Les niveaux de stock vous disent exactement combien vous avez de chaque produit, où il est rangé et dans quel état il se trouve. C’est l’écran central pour suivre votre stock en temps réel.
Les quantités
Chaque ligne de stock porte une combinaison précise de produit (ou variante), dépôt, emplacement, lot et statut. Pour chaque combinaison, le système tient trois quantités :
| Quantité | Signification |
|---|---|
| En stock | Le compte physique total des articles portés par cette ligne. |
| Réservé | Les articles promis à des commandes ou à des opérations, mais pas encore physiquement déplacés. |
| Disponible | Les articles libres d’être vendus, transférés ou utilisés. Toujours égal à En stock moins Réservé. |
Les états du stock
Chaque ligne de stock porte un statut qui dit dans quel état sont les articles :
| Statut | Ce qu’il veut dire |
|---|---|
| Disponible | Les articles sont en bon état et prêts pour le travail normal (prélèvement, vente, transfert). |
| Quarantaine | Les articles sont retenus pour un contrôle qualité ou une vérification réglementaire. Ils ne peuvent être ni prélevés ni vendus tant qu’ils ne sont pas libérés. |
| Détérioré | Des articles reconnus abîmés. Ils sont écartés du travail normal jusqu’à ce qu’on décide de leur sort. |
| Expiré | Des articles qui ont dépassé leur date de péremption. Le système contrôle les dates tout seul, toutes les heures (en lisant celle du lot quand le stock appartient à un lot), et bascule le stock périmé dans ce statut : il cesse alors de compter comme disponible pour le prélèvement, les alertes et la planification. |
| Réservé | Des articles réservés à une commande ou à une opération précise. |
Consulter les niveaux de stock
Allez dans Niveaux de stock dans le menu latéral, sous Stock. Vous y trouverez un tableau de toutes les lignes de stock de votre organisation, avec le dépôt, la quantité en stock, les quantités réservée et disponible, l’unité de mesure et le statut.
Servez-vous de la barre de recherche pour retrouver une ligne par nom ou référence de produit, par code ou nom de dépôt, par code ou nom d’emplacement, ou par numéro de lot. Le bouton de filtre à côté la restreint par Statut, à un seul Produit ou Dépôt, par une plage d’En stock, de Réservé ou de Disponible — « disponible sous 10 » tient dans un seul Max — et, bien qu’aucune des deux ne soit une colonne de la grille, par Actif ou par une plage de Date de péremption (Utiliser les listes).
Les lots
Un lot rassemble des articles arrivés ensemble ou issus d’une même fabrication. Le suivi par lot est indispensable pour :
- La traçabilité — si un problème de qualité apparaît, vous retrouvez tous les articles du même lot.
- La gestion des péremptions — les lots portent une date de péremption, ce qui permet de prélever le premier périmé d’abord.
- La responsabilité du fournisseur — chaque lot enregistre qui l’a livré, et sur quel bon de commande.
Les champs d’un lot
| Champ | Signification |
|---|---|
| Numéro de lot | Un identifiant unique pour le lot (par exemple LOT-2026-001). |
| Qualité | L’état qualité du moment : En attente (contrôle à venir), Approuvé (libéré pour l’usage), Rejeté (recalé au contrôle) ou En cours d’examen (réexaminé). |
| Reçu le | Quand le lot est entré dans votre dépôt. |
| Fabriqué le | Quand les articles de ce lot ont été produits (si on le sait). |
| Date de péremption | Quand les articles se périment. Sert au prélèvement du premier périmé et au marquage automatique des périmés. |
| Fournisseur | Le tiers qui a livré ce lot. |
| Bon de commande | Le bon de commande sur lequel ce lot a été reçu. |
Gérer les lots
Allez dans Lots dans le menu latéral, sous Stock. De là, vous pouvez :
- Consulter tous les lots, avec leur qualité et leurs dates.
- Créer des lots à la main (les lots se créent aussi tout seuls quand de la marchandise est reçue sur un bon de commande — voir plus bas).
- Vous servir du bouton de filtre à côté de la barre de recherche pour ne voir que les lots d’une Qualité donnée (En attente, En cours d’examen, Approuvé, Rejeté), ou pour masquer les lots inactifs.
- Vous servir des actions rapides de chaque ligne pour tenir la qualité :
- Approuver — marque un lot En attente ou En cours d’examen comme ayant passé le contrôle qualité.
- Rejeter — marque un lot En attente ou En cours d’examen comme recalé au contrôle qualité.
- Envoyer au contrôle — fait passer un lot En attente en En cours d’examen, pour un examen approfondi.
- Modifier le détail d’un lot (dates, fournisseur, observations) avec l’action Modifier.
- Supprimer les lots qui ne servent plus.
La création automatique des lots
Quand un bon de réception est achevé (c’est-à-dire quand les articles d’un bon de commande entrent dans un dépôt), le système crée tout seul un lot pour chaque ligne reçue. Ces lots créés automatiquement :
- portent un numéro de lot construit sur le numéro du bon de réception (par exemple
LOT-GR-2026-0001-abc12345) ; - commencent en qualité En attente, ce qui signale qu’ils attendent le contrôle ;
- sont rattachés au fournisseur et au bon de commande du bon de réception ;
- sont rattachés aux quantités de stock et aux mouvements de stock écrits à la réception.
Après le contrôle, servez-vous des actions rapides Approuver ou Rejeter pour mettre la qualité du lot à jour. Seuls les lots approuvés doivent être considérés comme prêts à la vente ou à l’usage.
Les numéros de série
Pour les articles de valeur ou soumis à réglementation, le suivi par numéro de série donne une traçabilité pièce par pièce. Chaque numéro de série désigne une seule pièce physique et porte son propre cycle de vie.
Les statuts d’un numéro de série
| Statut | Ce qu’il veut dire |
|---|---|
| En stock | La pièce est physiquement dans votre dépôt et disponible. |
| Vendu | La pièce a été vendue et expédiée à un client. |
| Réservé | La pièce est promise à une commande, mais pas encore expédiée. |
| Retourné | La pièce est revenue de chez un client. |
| Défectueux | La pièce a été reconnue défectueuse. |
| Consommé | La pièce a été montée sur un équipement par un ordre de travail de maintenance. |
Le suivi des garanties
Chaque numéro de série peut porter, en option :
- Reçue le — quand la pièce a été achetée ou reçue.
- Fin de garantie — quand la garantie du constructeur ou du vendeur s’arrête.
Ces informations sont précieuses pour traiter les réclamations sous garantie et les retours.
Gérer les numéros de série
Allez dans Numéros de série dans le menu latéral, sous Stock. Vous pouvez :
- Consulter toutes les pièces suivies une à une, avec leur statut et leur endroit.
- Vous servir du bouton de filtre à côté de la barre de recherche pour ne voir que les numéros de série d’un Statut donné (En stock, Réservé, Vendu, Retourné, Défectueux, Consommé), ou pour masquer les numéros inactifs.
- Chercher un numéro de série pour retrouver aussitôt une pièce précise.
- Vous servir des actions rapides de chaque ligne pour mener son cycle de vie :
- Marquer vendue — marque une pièce En stock ou Réservée comme vendue. Efface son dépôt et son emplacement, et ajuste les quantités en stock.
- Réserver — réserve une pièce En stock pour une commande. Met à jour les réservations sur la quantité en stock.
- Marquer revenue — marque une pièce Vendue comme revenue, prête pour examen.
- Marquer défectueuse — signale une pièce En stock ou Retournée comme défectueuse. Écrit une régularisation de stock et la retire du stock disponible.
- Remettre en stock — ramène une pièce Réservée ou Retournée au statut En stock, et la rend de nouveau disponible.
Les alertes de stock bas
Les alertes de stock bas vous préviennent quand le stock d’un produit passe sous un seuil défini : de quoi éviter la rupture et tenir votre stock au bon niveau.
Le réglage d’une alerte
Chaque alerte définit :
| Champ | Signification |
|---|---|
| Minimum | Le niveau de stock plancher. Quand le stock disponible passe dessous, l’alerte se déclenche. |
| Point de commande | Le niveau auquel il faut passer une nouvelle commande. On le place d’ordinaire au-dessus du minimum, pour couvrir le délai d’approvisionnement. |
| Quantité de réapprovisionnement | La quantité à commander une fois le point de commande atteint. |
| Maximum | Le niveau de stock à ne pas dépasser, utile pour planifier la capacité. |
La portée d’une alerte
Une alerte se règle à plusieurs niveaux de finesse :
- Au produit — se déclenche quand le stock total d’un produit, tous dépôts confondus, passe sous le seuil.
- À la variante — se déclenche pour une variante précise d’un produit.
- Au dépôt — se déclenche quand le stock d’un dépôt donné passe sous le seuil.
- Combinée — vous pouvez poser une alerte sur un produit précis dans un dépôt précis, pour le réglage le plus fin.
Gérer les alertes
Allez dans Alertes de stock bas dans le menu latéral, sous Stock. Vous pouvez :
- Créer des alertes pour n’importe quelle combinaison de produit, variante et dépôt.
- Activer ou désactiver une alerte sans la supprimer.
- Poser des seuils différents selon les produits, d’après leur demande et leur délai d’approvisionnement.
Conseil : commencez par poser des alertes sur vos produits les plus vendus. Une bonne règle empirique pour le point de commande : ventes moyennes par jour × délai d’approvisionnement en jours + stock de sécurité.