فلا شيء يُردّ.
- بعد الشحن (مُرسَل أو مُسلَّم) — الإلغاء يعكس الشحنة. فتعود الكميات المشحونة إلى مخزون المستودع، وتُسجَّل حركة دخول عكسية للتتبع، وترتدّ الكميات المشحونة في طلب الزبون وحالته إلى ما كانت عليه ليمكن إعادة شحن البضاعة على سند تسليم جديد. غير أن الطلب الذي أقفلته من قبل يبقى مقفلاً، وكذلك السطر الذي أقفلت متبقيه: تُخصم منه الكمية المشحونة، ولا يصير شيء مستحقاً من جديد، ويبقى الطلب الذي أتمّه ذلك السطر مكتملاً.
ومتى عادت بضاعة بمرتجع مبيعات، لم يعد إلغاء سند التسليم ممكناً: فالبضاعة المرتجعة عادت إلى المخزون وخُصمت من الكميات المشحونة في الطلب، والإلغاء يعيدها مرة ثانية. وتذكر رسالةٌ المرتجعَ؛ وما يعيده الزبون بعد ذلك يُسجَّل في مرتجع آخر. وما دام على السند مرتجع في حالة مسودة، يُرفض الإلغاء كذلك — ألغِ ذلك المرتجع أولاً (فالمسودة لم تحرّك شيئاً)، ثم سند التسليم. وبالعكس، متى أُلغي سند التسليم، لم يعد ممكناً إنشاء مرتجع عليه ولا استلامه: فبضاعته عادت من قبل.
استعمل الإلغاء بعد الشحن لتصحيح الأخطاء (كمية خاطئة، شحنة خاطئة). أما إذا أعاد الزبون بضاعة فعلاً، فلا تُلغِ — سجّل مرتجع مبيعات بدلاً من ذلك: فهو يستلم البضاعة جزئياً وبحسب حالتها (جيد أو تالف) ويترك التسليم سليماً؛ وإن كانت الفاتورة قد صدرت، فأصدر معه إشعاراً دائناً ليستقيم الجانب المالي كذلك.
استرجاع البضاعة (إنشاء مرتجع)
متى صار السند مُرسَلاً أو مُسلَّماً، ظهر في ترويسته أيضاً زرّ إنشاء مرتجع. وهو ينشئ مرتجع مبيعات مسودة مملوءاً سلفاً بالكمية القابلة للإرجاع المتبقية في كل سطر تسليم، جاهزاً لتقلّصه إلى ما أعاده الزبون فعلاً. ويسرد تبويب المرتجعات في السند كل مرتجع صدر عليه.
متابعة التلبية
تعرض قائمة سندات التسليم الحالة الراهنة لكل شحنة، وطلب الزبون المرتبط بها، والزبون، والمستودع، وبيانات الناقل. استعمل خانة البحث لتجد تسليماً بالرقم أو بالزبون، وزرّ التصفية بجانبها لتضييق القائمة حسب الحالة أو الزبون أو المستودع أو طلب الزبون أو نطاق تاريخ التسليم (التعامل مع القوائم).
ولرؤية تفاصيل سند التسليم كاملة بكل سطوره، انقر السند لتفتح صفحته: فالسطور بجانب بيانات السند.
ملاحظات مهمة
- لا بدّ لكل سند تسليم من ارتباط بطلب زبون. وينبغي أن يطابق الزبون والمستودع ما في الطلب.
- شحن سند التسليم فعل لا رجعة فيه ويمسّ مستويات المخزون. فتأكد من صحة سطور السند قبل الشحن.
- يمكنك إنشاء عدة سندات تسليم للطلب الواحد لتغطية الشحن الجزئي أو المجزّأ.
- تتحدّث حالة طلب الزبون تلقائياً بحسب مجموع الكميات المشحونة عبر كل سندات تسليمه.