دفعات المخزون

دفعة المخزون (بالفرنسية: lot) مجموعة أصناف استُلمت أو صُنعت أو عولجت معاً وتشترك في صفات كتاريخ الإنتاج أو تاريخ انتهاء الصلاحية أو المورّد. ومتابعة الدفعات تتيح التتبّع على مستوى الدفعة — فإن ظهر خلل في الجودة، عرفت كل صنف في الدفعة المعنية وتصرّفت فيه وحده.

المفاهيم الأساسية

• رقم الدفعة — الرقم الذي تُعرف به الدفعة (مثل LOT-2026-0078).
• الجودة — تقدير جودة الدفعة الآن، وهو الذي يقرّر هل تُستعمل أصنافها أو تُباع.
• تاريخ انتهاء الصلاحية — متى تنتهي صلاحية أصناف الدفعة، وهو ما يهمّ في البضاعة سريعة التلف والأدوية وكل منتج له عمر على الرفّ.
• سند الاستلام — على دفعة جاءت من مورّد، سند الاستلام الذي وصلت به، رابطاً إليه. فإتمام سند الاستلام يُنشئ دفعة لكل سطر قُبل؛ أما الدفعة التي تسجّلها باليد فتُظهر شرطة.

إنشاء دفعة مخزون

لتسجيل دفعة جديدة:

1. انتقل إلى المخزون > وضعية المخزون في القائمة الجانبية وافتح تبويب الدفعات.
2. انقر إضافة.
3. املأ البيانات:
   • رقم الدفعة — رقم فريد لهذه الدفعة.
   • المنتج / المتغيّر — المنتج الذي تحمله الدفعة.
   • استُلمت في — متى دخلت الدفعة مستودعك.
   • صُنعت في — متى أُنتجت الدفعة (إن عُرف): في يوم استلامها أو قبله، وفي تاريخ انتهاء صلاحيتها أو قبله.
   • تاريخ انتهاء الصلاحية — متى تنتهي صلاحيتها (إن وُجد).
   • المورّد — المتعامل الذي سلّم هذه الدفعة (اختياري).
   • ملاحظات — ما يستحق أن يُقال عن الدفعة (شروط الحفظ، والشهادات، وغيرها).
4. انقر حفظ لتُحفظ الدفعة بجودة قيد الانتظار.

مسار الجودة

تمرّ كل دفعة على تقدير للجودة:

الإجراءات

• إرسال إلى الفحص — ينقل دفعةً في الانتظار إلى المراجعة.
• اعتماد — يعلّم الدفعة معتمدةً بعد نجاح فحص الجودة.
• رفض — يعلّمها مرفوضةً إن رسبت في الفحص.

البحث

استعمل خانة البحث في قائمة الدفعات لتجد الصفوف برقم الدفعة، أو باسم المنتج أو مرجعه، أو بمرجع المتغيّر أو رمزه الشريطي. ويطابق البحث النصّ الجزئي، فكتابة BATCH-2026 تجد كل دفعة تبدأ بهذه البادئة.

التصفية بالحالة

يضيّق زر التصفية بجانب خانة البحث (التعامل مع القوائم) القائمة بـالجودة — اختر واحدة أو أكثر:

• قيد الانتظار — دفعات تنتظر تقدير الجودة.
• قيد المراجعة — دفعات تُفحص الآن.
• معتمد — دفعات نجحت في فحص الجودة.
• مرفوض — دفعات رسبت فيه.

وتضيّق اللوحة نفسها إلى منتج واحد، أو إلى مدى استُلمت في أو تاريخ انتهاء الصلاحية — و«كل ما تنتهي صلاحيته قبل نهاية الفصل» تاريخ إلى واحد — وتخفي الدفعات غير النشطة (نشط — نعم)؛ ويُكتب الاختيار في عنوان الصفحة، فيمكن حفظ العرض في المفضلة.

معرفة ما غيّر تكلفة دفعة

تحمل وحدات الدفعة التكلفة التي أدخلها سند استلامها إلى المخزون. وبعض التكاليف يصل لاحقًا: فالشحن والحقوق ووكيل العبور في عملية استيراد تُفوتَر بعد أن تكون البضاعة على الرفوف. وحين يُرحَّل سعر تكلفة ملف استيراد، تأخذ كل دفعة من دفعاته نصيبها، ويبيّن ذلك تبويب سجل التكلفة في الدفعة.

افتح الدفعة واختر سجل التكلفة. كل سطر موضع بلغه التغيّر، ومعه:

• المصدر، مثل سعر التكلفة، ويفتح الصفحة التي تشرحه؛
• التاريخ الذي حدث فيه التغيّر؛
• الوضع: الرصيد الفعلي للوحدات التي على الرفوف في المستودع المذكور، أو قيد النقل للوحدات التي في تحويل إليه؛
• الكمية التي بلغها التغيّر هناك؛
• تغيّر تكلفة الوحدة: ما أُضيف إلى تكلفة كل وحدة، ويكون سالبًا حين يخفّضها تصحيح؛
• القيمة: ما أضافه التغيّر إلى المخزون في ذلك الموضع.

الوحدات التي بيعت أو استُهلكت قبل الترحيل لا تظهر في التبويب: فلم تعد في المخزون، وبطاقة حساب سعر التكلفة في الملف تبيّن نصيبها فرقًا. والدفعة التي لم يغيّر شيء تكلفتها تقول ذلك بدل الجدول. ويظهر التبويب لمن يمكنه قراءة يومية المخزون.

ملاحظات مهمة

• متابعة الدفعات أنفع ما تكون في القطاعات التي تفرض عليها الجهات الرسمية ذلك (الغذاء والأدوية) أو حيث يلزم استدعاء دفعة كاملة.
• اربط الأرقام التسلسلية بالدفعات حين تحتاج التتبّع على مستوى الدفعة وعلى مستوى القطعة معاً.
• تابع تواريخ انتهاء الصلاحية كي تُستعمل المنتجات أو تُباع قبل انقضائها — وانظر في التجهيز بالأقرب انتهاءً أولاً.
• رفضُ دفعة ينقل مخزونها إلى الحجر. اعمل مع أهل الجودة عندك لتقرّروا هل تُعاد معالجتها، أو تُرجَع إلى المورّد، أو تُتلف — والإتلاف في الدفاتر تسويةُ مخزون يذكر سطرها الحجر.