Tout document que Beelocity imprime pour vous — une facture, un devis, un bon de livraison — commence par qui vous êtes : votre raison sociale, votre adresse, vos identifiants légaux. Cela appartient à l’organisation elle-même, et vit donc sur sa propre page : ouvrez Organisations, cliquez sur le code de l’organisation, puis allez à l’onglet Profil de l’organisation. Vous pouvez aussi le renseigner au moment même où vous créez l’organisation — Créer une organisation vous y guide.
Il doit être renseigné avant que quoi que ce soit puisse être imprimé. Tant qu’il ne l’est pas, le bouton d’impression répond par un message vous le disant plutôt que de produire un document à en-tête vide.
Ce qu’il faut renseigner
- Raison sociale — votre société telle qu’elle est immatriculée. Obligatoire. Un nom commercial s’imprime en dessous lorsque vous en avez un.
- Adresse, téléphone, e-mail, site web — imprimés dans le bloc en haut à gauche de chaque document.
- NIF, NIS, RC, AI — les identifiants que porte tout document commercial algérien. Une facture sans NIF est une facture que la comptabilité de votre client vous renverra aussitôt : renseignez au moins le NIF et le RC.
- Capital social et sa devise — conservés avec votre identité légale, et affichés comme un montant dans cette devise (« 1 000 000,00 DA ») une fois enregistrés. L’en-tête ne l’imprime pas encore ; si vous le voulez sur la page, la ligne de pied de page de Personnaliser vos documents est l’endroit où le mettre aujourd’hui.
- Compte de trésorerie par défaut — celui de vos comptes bancaires dont le RIB et l’IBAN sont imprimés sous « Coordonnées bancaires » sur une facture, pour que vos clients sachent où payer.
- Langue de document par défaut — la langue dans laquelle les documents sont rédigés quand rien de plus précis n’en décide : la langue préférée du client la remplace, celle de la personne qui imprime aussi, et un choix fait au moment de l’impression l’emporte sur les trois.
- Fuseau horaire — la date imprimée sur un document est celle d’aujourd’hui dans ce fuseau. Une facture émise à minuit et demi à Alger porte la date du jour, et non celle de la veille qu’imprimerait une horloge serveur réglée sur UTC. Choisissez un fuseau de région, par exemple Africa/Algiers.
Votre logo se téléverse depuis Personnaliser vos documents, et non ici — il appartient aux documents.
Enregistrer
Cliquez sur Modifier, changez ce qu’il faut, puis Enregistrer. Une organisation dont le profil n’a jamais été renseigné s’ouvre directement sur le formulaire — il n’y a encore rien à regarder, donc rien à modifier. La page refuse une raison sociale vide et un capital sans sa devise avant même que rien ne parte, et refuse un compte bancaire ou un fuseau horaire qu’elle ne reconnaît pas. Enregistrer le profil ne touche jamais à votre logo, ni au nom ou au code de l’organisation dans l’onglet voisin : chaque onglet enregistre le sien.
Les changements s’appliquent au prochain document que vous imprimerez. Un PDF déjà envoyé à un client constitue une pièce d’archive à part entière et ne change pas — voir Imprimer et partager vos documents.
Qui peut le voir et le modifier
Ouvrir l’onglet demande l’autorisation portant sur le profil de l’organisation ; l’enregistrer demande l’autorisation de modification correspondante. Le profil est l’identité de votre organisation : par défaut, seuls ses propriétaires les détiennent, et l’onglet n’est tout simplement pas proposé à qui n’a ni l’une ni l’autre.
Les autorisations appartiennent à une organisation, et cette page peut vous en montrer n’importe laquelle dont vous êtes membre. Ce que vous pouvez y faire dépend de ce que vous détenez dans l’organisation que vous regardez, pas dans celle où vous travaillez en ce moment. Un comptable qui administre l’organisation d’un client peut donc l’ouvrir et enregistrer son profil sans y basculer d’abord.