Unités de mesure

Une unité de mesure dit comment un produit se quantifie — au poids, à la longueur, au volume, au nombre, ou dans toute autre dimension. Les unités servent partout dans Beelocity : le suivi du stock, les achats, les ventes et l’expédition s’appuient tous sur elles pour exprimer les quantités avec justesse.

Bien poser ses unités compte, parce qu’un même produit se mesure souvent autrement selon le contexte. Vous achetez la farine à votre fournisseur en sacs de 50 kg, vous la suivez au kilogramme dans votre dépôt, vous la vendez à vos clients en paquets de 1 kg, et vous l’expédiez sur palettes — Beelocity fait toutes les conversions tout seul, du moment que les unités et les facteurs de conversion sont bien définis.

Catégories d’unités

Chaque unité appartient à une catégorie, qui en fixe la dimension — la grandeur physique qu’elle mesure. Deux unités d’une même catégorie se convertissent l’une en l’autre ; deux unités de catégories différentes, non (on ne convertit pas des kilogrammes en mètres).

Unités globales et unités de l’organisation

Beelocity offre deux niveaux d’unités :

Unités globales

Un jeu standard d’unités métriques et impériales est fourni à toutes les organisations dès le départ. Il couvre les mesures les plus courantes (mètres, kilogrammes, litres, pièces, etc.) et il est en lecture seule — vous ne pouvez ni le modifier ni le supprimer, ce qui garantit la cohérence sur toute la plateforme. Ces noms appartiennent à Beelocity : ils s’écrivent dans la langue où vous lisez l’application. Une unité que vous ajoutez vous-même est votre texte, et s’affiche exactement comme vous l’avez saisie.

Unités propres à l’organisation

Vous pouvez créer des unités personnalisées taillées pour votre métier. Par exemple :

• Une maison de textile peut définir « Rouleau » comme unité personnalisée de la catégorie Nombre (un rouleau = une pièce de tissu).
• Une entreprise de boissons peut définir « Caisse » comme 24 bouteilles.
• Un fournisseur du bâtiment peut définir « Chargement de camion » pour les livraisons en vrac.

Les unités personnalisées appartiennent à votre organisation — les autres organisations ne les voient pas.

Conversions

Une conversion définit le rapport mathématique entre deux unités d’une même catégorie. Ce sont elles qui permettent à Beelocity de passer automatiquement d’une unité à l’autre.

Exemples

Une conversion à la fois

Une conversion relie directement ses deux unités, dans les deux sens : avec 1 kg = 1 000 g, Beelocity convertit les kilogrammes en grammes et les grammes en kilogrammes. Il n’enchaîne pas deux conversions en passant par une troisième unité : pour convertir des kilogrammes en milligrammes, définissez aussi cette paire. Une conversion explicite garde chaque chiffre d’un document à une seule multiplication du stock qu’il déplace.

Affectations d’unités aux produits

Un même produit peut utiliser des unités différentes selon le contexte. C’est indispensable dès que la façon d’acheter, de stocker, de vendre et d’expédier un produit diffère :

Un exemple

Un distributeur de boissons peut régler un produit ainsi :

• Unité d’achat : palette (vous achetez des palettes entières au fabricant)
• Unité de stock : bouteille (vous suivez les bouteilles une à une dans le dépôt)
• Unité de vente : caisse de 24 (vous vendez à la caisse aux commerçants)
• Unité d’expédition : palette (vous expédiez des palettes entières à vos clients)

Chaque affectation porte un facteur de conversion : combien d’unités de stock contient une unité de l’affectation. Ici, le facteur de la caisse est 24 et celui de la palette 1 200, tous deux comptés en bouteilles. Avec ces facteurs, Beelocity convertit chaque document tout seul : la réception d’une palette ajoute 1 200 bouteilles au stock, et la vente de 3 caisses en retire 72.

Comment l’unité d’un document arrive au stock

Le stock de chaque produit est compté dans une seule unité, son unité de stock (Niveaux de stock). Une réception, une livraison, une vente en caisse, un transfert, un comptage ou une pièce sortie pour une intervention, saisis dans une autre unité, sont convertis avant d’atteindre le stock :

1. D’abord les facteurs du produit. Quand les deux unités figurent dans l’onglet Unités du produit, leurs facteurs décident : une caisse fait 24 bouteilles de cette boisson, quoi que contienne la caisse d’une autre.
2. Ensuite les conversions standard entre deux unités de la même catégorie : un kilogramme fait 1 000 grammes.
3. Sinon, le document est refusé avant que rien ne bouge, avec un message qui dit quoi faire : ajoutez la conversion dans l’onglet Unités du produit, ou saisissez la ligne dans l’unité de stock.

Un facteur laissé à 1 sur une unité qui n’est pas l’unité de stock dit que les deux ont la même taille. Réglez-le au moment d’ajouter l’unité.

Les affectations se trouvent sur l’onglet Unités du produit. Sur un produit qui en porte beaucoup, le bouton de filtre de l’onglet restreint les lignes par Unité, par Usage (stock, achat, ventes…), ou aux affectations Par défaut et Actives (voir Utiliser les listes).

L’unité d’une ligne est l’une des unités du produit

Sur chaque ligne qui nomme un produit — un devis, une commande, une facture, une commande fournisseur, une réception, un mouvement, un transfert, un comptage, une nomenclature, une pièce de rechange —, le choix Unité propose les unités de l’onglet Unités du produit, quel que soit leur usage, et rien d’autre. Il attend le produit : tant qu’aucun n’est choisi, il ne propose aucune unité. Une unité saisie par une autre voie est refusée, avec un message qui demande de choisir l’une des unités du produit, ou de l’ajouter d’abord dans l’onglet Unités. Un produit sans aucune unité dans son onglet Unités accepte toute unité.

Précision et arrondi

Chaque unité porte ses propres réglages sur la façon dont les nombres sont traités :

Précision décimale

Combien de décimales afficher pour une quantité écrite dans cette unité. Par exemple :

• Pièces : 0 décimale (on n’a pas 2,5 pièces)
• Kilogrammes : 2 décimales (2,50 kg est courant)
• Litres : 3 décimales (pour les mesures fines)

Méthode d’arrondi

Gérer les unités

Allez dans Stock → Paramétrage et son onglet Unités de mesure pour tout gérer :

• Catégories d’unités — consulter les catégories existantes et en créer de personnalisées pour votre métier. La liste se cherche par code ou par nom, se trie sur n’importe quelle colonne, et son bouton de filtre la restreint par Dimension, aux catégories Globales (livrées avec l’application) ou aux vôtres, ou à celles qui sont Actives (voir Utiliser les listes). Le Code d’une nouvelle catégorie est déjà rempli avec le suivant (UCAT-000001). Gardez-le, videz-le pour recevoir le suivant à l’enregistrement, ou saisissez le vôtre (EMBALLAGE) : il est conservé, en majuscules. Les catégories livrées gardent leurs propres codes (WEIGHT, LENGTH…).
• Unités — créer, modifier et tenir les unités de chaque catégorie. Les unités globales s’affichent en lecture seule ; les vôtres sont entièrement modifiables. Le code d’une unité, c’est vous qui le saisissez, et il est gardé en majuscules : pk est enregistré PK, dans la grille de la catégorie comme sur sa page. L’onglet se cherche par code, nom ou symbole, et son bouton de filtre le restreint par Arrondi, par une plage de Décimales, ou par les indicateurs Unité de base, Globale et Active.
• Conversions — définir comment les unités d’une même catégorie se rapportent les unes aux autres. Les deux cellules d’unité ne proposent que les unités de la catégorie, et une paire d’une catégorie à l’autre (des kilogrammes en pièces), ou une unité convertie en elle-même, est refusée avec un message qui le dit. L’onglet se cherche sur le code de l’une ou l’autre unité, et se restreint par Unité de départ, Unité d’arrivée, une plage de Facteur, ou Actif.

Conseils

• Posez vos unités avant de créer vos produits — les produits renvoient à des unités : avoir votre structure d’unités en place d’abord rend la création des produits plus fluide.
• Définissez les conversions du plus grand vers le plus petit — c’est plus intuitif et moins propice aux erreurs. « 1 boîte = 24 pièces » est plus clair que « 1 pièce = 0,0417 boîte ».
• Servez-vous des unités personnalisées pour les mesures de votre métier — n’essayez pas de tout faire entrer dans les unités standard. Si votre équipe parle de « rouleaux » ou de « caisses », créez ces unités pour que le système parle la langue de votre dépôt.
• Soyez précis sur les décimales — trop peu de décimales provoque des erreurs d’arrondi dans les conversions ; trop de décimales crée une fausse précision. Accordez la précision à la façon dont votre métier mesure réellement.