Une fiche de performance fournisseur répond à la question « ce fournisseur vaut-il vraiment quelque chose ? » — trimestre par trimestre, à partir des commandes que vous avez déjà passées plutôt que de la mémoire de quiconque. Elle dit si les livraisons arrivent quand elles avaient été promises, si elles arrivent complètes, et quelle part de ce qui arrive finit refusée au quai. Quand un contrat vient à renouvellement, ou que deux fournisseurs chiffrent la même pièce à quelques dinars près, c’est cette page qui tranche.
Ouvrez un fournisseur depuis Tiers → Tiers et choisissez l’onglet Performance. L’onglet n’apparaît que sur un tiers qui porte le rôle fournisseur.
Quatre des chiffres se remplissent tout seuls à mesure que vos commandes se terminent. Deux sont à votre main, parce que rien dans Beelocity ne les connaît.
Ce que porte la fiche
Une ligne par période, la plus récente en tête. Chaque ligne porte :
| Colonne | Ce qu’elle dit |
|---|---|
| Début de période, Fin de période | La tranche que couvre la ligne. Les lignes qui se remplissent seules couvrent un trimestre civil, bornes comprises. |
| Livraisons dans les délais | La part des commandes terminées de la période arrivées à la date que vous attendiez. |
| Taux de service | Quelle part de ce que vous aviez commandé est réellement arrivée. |
| Taux de défauts | Quelle part de ce qui est arrivé vous avez refusée. |
| Note qualité | Une note sur dix. À votre main. |
| Délai de réponse moyen (heures) | Le temps que met d’ordinaire ce fournisseur à vous répondre. À votre main. |
| Nombre de commandes | Sur combien de commandes terminées les chiffres de la période ont été établis. |
| Montant total commandé | Ce que ces commandes ont représenté, dans la devise où la période est tenue. |
Les trois taux sont des pourcentages : 97,5 veut dire 97,5 %, pas 97,5 commandes.
D’où vient chaque chiffre
Les trois taux automatiques sont établis commande par commande, au moment où la commande se termine. Le chiffre du trimestre est ensuite la moyenne des commandes qu’il porte.
- Livraisons dans les délais. Une commande terminée marque 100 si la marchandise est arrivée à la date de livraison prévue portée sur le bon de commande, ou avant, et 0 si elle est arrivée après. Une commande à laquelle personne n’a donné de date prévue marque 100 — on ne peut pas être en retard sur une échéance qui n’a jamais été fixée. Le chiffre de la période est la moyenne de ces notes.
- Taux de service. Pour une commande : tout ce qui a été reçu sur ses lignes, sur tout ce qui y avait été commandé. Commandez 400 unités sur trois lignes, prenez livraison de 380, et cette commande marque 95 %. Une commande dont les lignes ne totalisent rien de commandé marque 100 %.
- Taux de défauts. Pour une commande : tout ce qui a été refusé au contrôle de réception, sur tout ce qui a été reçu, en comptant chaque bon de réception clôturé sur cette commande. Recevez 380 unités, refusez-en 19, et la commande marque 5 %. Ne recevez rien et elle marque 0 %.
- La Note qualité et le Délai de réponse moyen ne sont jamais touchés automatiquement. La première est votre propre verdict sur les contrôles, les réclamations et la façon dont le fournisseur traite un problème ; le second se relève en général sur votre messagerie ou votre outil de tickets. Ils tiennent sur la même ligne, pour qu’un seul coup d’œil couvre ce que le système a mesuré et ce que vous avez jugé.
Comment un trimestre se remplit
Une commande terminée s’ajoute une fois, quand elle se termine. Dès qu’un bon de réception achève un bon de commande, les trois taux de cette commande sont établis et ajoutés à la fiche du fournisseur. Une commande livrée en trois envois compte une fois, pas trois, et une réception de plus enregistrée sur une commande déjà achevée n’ajoute rien.
Le trimestre est celui où la marchandise est arrivée, pas celui où la commande a été passée. Une commande passée le 12 mars et réceptionnée le 3 avril tombe dans le trimestre qui court du 1er avril au 30 juin. Si le fournisseur n’a pas encore de ligne pour ce trimestre, elle est créée.
Chaque commande du trimestre pèse le même poids. Un trimestre qui porte trois commandes toutes arrivées dans les délais lit 100 %. Une quatrième commande arrive en retard, et le trimestre lit 75 % — la commande en retard est une sur quatre. Le Nombre de commandes dit combien le trimestre en porte, et le Montant total commandé ce qu’elles ont représenté. La première commande à tomber dans un trimestre fixe aussi la devise dans laquelle le montant du trimestre est tenu.
Un retour ou une réception annulée fait ressortir la commande. Expédiez un retour fournisseur qui fait sortir la commande de l’état terminé, ou annulez le bon de réception qui l’avait achevée, et la commande quitte le trimestre où elle était tombée. Le trimestre est recalculé à partir des commandes qui y restent, nombre et montant compris : ses chiffres se lisent exactement comme si cette commande ne s’était jamais terminée. Son taux de défauts part avec elle, et ce que vous avez renvoyé ne compte pas comme un défaut : le taux de défauts mesure ce qui a été refusé au quai le jour même, si bien qu’un fournisseur dont vous renvoyez la livraison perd cette livraison de sa fiche au lieu d’y gagner un défaut.
Un trimestre où il ne reste aucune commande n’affiche aucun taux. Ses trois taux se lisent comme un tiret, pas 0 %, parce que rien n’a été mesuré, et la carte du tableau de bord décrite plus bas laisse ce trimestre de côté.
Saisir une période vous-même
Servez-vous-en pour un fournisseur dont vous teniez la fiche dans un tableur, ou pour les deux chiffres que rien ne remplit.
- Ouvrez le fournisseur et allez sur l’onglet Performance.
- Cliquez sur Ajouter une période.
- Renseignez Début de période et Fin de période. Les deux sont obligatoires — une période à une seule date est refusée.
- Renseignez ceux des chiffres que vous avez, et laissez les autres vides. Vide se lit « non mesuré », ce qui n’est pas zéro.
- Enregistrez la ligne.
Les lignes se modifient sur place et se suppriment depuis la ligne elle-même. En supprimer une retire la fiche de cette période, et rien d’autre.
Tenez vos lignes saisies à la main à l’écart d’un trimestre où le fournisseur travaille encore. Quand une commande se termine dans un trimestre que vous avez rempli à la main, les trois taux, le nombre de commandes et le montant de ce trimestre sont recalculés à partir de ses commandes, et ce que vous y aviez saisi est remplacé. Votre note qualité, votre délai de réponse et vos notes sont conservés. Réservez la saisie manuelle aux périodes closes.
Lire la fiche
- Des livraisons dans les délais en dessous de 75 % environ sont une conversation à avoir avant la prochaine commande, pas après. Rapprochez-les du Taux de service : un fournisseur en retard mais complet a un problème de planification, tandis qu’un fournisseur ponctuel mais court vous rationne discrètement.
- Un taux de défauts qui monte sur trois trimestres mérite plus d’attention qu’un seul mauvais trimestre, qui n’est en général qu’un mauvais envoi. Les retours fournisseur de la même période disent ce qui n’allait pas.
- Le nombre de commandes est le poids à mettre en face des taux. 100 % dans les délais sur deux commandes ne dit presque rien ; 92 % sur soixante en dit beaucoup.
- Comparez ce qui est comparable. Un fournisseur de 8 000 000 DA d’acier par trimestre et un fournisseur de 40 000 DA de fournitures de bureau ne se classent pas utilement sur le même taux.
La carte Livraisons dans les délais de l’onglet Achats de votre tableau de bord fait le compte sur l’ensemble des fournisseurs : elle compte les périodes où les livraisons sont arrivées dans les délais moins de 90 % du temps, sur toutes les périodes qui portent un chiffre de livraisons dans les délais.