Bons de réception

Un bon de réception enregistre la livraison physique de marchandises sur un bon de commande. Il retrace ce qui a été livré, ce qui a été accepté après contrôle et ce qui a été refusé, et il met vos niveaux de stock à jour automatiquement à la clôture.

Créer un bon de réception

À l’arrivée d’une livraison :

1. Allez dans Achats > Bons de réception depuis le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. Une nouvelle page de réception s’ouvre, ses lignes à côté du formulaire, encore vides.
3. Renseignez la réception :
   • N° de réception — Un identifiant unique (par ex. GR-2026-001).
   • Bon de commande — Choisissez la commande à laquelle cette livraison se rapporte. Seules les commandes Confirmé et Partiel sont proposées. Le fournisseur se remplit tout seul depuis la commande.
   • Dépôt — Le dépôt qui reçoit la marchandise (un casier situé hors de ce dépôt ne peut pas servir sur les lignes). Il s’ouvre sur le dépôt du bon de commande ; choisissez-en un autre si la marchandise est arrivée ailleurs.
   • Date de réception — Le jour où la livraison a été reçue.
   • Transporteur — Le transporteur (facultatif).
   • N° de suivi — La référence de suivi du transporteur (facultatif).
   • Bon de livraison — La référence du bon de livraison du fournisseur (facultatif).
4. Appuyez sur Ajouter au-dessus des lignes. La réception est enregistrée au statut Brouillon et prend son numéro, qu’un message annonce. Sa première ligne s’ouvre ; choisissez-y la ligne de commande livrée. S’il manque encore une réponse au formulaire, Ajouter s’arrête sur ce champ, comme le ferait Enregistrer.

Pour enregistrer la réception tout de suite et saisir ses lignes plus tard, cliquez sur Enregistrer au lieu d’Ajouter (voir Ajouter des lignes avant d’enregistrer).

Enregistrer la marchandise reçue

Enregistrez ce qui a été livré sur les lignes de la réception :

1. Les lignes se tiennent à côté de l’en-tête, sur la même page, dès l’ouverture d’une nouvelle réception. Pour revenir à une réception enregistrée, cliquez sur son numéro dans la liste.
2. Cliquez sur Ajouter pour chaque article de la livraison — choisir la Ligne du bon de commande (la liste déroulante affiche chaque ligne avec sa quantité restante) remplit le produit et l’unité pour vous, et la ligne les garde :
   • Quantité reçue — Le nombre total d’articles physiquement livrés.
   • Quantité acceptée — Les articles qui ont passé le contrôle.
   • Quantité refusée — Les articles qui ont échoué au contrôle.
   • Motif de refus — Pourquoi les articles ont été refusés (par ex. « Endommagé pendant le transport », « Ne correspond pas à la spécification »).
3. Vous pouvez modifier les lignes tant que la réception est au statut Brouillon ou En cours.

Important : à la clôture d’une réception, chaque ligne doit être entièrement soldée — la quantité acceptée plus la quantité refusée doit égaler la quantité reçue.

Le cycle de vie d’un bon de réception

Traiter une livraison

1. Démarrer la réception — Cliquez sur En cours, l’étape suivante du parcours en haut de la page de la réception, puis confirmez. Le parcours va de Brouillon → En cours → Terminé : les étapes franchies sont cochées, celle où se trouve la réception est en gras, et la suivante est un bouton — sur un bon de réception, chaque passage se fait à la main. Survolez une étape pour voir quand elle a été atteinte et par qui. Cliquer sur l’étape en cours ouvre la carte : tous les statuts, avec une flèche pour chaque passage ; ceux que vous pouvez atteindre d’ici sont cliquables.
2. Ajouter ou modifier les lignes — Enregistrez les quantités reçues, acceptées et refusées pour chaque article.
3. Terminer — Quand tout est soldé, cliquez sur Terminé, l’étape suivante, puis confirmez. Si votre administrateur a paramétré un circuit d’approbation des bons de réception, la clôture demande d’abord une approbation : utilisez Soumettre pour approbation dans le menu Autres actions de la réception, laissez l’approbateur paramétré décider (les décisions apparaissent dans l’onglet Approbations de la réception), puis terminez une fois l’approbation obtenue — sans circuit paramétré, cette étape n’existe pas. Beelocity vérifie ensuite que chaque ligne est entièrement contrôlée (acceptée + refusée = reçue) et vous indique les lignes qui demandent encore votre attention ; la clôture déclenche alors plusieurs mises à jour automatiques :
   • Les quantités des lignes du bon de commande sont mises à jour selon ce qui a été accepté.
   • Le statut du bon de commande est mis à jour (Partiel s’il reste de la marchandise attendue, Terminé si tout est reçu).
   • Des mouvements de stock sont enregistrés.
   • Les niveaux de stock de votre dépôt augmentent des quantités acceptées.

Ce qu’une réception met en stock

Chaque article accepté entre en stock à ce qu’il vous a coûté, dans votre propre devise :

• le prix de la ligne de commande, remise déduite. Une ligne commandée à 200 DA avec 10 % de remise entre en stock à 180 DA l’unité ;
• converti au taux du jour de la réception, quand la commande est dans une autre devise. Le prix d’une commande en euros est multiplié par le taux enregistré dans la page Taux de change pour le jour de la réception, ou le dernier avant lui. Une ligne à 12,40 € reçue un jour où l’euro vaut 147,50 DA entre en stock à 1 829 DA l’unité. La réception affiche le Taux de change qu’elle a appliqué.

Si aucun taux n’est enregistré pour cette devise au jour de la réception ou avant, Terminé est refusé et rien n’est reçu. Le message indique la devise et le jour, et son bouton Saisir le taux ouvre les taux de cette devise. Saisissez le taux, puis terminez la réception.

Recevoir une machine

Une machine que vous achetez pour la garder, comme une camionnette ou un four, est un produit reçu comme équipement. Son bon de réception s’écrit comme les autres, et Terminé en fait autre chose :

• Rien n’entre en stock. Chaque machine acceptée rejoint plutôt vos équipements, toute seule : avec le numéro d’équipement suivant, le nom et la classe d’équipement du produit, le jour de la réception comme date d’achat, et ce que le fournisseur a facturé comme coût d’acquisition, converti comme ci-dessus. Une camionnette frigorifique commandée à 4 850 000 DA arrive parmi vos équipements à 4 850 000 DA.
• Chaque machine attend au statut Prévu jusqu’à ce que quelqu’un la mette en service sur sa fiche d’équipement.
• La réception les liste. Son onglet Équipements montre le numéro de chaque machine ; cliquez-en un pour ouvrir l’équipement.
• Une machine, c’est une unité. Recevez les machines à la pièce (Pièce), en nombre entier. Une demi-machine, ou des machines comptées par paires ou au kilogramme, sont refusées quand vous terminez la réception, et le message nomme la ligne.

Les quantités reçues de la commande, son statut et le dernier prix du fournisseur évoluent comme pour toute livraison.

Les livraisons partielles

Un même bon de commande peut porter plusieurs bons de réception. Si un fournisseur livre par lots successifs :

• Créez un bon de réception distinct pour chaque livraison.
• Chaque réception augmente les quantités reçues des lignes de la commande.
• Le statut de la commande passe automatiquement de Confirmé à Partiel, puis à Terminé au fil des livraisons enregistrées.

La marchandise refusée

Les articles qui échouent au contrôle sont enregistrés avec un motif de refus. Les quantités refusées :

• Ne comptent pas dans la quantité reçue de la ligne de commande.
• N’entrent pas dans vos niveaux de stock.
• Sont suivies pour l’évaluation de la performance du fournisseur.

Retrouver un bon de réception

La liste Bons de réception se cherche par numéro, bon de livraison, transporteur ou numéro de suivi, et son bouton de filtre la restreint par Statut, Bon de commande, Fournisseur, Dépôt, une période de Date de réception, ou — hors des colonnes de la liste — par Reçu par (voir Utiliser les listes).

Annuler une réception

Vous pouvez annuler un bon de réception à tout stade — cliquez sur l’étape où elle se trouve pour ouvrir la carte, puis choisissez Annulé :

• Avant la clôture (Brouillon ou En cours) — l’annulation ferme simplement la réception ; rien n’est entré en stock, donc il n’y a rien à défaire.
• Après la clôture — l’annulation contre-passe la réception. Les quantités reçues ressortent du dépôt, les lots de la réception sont désactivés, un mouvement de sortie est enregistré pour la traçabilité, et les quantités reçues du bon de commande ainsi que son statut reviennent en arrière, pour que la marchandise puisse être reçue de nouveau sur une réception corrigée.

Une réception terminée ne peut être contre-passée que tant que sa marchandise dort intacte là où elle a été rangée. Si une partie du stock reçu a déjà été déplacée, consommée ou mise en quarantaine — ou si la réception soldait un ordre de fabrication en sous-traitance —, l’annulation est refusée, et la correction doit passer par une régularisation de stock.

Une réception ne peut pas non plus être annulée une fois qu’un dossier d’importation a validé son coût de revient sur sa marchandise : son coût a changé depuis son arrivée, et la part de la marchandise déjà vendue a été mise à part. Le refus nomme le dossier. Renvoyez plutôt la marchandise à rendre par un retour au fournisseur, comme ci-dessous.

Une réception de machines reçues comme équipements s’annule de la même façon, sauf que rien ne sort du stock : les machines qu’elle a ajoutées quittent vos équipements. Ce n’est possible que tant que chacune est encore au statut Prévu et que rien n’a été enregistré sur elle — ni demande ni ordre de travail, ni relevé de compteur, ni document, ni sous-équipement, ni plan ou pièce de rechange qui lui soient propres. Sinon l’annulation est refusée, et le refus nomme les numéros d’équipement déjà en service.

Renvoyer de la marchandise

L’annulation contre-passe la réception entière, d’un coup. Pour ne renvoyer qu’une partie d’une livraison — ou de la marchandise dont le défaut n’est apparu qu’après la réception —, créez plutôt un retour fournisseur : cliquez sur Créer un retour sur une réception terminée, et l’onglet Retours de la réception liste tous les retours établis sur elle.