Configurer les circuits d'approbation

Les circuits d’approbation décident quels documents demandent un accord et qui doit le donner. Vous les réglez une fois, dans l’écran Paramètres → Circuits d’approbation, et chaque document qui y correspond est ensuite acheminé tout seul.

Il vous faut l’autorisation Circuits d’approbation pour ouvrir cet écran. Les rôles Propriétaire et Administrateur livrés avec l’application la comprennent. Les rôles que vous créez peuvent la recevoir depuis Paramètres → Rôles.

Ce que définit un circuit

Un circuit a trois parties :

• Un type de document — le genre de document qu’il relit. Aujourd’hui : bon de commande, commande client, régularisation de stock et règlement (pour encadrer les encaissements et décaissements de montant élevé — voir Approuver les règlements de montant élevé).
• Une condition de correspondance — la règle qui décide si ce circuit s’applique à ce document. Vide, elle correspond à tout ; vous la construisez à partir d’une ou plusieurs conditions reliées par ET, OU ou NON.
• Une chaîne d’étapes — la liste ordonnée des approbateurs qui doivent donner leur accord avant que le document soit définitif.

Quand un utilisateur soumet un document, Beelocity évalue la condition de correspondance de chaque circuit actif contre le document, retient la correspondance de plus haute priorité (le plus petit numéro de priorité), et déroule ses étapes dans l’ordre.

Créer un circuit

1. Allez dans Paramètres → Circuits d’approbation.

2. Cliquez sur Ajouter.

3. Remplissez l’essentiel :

   • Nom — par exemple « Gros bons de commande au-delà de 5 M DZD ».
   • Type de document — choisissez le document que ce circuit approuve.
   • Priorité — le plus petit passe en premier. Prenez 100 pour un circuit fourre-tout, 10 pour un cas particulier qui doit primer.
   • Délai de réponse par défaut (heures) — appliqué à toute étape qui n’a pas le sien. Vide = pas d’escalade.
   • Actif — laissez coché. Décochez pour retirer un circuit sans perdre son historique.
   • Approuver automatiquement en l’absence d’étape — un circuit qui correspond et ne comporte aucune étape approuve le document sur-le-champ. Utile pour « en dessous de ce seuil, aucune relecture humaine ».

4. Construisez la condition de correspondance dans l’éditeur de règles.

5. Cliquez sur Enregistrer. Vous revenez sur le circuit, et il apparaît dans la liste.

Conseil — commencez par un fourre-tout. Chaque type de document a besoin d’au moins un circuit dont la condition est vide (elle correspond à tout). Sinon, les documents qui ne correspondent à rien sont refusés au moment de la soumission. Un montage courant : un fourre-tout en priorité 100 avec un approbateur par défaut, plus des cas particuliers en priorité 10 pour les gros montants ou les tiers à risque.

L’éditeur de règles

Une règle se construit à partir de lignes de condition reliées par un connecteur :

• Toutes (ET) — chaque condition doit correspondre.
• Au moins une (OU) — au moins une condition doit correspondre.
• Aucune (NON) — enveloppe une seule condition ou un sous-groupe, et l’inverse.

Chaque ligne a trois parties :

Les opérateurs sont des mots, dans toutes les langues, jamais des signes de comparaison. Un signe comme ≥ change de sens quand la page se lit de droite à gauche : la même règle dirait alors le contraire d’elle-même en arabe. Les deux opérateurs « signe ignoré » comparent la taille d’un montant sans regarder s’il est positif ou négatif — pratique sur une régularisation de stock, où une sortie comme une entrée méritent l’une et l’autre d’être relues.

Les tiers se cherchent, ils ne se déroulent pas. Un fichier tiers n’a pas de fin : le champ interroge sur ce que vous tapez au lieu de charger tout le fichier dans la page. Deux ou trois lettres d’un nom ou d’un code suffisent ; les réponses arrivent par écran, et un tiers déjà enregistré dans une règle garde son nom, qu’il figure ou non parmi les réponses affichées.

Vous pouvez imbriquer des groupes en cliquant sur Ajouter un groupe à l’intérieur d’un groupe existant. Servez-vous-en pour des combinaisons comme « bon de commande au-delà de 1 M ET (dépôt vaut W1 OU dépôt vaut W2) ». La règle compilée s’affiche en direct sous l’éditeur, pour que vous vérifiiez sa forme avant d’enregistrer.

Exemples

« Bons de commande de 5 000 000 DZD ou plus » :

• Toutes (ET), une ligne : Montant total est au moins 5000000.

« Commandes client vers un client stratégique OU au-delà de 10 M » :

• Au moins une (OU), deux lignes :
  • Client fait partie de [Acme, Globex] (ou qui que soient vos clients stratégiques).
  • Montant total est supérieur à 10000000.

« Régularisations pour dommage au-delà de 100 000 DZD en valeur absolue » :

• Toutes (ET), deux lignes :
  • Type de régularisation est Détérioration.
  • Impact total sur le coût est au moins, signe ignoré 100000.

Ajouter des étapes

Ouvrez un circuit depuis la liste pour voir sa page. La grille des étapes se trouve sous l’en-tête du circuit. Cliquez sur Ajouter une étape pour ajouter un approbateur.

Chaque étape porte :

• Niveau — le rang (1, 2, 3, …). Les étapes se déroulent dans l’ordre des niveaux.
• Type d’approbateur — trois possibilités :
  • Utilisateur précis — choisissez un membre de l’organisation. La liste ne contient que vos collaborateurs, chacun avec son e-mail à côté de son nom : deux homonymes restent distincts.
  • Toute personne ayant un rôle — quiconque porte le rôle nommé peut approuver. Le premier qui agit l’emporte.
  • Responsable du demandeur (N niveaux au-dessus) — +1 est le responsable direct, +2 le responsable du responsable, et ainsi de suite. Résolu par votre hiérarchie au moment de la soumission.
• Délai de réponse (heures) — il prend le pas sur celui du circuit pour cette étape.
• Escalade — ce qui se passe si le délai expire sans décision. Les mêmes trois possibilités d’approbateur, plus « Aucune escalade » (la demande reste simplement en attente).
• Observations — texte libre montré aux administrateurs ; les approbateurs ne le voient pas.

Les étapes peuvent être modifiées ou supprimées à tout moment. Les changements ne valent que pour les soumissions à venir — les demandes en chemin gardent la chaîne qui leur a été assignée au moment de la soumission.

Montages courants

Approbation à deux niveaux selon le montant

• Circuit A — priorité 10, condition Montant total est au moins 5000000, deux étapes : chef de service → directeur financier.
• Circuit B — priorité 100, condition vide (fourre-tout), une étape : chef de service.

Approbation automatique en dessous d’un seuil

• Circuit C — priorité 50, condition est inférieur à, signe ignoré 5000 sur l’impact total sur le coût (pour les régularisations), zéro étape, Approuver automatiquement en l’absence d’étape coché. Les régularisations minuscules s’approuvent toutes seules ; tout le reste retombe sur les circuits de priorité plus haute.

Commandes client sous contrôle d’encours

• Circuit D — priorité 10, condition Plafond d'encours du client dépassé (une expression nommée qui compare l’encours du client augmenté de cette commande à son plafond), une étape acheminée vers un rôle « contrôleur d’encours ».

La liste Circuits d’approbation se resserre avec son bouton de filtre par Type de document, Actif, Approbation automatique, ou une plage de Priorité ou de Délai de réponse — « les circuits actifs pour les règlements », c’est deux choix (Utiliser les listes). L’onglet Étapes d’un circuit se filtre par Type (utilisateur, rôle ou hiérarchie), niveau ou délai de réponse.

Modifier et retirer des circuits

• Modifier — cliquez sur le nom du circuit (ou passez par l’action Modifier de la ligne). Les changements valent pour les nouvelles soumissions ; les demandes en chemin ne bougent pas.
• Retirer — décochez Actif dans le formulaire du circuit. Les circuits inactifs sont sautés à la correspondance, mais leur historique est conservé. À préférer à la suppression.
• Supprimer — seulement si le circuit n’a jamais servi. Supprimer un circuit qui porte des demandes actives ou passées peut casser des pistes d’audit.

Ce que voient les utilisateurs

Une fois un circuit en place, les personnes qui soumettent les documents et celles qui les approuvent n’ont pas besoin de savoir que ce réglage existe. Elles se servent des écrans des documents (Bons de commande, Commandes client, Régularisations de stock, Encaissements et décaissements) et de leur boîte de réception. Le circuit tourne invisiblement entre les deux.