Commandes client

Une commande client est un engagement ferme de livrer des marchandises ou des prestations à un client. Les commandes client sont les documents centraux du processus de vente — elles retiennent ce qui a été promis, la date à laquelle cela doit être livré et le dépôt depuis lequel les marchandises partiront.

Une commande client peut être saisie directement, pour une affaire courante ou une commande qui se répète, ou naître d’un devis accepté que l’on transforme. Une fois confirmée, la commande client déclenche l’exécution : préparation au dépôt, livraison, puis facturation.

Créer une commande client

Pour saisir une nouvelle commande client :

1. Ouvrez Ventes > Commandes client dans le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. La page d’une nouvelle commande s’ouvre.
3. Renseignez l’en-tête de la commande :
   • Numéro de commande — un identifiant unique pour cette commande (par exemple SO-2026-0055).
   • Client — choisissez le client parmi vos tiers.
   • Dépôt — le dépôt depuis lequel les marchandises seront préparées et expédiées.
   • Date de commande — la date à laquelle la commande a été passée (aujourd’hui par défaut).
   • Date de livraison souhaitée — la date de livraison demandée par le client (facultatif).
   • Devise — la devise de tous les montants de cette commande.
   • Tarif — un tarif, facultatif. Lorsqu’il est renseigné, les nouvelles lignes dont le prix unitaire reste à 0 sont valorisées automatiquement à partir de lui (à défaut, du prix de base du produit) ; un prix que vous saisissez l’emporte toujours.
   • Conditions de paiement — les conditions de paiement de cette commande (facultatif).
   • Contact — l’interlocuteur du client pour cette commande (facultatif).
   • Référence client — le numéro de commande ou de bon de commande du client, s’il vous en a donné un. Il s’imprime sur sa facture sous Votre commande, et c’est en général sur lui que sa comptabilité rapproche votre facture — une facture sans ce numéro peut rester impayée le temps que quelqu’un retrouve à quelle commande elle se rapporte. Deux clients différents peuvent employer la même référence ; Beelocity ne la traite pas comme unique, parce que c’est leur numéro et non le vôtre. Jusqu’à 100 caractères. La liste des commandes client lui consacre une colonne et la trouve par la zone de recherche : quand un client vous cite son numéro au téléphone, il suffit d’une recherche pour la retrouver.
   • Observations — les consignes ou commentaires visibles par le client.
   • Notes internes — des notes visibles par votre seule équipe.
4. Cliquez sur Enregistrer. La commande est créée au statut Brouillon et vous arrivez sur sa page.

Créer une commande à partir d’un devis

La façon la plus courante de créer une commande client est de transformer un devis accepté :

1. Ouvrez Ventes > Devis et ouvrez le devis accepté.
2. Servez-vous de la section Convertir en commande client de son onglet Synthèse.
3. Indiquez le numéro de commande et choisissez le dépôt de livraison.
4. Beelocity crée une nouvelle commande client au statut Brouillon, avec les lignes, les prix et les conditions du devis repris automatiquement.
5. Le devis d’origine passe au statut Converti et devient consultable seulement.

Le passage de la négociation à l’exécution se fait ainsi sans rupture, et le lien entre le devis et la commande obtenue reste visible.

Gérer les lignes de la commande

Ajoutez ou relisez les articles de la commande :

1. Ouvrez la commande en cliquant sur son numéro dans la liste. Le détail de la commande tient la partie gauche de la page, ses Lignes la partie droite.
2. Cliquez sur Ajouter pour chaque article, puis double-cliquez sur une cellule pour la modifier :
   • Produit — choisissez un produit de votre catalogue (facultatif — vous pouvez aussi saisir des articles libres).
   • Désignation — ce qu’est la ligne, dans vos propres mots. Obligatoire : c’est le libellé que le bon de livraison et la facture porteront pour cette ligne.
   • Quantité — le nombre d’unités commandées par le client.
   • Unité — l’unité de mesure (par exemple pièce, kg, carton).
   • Prix unitaire — le prix d’une unité.
   • Taux de TVA — le taux applicable (facultatif).
   • Remise — un pourcentage de remise sur la ligne (facultatif).
   • Observations — les précisions ou spécifications propres à la ligne (facultatif).
3. Beelocity calcule automatiquement les totaux de ligne, les montants de TVA et les montants de remise à partir de la quantité, du prix unitaire, du taux de TVA et du pourcentage de remise.
4. Les lignes peuvent être ajoutées, modifiées ou retirées tant que la commande est au statut Brouillon.

Sur une commande confirmée, chaque ligne ouverte propose en plus une action Clôturer le reliquat : la quantité restante ne sera pas expédiée, le stock encore réservé pour la ligne redevient disponible, et le reste de la commande continue de s’exécuter. Quand la dernière ligne ouverte est clôturée, la commande s’achève (ou s’annule si rien n’a jamais été expédié).

Chaque ligne suit son propre avancement : la quantité Expédié indique ce qui a déjà été livré, et le Statut dit si la ligne est ouverte, partiellement expédiée ou entièrement terminée.

Le cycle de vie d’une commande client

La commande client suit un cycle de vie structuré, de la préparation jusqu’à l’exécution :

Soumettre pour approbation

Les commandes client passent par le circuit d’approbation de votre organisation avant de pouvoir être confirmées auprès du client. Les approbateurs sont désignés automatiquement — les règles habituelles comparent le total de la commande au plafond d’encours et à des seuils de montant — vous ne les choisissez donc pas à la main.

1. Tant que la commande est au statut Brouillon, cliquez sur Soumettre pour approbation. La commande passe En attente d’approbation.
2. La décision arrive dans la boîte de réception de l’approbateur désigné, qui peut l’approuver, la rejeter (avec un motif obligatoire) ou la déléguer.
3. Pendant l’attente, vous suivez l’avancement sous l’onglet Mes demandes de votre boîte de réception.

Une fois le circuit terminé, la commande passe Approuvé et peut être confirmée. Si aucun circuit d’approbation de votre organisation ne couvre la commande, la soumettre l’approuve immédiatement — l’approbation se choisit, et votre administrateur peut ajouter un circuit général sur les commandes client pour la rendre obligatoire.

Confirmer une commande

Une fois la commande approuvée par le circuit interne :

1. Cliquez sur Confirmé, l’étape suivante du parcours en bas de la page de la commande, puis confirmez. Le parcours court Brouillon → En attente d’approbation → Approuvé → Confirmé → En traitement → Terminé → Clôturé : les étapes déjà franchies sont cochées, celle où se trouve la commande est en plein, et la suivante est un bouton quand c’est un passage que vous faites vous-même. Arrêtez-vous sur une étape pour voir quand elle a été atteinte et par qui — une approbation montre l’approbateur, une expédition la personne qui l’a expédiée. Cliquer sur l’étape où vous êtes ouvre plutôt la carte : tous les statuts, avec une flèche pour chaque passage ; ceux que vous pouvez atteindre d’ici sont cliquables. En attente d’approbation, Approuvé, Partiel et Terminé ne se choisissent jamais : le moteur d’approbation et l’avancement des expéditions les posent pour vous, et la carte marque Automatique un tel statut.
2. La commande est désormais communiquée au client comme un engagement ferme (l’accusé de réception de commande).
3. La confirmation réserve aussi le stock disponible au dépôt de la commande, pour chaque ligne produit. La quantité réservée apparaît dans la colonne Réservé des lignes de la commande, et ce stock cesse d’être disponible pour les autres commandes. Si le dépôt ne peut pas couvrir entièrement une ligne, la commande se confirme quand même — une notification vous dit quelles lignes sont incomplètes, et la quantité manquante partira dès le réapprovisionnement du dépôt.
4. Après la confirmation, la commande entre en exécution — cliquez sur En traitement, l’étape suivante du parcours, quand le dépôt commence à la traiter. Une commande dont la livraison part directement depuis Confirmé saute cette étape, et le parcours l’affiche grisée avec la raison.

Les réservations suivent ensuite la commande toutes seules : chaque expédition consomme sa part, et annuler ou clôturer la commande rend disponible tout ce qui restait réservé.

À noter : confirmer la commande dans Beelocity l’enregistre pour le suivi. Vous devez également envoyer l’accusé de réception de commande au client par vos canaux habituels.

Créer un bon de livraison depuis une commande

Dès qu’une commande client est Confirmé, En traitement ou Partiel, vous pouvez créer un bon de livraison directement depuis elle :

1. Ouvrez la page de la commande et cliquez sur le bouton Créer un bon de livraison dans son en-tête.
2. Saisissez un numéro de bon de livraison — le numéro suivant de la série de votre organisation (par exemple DN-2026-000042) est prérempli. Vous pouvez le remplacer, ou laisser le champ vide : Beelocity attribue alors le numéro tout seul à la création du bon.
3. Cliquez sur Créer. Vous arrivez sur le nouveau bon de livraison.

Beelocity crée automatiquement les lignes du bon à partir de toutes les lignes de commande qui ont un reste à expédier, au départ du dépôt de la commande. Le bon de livraison est créé au statut Brouillon, prêt pour la préparation par votre équipe de dépôt — vous pouvez y ajuster les lignes, les emplacements et le transporteur avant l’expédition.

Créer une facture depuis une commande

Dès qu’une commande client est Confirmé, En traitement, Partiel ou Terminé, vous pouvez créer une facture directement depuis elle :

1. Ouvrez la page de la commande et cliquez sur le bouton Créer une facture dans son en-tête.
2. Saisissez un numéro de facture — le numéro suivant de la série de votre organisation (par exemple INV-2026-000100) est prérempli. Vous pouvez le remplacer, ou laisser le champ vide : Beelocity attribue alors le numéro tout seul à la création de la facture.
3. Cliquez sur Créer. Vous arrivez sur la nouvelle facture.

Beelocity crée automatiquement les lignes de facture à partir de toutes les lignes de commande qui ont un reste à facturer. Les totaux de ligne, la TVA et les remises sont calculés automatiquement d’après les prix de la commande, et la date de facture comme la date d’échéance sont fixées à aujourd’hui par défaut. La facture est créée au statut Brouillon — relisez les dates et les lignes, puis envoyez-la.

Annuler une commande

Vous pouvez annuler une commande client tant qu’elle est au statut Brouillon, Confirmé ou En traitement :

1. Annulez d’abord les bons de livraison ouverts et les factures en brouillon qui se rattachent à la commande — l’annulation est refusée tant qu’ils existent, pour que rien ne continue à expédier ou à facturer sur une commande morte.
2. Cliquez sur l’étape où se trouve la commande, en bas de sa page, pour ouvrir la carte, et choisissez Annulé.
3. Toutes les lignes ouvertes et partiellement expédiées sont annulées automatiquement.
4. La commande passe au statut Annulé et n’accepte plus aucune action.

Utilisez cette voie lorsqu’un client annule sa commande ou lorsqu’une commande a été saisie par erreur.

Clôturer une commande

Lorsqu’une commande est Terminé (tout a été expédié) ou Partiel (une partie a été expédiée et le reste n’est plus attendu) :

1. Comme pour l’annulation, les bons de livraison ouverts et les factures en brouillon doivent d’abord être annulés.
2. Cliquez sur Clôturer sur la commande.
3. Toutes les lignes non terminales sont clôturées automatiquement.
4. La commande passe au statut Clôturé, qui est son état final.

La clôture est un geste administratif — servez-vous-en pour solder formellement une commande, en particulier lorsque le client a accepté une livraison partielle comme définitive.

Retrouver une commande

La liste Commandes client cherche sur le numéro ou sur la référence du client, et son bouton de filtre la restreint par Statut, Client, Dépôt, une période de Date de commande ou de Livraison souhaitée, une fourchette de Total ou une Devise — « les commandes confirmées d’un client à livrer ce mois-ci », c’est trois choix (voir Utiliser les listes).

Supprimer une commande

Une commande client ne peut être supprimée que tant qu’elle est au statut Brouillon. Dès qu’elle a été soumise pour approbation ou qu’elle a atteint un autre statut, elle fait partie de vos archives et ne peut plus être supprimée — annulez-la à la place.

Consulter le détail d’une commande

Cliquez sur le numéro d’une commande dans la liste pour ouvrir sa page — l’onglet Synthèse porte tout l’en-tête (y compris le lien vers le devis d’origine lorsque la commande en est issue), les totaux, l’avancement de l’exécution, les dates de livraison et les observations, avec à côté les lignes de la commande, qui suivent les quantités expédiées et facturées ligne par ligne ; les onglets Livraisons et Factures listent chaque bon de livraison et chaque facture établis sur la commande, avec le lien vers leur page ; et l’onglet Approbations montre l’historique des décisions.

Conseils

• La numérotation est prise en charge — les nouveaux documents se préremplissent avec le numéro suivant de la série annuelle de votre organisation (SO-AAAA-NNNNNN). Vous pouvez remplacer la proposition si vous avez votre propre trame ; les numéros doivent simplement rester uniques.
• Choisissez le bon dépôt — retenez celui qui est le mieux placé pour servir la commande, en tenant compte du stock disponible et de la distance au client.
• Fixez les attentes de livraison tôt — renseignez la date souhaitée et la date promise pour aider votre équipe de dépôt à organiser l’exécution.
• Servez-vous des notes internes — consignez-y les arrangements particuliers, les consignes de livraison ou les préférences du client que votre équipe doit connaître.
• Relisez les lignes avant de confirmer — une fois confirmée, la commande devient un engagement ferme. Vérifiez deux fois les quantités, les prix et les conditions.