Le module Achats gère tout le processus d’approvisionnement, de la demande interne à la commande fournisseur, puis de la livraison des marchandises à la mise à jour du stock. Il offre un circuit structuré qui garantit l’autorisation des engagements, suit la dépense et conserve une piste d’audit claire.
Fonctions principales
- Demandes d’achat — Créez des demandes internes de marchandises, soumettez-les à l’approbation et suivez leur avancement tout au long de l’autorisation.
- Bons de commande — Convertissez les demandes approuvées en bons de commande en bonne et due forme, gérez les circuits d’approbation à plusieurs niveaux et suivez la commande de sa création à sa livraison.
- Bons de réception — Enregistrez les livraisons reçues sur un bon de commande, contrôlez la marchandise reçue (acceptée ou refusée) et mettez les niveaux de stock à jour automatiquement à la clôture.
- Performance fournisseur — Suivez ce que vaut chaque fournisseur en pratique, trimestre par trimestre : livraisons dans les délais, commandes arrivées complètes, marchandise refusée au quai — voir Performance fournisseur.
Un bon de commande s’édite en PDF en anglais, en français ou en arabe et s’envoie au fournisseur — voir Imprimer et partager vos documents.
Le circuit des achats
Le circuit habituel suit ces étapes :
- Un membre de l’équipe crée une demande d’achat listant les articles nécessaires, avec les quantités et les coûts estimés.
- La demande est soumise pour approbation. Selon le paramétrage de votre organisation, un ou plusieurs approbateurs examinent et autorisent la demande.
- Une fois approuvée, la demande est convertie en un ou plusieurs bons de commande (regroupés par fournisseur).
- Le bon de commande suit à son tour son propre circuit d’approbation, puis est envoyé au fournisseur pour confirmation.
- À l’arrivée de la marchandise, un bon de réception est créé sur le bon de commande. Chaque article est contrôlé, puis marqué accepté ou refusé.
- À la clôture du bon de réception, les niveaux de stock sont mis à jour automatiquement pour refléter la marchandise entrée.
Navigation
Le module Achats s’ouvre depuis le menu latéral :
- Demandes d’achat — Consulter et gérer les demandes d’achat
- Bons de commande — Consulter et gérer les bons de commande, leurs lignes, leurs approbations et le suivi des livraisons
- Bons de réception — Enregistrer et gérer les livraisons reçues