Paramétrer votre entreprise

Une organisation est l’espace de travail de premier niveau dans Beelocity. Elle se comporte comme un environnement complètement isolé : produits, stock, tiers, utilisateurs, rôles et paramètres appartiennent tous à une seule organisation. Les données ne franchissent jamais la frontière d’une organisation, si bien que chacune est un espace privé et refermé sur lui-même.

Voyez une organisation comme la maison numérique de votre société dans Beelocity. Tout ce que vous faites — chaque produit que vous créez, chaque tiers que vous ajoutez, chaque rôle que vous définissez — y vit.

La mettre en place tient de la courte conversation plutôt que du formulaire. Vous dites comment s’appelle l’entreprise, choisissez son métier et dites comment elle fonctionne ; Beelocity propose les modules et les réglages qui lui conviennent, vous changez ce que vous voulez, et l’organisation est créée avec exactement ces choix. Vous arrivez dedans, sur son tableau de bord.

Paramétrer votre entreprise

Une organisation personnelle est créée pour vous automatiquement à l’ouverture de votre compte : elle porte votre nom et reste toujours disponible sous forme de vignette sur la page Choisir une organisation. Les étapes ci-dessous paramètrent une entreprise à côté d’elle.

À côté des questions, un panneau montre ce que vous paramétrez : le nom de l’entreprise et son métier, et les modules que vos réponses apportent, chacun avec la réponse qui l’a apporté — Vous vendez des produits, Vos clients paient au comptoir, Requis par Ventes — et Ajouté à côté de ceux que votre dernière réponse a apportés. Sur un téléphone, la barre sous la progression l’ouvre.

Choisissez Nouvelle organisation — la vignette de la page Choisir une organisation, la dernière entrée sous le nom de l’organisation au bas du menu latéral, ou Ajouter sur la page Organisations. Six écrans courts suivent, une question chacun. Continuer (ou Entrée) passe au suivant, Retour revient en arrière sans perdre de réponse, et Annuler quitte sans rien créer. Les boutons Précédent et Suivant de votre navigateur passent d’un écran à l’autre de la même façon, et si la page se recharge, vous restez sur l’écran où vous étiez, toutes vos réponses gardées.

1. Nom — Comment s’appelle votre entreprise ? Le nom que vous et votre équipe verrez partout dans Beelocity, par exemple « Menuiserie Ben Amar ». Beelocity en tire le code de l’organisation, que vous pourrez changer plus tard sur sa propre page.
2. Métier — Quel est votre métier ? Quelque soixante-quinze métiers, en vignettes sous neuf rubriques : commerces, métiers de bouche, industrie, artisanat, négoce et distribution, bâtiment, transport et automobile, services, santé et beauté. Tapez quelques lettres pour les filtrer, en français, en anglais ou en arabe : boul, bake et مخبزة trouvent tous la boulangerie, quelle que soit la langue dans laquelle vous lisez. Choisissez le plus proche. Si aucun ne convient, choisissez Autre métier et répondez vous-même aux questions suivantes. Choisir un métier est une commodité, pas une déclaration : il ne demande rien de ce qu’un agrément exigerait.
3. Fonctionnement — Comment fonctionne votre entreprise ? Sept questions, chacune répondue d’un clic : ce que vous vendez (Produits, Services ou Les deux), si vous fabriquez ce que vous vendez, si vos clients paient au comptoir, si vous vendez en ligne, si vous avez des machines ou des véhicules à entretenir, si vous employez du personnel, et si vous importez des marchandises. Votre métier répond aux cinq premières pour vous, et le dit sous chacune — D’après votre métier : Boulangerie-pâtisserie — jusqu’à ce que vous la changiez. Si vous revenez choisir un autre métier, seules les réponses qui viennent encore de l’ancien changent. Chaque réponse apporte les modules qu’il lui faut : des produits apportent Stock et Achats, les fabriquer apporte Production, un comptoir apporte Point de vente, vendre en ligne apporte Boutique en ligne, des machines apportent Maintenance, et du personnel apporte Ressources humaines et Paie. Importez-vous des marchandises ? a trois réponses. Oui, pour les revendre en l’état enregistre l’activité d’importation pour revente à votre registre du commerce ; Oui, pour nos besoins propres vaut pour les matières, les pièces et les équipements que l’entreprise utilise elle-même ; et Non. L’un ou l’autre oui apporte Commerce extérieur, et l’objet de l’importation se règle sur cette seule réponse, une fois pour toutes : rien ne le redemande, et rien ne le modifie. Une entreprise qui importe à la fois pour revendre et pour ses besoins propres crée une seconde organisation pour le second objet, car la loi sépare les deux (Paramétrer le commerce extérieur).
4. Modules — les douze modules, ceux que vos réponses appellent activés et tous les autres désactivés, chacun avec une phrase sur ce à quoi il sert. Basculez ceux que vous voulez. Activer un module active aussi ce sans quoi il ne fonctionne pas, et l’écran le dit : Point de vente apporte Ventes et Trésorerie. Un module dont un autre a besoin reste activé tant que celui-là l’est. Voir Choisir vos modules.
5. Identité légale — d’abord, Où l’entreprise est-elle immatriculée ? Au Registre du commerce, vous confirmez les activités inscrites à votre registre — production de biens, production artisanale, distribution en gros, distribution en détail, services, exportation —, déjà cochées d’après votre métier, et en gardez au moins une, sauf si vous importez pour revendre, ce qui est une activité à part entière. Au Registre de l’artisanat, vous donnez votre carte d’artisan à la place d’un RC, et aucune activité. Pas encore immatriculée ne demande ni l’un ni l’autre, ni d’AI. Ensuite, qui est l’organisation sur le papier : la Raison sociale, déjà remplie avec le nom de l’entreprise, l’adresse, avec l’Algérie pour pays, et les identifiants qui s’appliquent. Seules l’immatriculation et la raison sociale sont nécessaires maintenant. Tout ce qui figure ici s’imprime sur chaque document que l’organisation émet, et le reste se complète plus tard depuis la page de l’organisation — Le profil de votre organisation explique chaque champ.
6. Récapitulatif — d’abord, sous Paramètres régionaux : la Langue de travail, la Devise par défaut et le Fuseau horaire, réglés sur la langue dans laquelle vous lisez, le dinar (DZD) et Alger. La langue de travail se choisit une seule fois : les classes de TVA et les codes que Beelocity installe pour l’organisation sont écrits dans cette langue, et gardent ensuite leur formulation — prenez la langue dans laquelle votre équipe travaille vraiment. En dessous, toutes vos autres réponses, sur une carte par écran avec Modifier pour y revenir. Cliquez sur Créer.

L’organisation est créée avec exactement ces réponses, d’un seul coup : si quoi que ce soit est refusé, rien n’est créé. Si vous avez déjà une organisation du même nom, vous revenez au premier écran pour la renommer, toutes vos autres réponses gardées.

Vous voilà dans la nouvelle organisation, sur son tableau de bord, et le menu latéral ne montre que les modules que vous avez choisis. Vous en êtes automatiquement Propriétaire de l’organisation, ce qui vous donne accès à tout. De là, vous pouvez commencer à configurer votre espace de travail — ou inviter d’abord votre équipe pour tout mettre en place ensemble.

Au clavier

Vous pouvez paramétrer une entreprise sans toucher la souris. Chaque écran s’ouvre avec le curseur sur sa première question, et le dernier sur Créer.

• Entrée passe à l’écran suivant depuis n’importe où, et crée l’organisation sur le dernier.
• Sur l’écran du métier, le curseur part dans la zone de recherche. Bas entre dans les vignettes, les flèches passent d’une vignette à l’autre et d’une rangée à l’autre, et Entrée retient la vignette où vous êtes et passe à la suite. Quand votre recherche ne laisse qu’un métier, Entrée dans la zone de recherche le retient.
• Sur une série de choix, les flèches passent d’un choix à l’autre — sur Fonctionnement, Haut et Bas passent plutôt d’une question à l’autre —, Espace retient celui où vous êtes, et une touche chiffre retient le choix qu’elle numérote. Le chiffre est indiqué dans le coin de chaque choix.
• Tab passe à la question suivante.
• Le bouton Précédent de votre navigateur, ou Alt+Gauche, revient à l’écran précédent.

Rouvrir une organisation

La page Organisations liste toutes celles que vous pouvez atteindre. Cliquez sur son code — la première colonne — pour ouvrir sa page : son nom et ses valeurs par défaut sous Synthèse, son identité imprimée sous Profil de l’organisation, et les métiers que vous avez définis sous Rôles.

Ce que fait votre entreprise

La Synthèse de l’organisation comporte une section Activité : les Activités inscrites à son registre du commerce, et son Métier, par exemple une boulangerie ou un négoce de bois. Cliquez sur Modifier pour les corriger. Une entreprise inscrite au registre de l’artisanat, ou pas encore immatriculée, n’a pas d’activités du registre du commerce : elle les laisse vides et garde son métier. Quand des activités sont cochées, le métier doit relever de l’une d’elles : une boulangerie relève de la production artisanale ou de la distribution en détail, pas de la distribution en gros.

Les modifier n’active ni ne désactive aucun module. Les modules s’activent et se désactivent dans les paramètres — voir Choisir vos modules. Un espace personnel n’a pas cette section.

Bien choisir votre code

Beelocity tire le code de l’organisation de son nom quand vous la paramétrez, et vous pouvez le changer sous sa Synthèse. Le code est censé être une abréviation courte et mémorisable du nom de votre société. Quelques conseils :

• Gardez-le court — 2 à 6 caractères est l’idéal.
• Utilisez des majuscules, plus lisibles (par exemple BZT, ACME, DZT).
• Rendez-le parlant — votre équipe doit le reconnaître d’un coup d’œil.
• Considérez-le comme arrêté. Vous pouvez le changer, mais c’est à lui que votre équipe reconnaît l’organisation et c’est lui qu’a reçu tout ce qui, hors de Beelocity, désigne cette organisation : le changer, c’est le changer partout.

Plusieurs organisations

Un même compte utilisateur peut appartenir à plusieurs organisations, chacune avec ses propres rôles et autorisations. C’est utile pour :

• Les consultants qui administrent le système de plusieurs clients.
• Les holdings dont chaque filiale a besoin de son propre espace de travail.
• Les administrateurs qui supervisent plusieurs unités d’un même groupe.

Vos organisations sont à un clic l’une de l’autre. Le bas du menu latéral nomme celle dans laquelle vous travaillez : cliquez dessus et choisissez-en une autre, ou choisissez Nouvelle organisation au bas de la liste pour paramétrer une autre entreprise. Toutes vos actions ne portent que sur celle-là.