Gérer les tiers | Beelocity

Créer un tiers

Ouvrez Tiers > Tiers et cliquez sur Ajouter.
Renseignez les champs d’identité :
- Nom — la raison sociale ou le nom commercial du tiers (par exemple « Sarl El Baraka Import-Export »).
- Code — un identifiant court et unique, à votre usage (par exemple SUP-001 ou BARAKA). C’est par lui que le tiers est cité partout dans l’application.
- Identifiant fiscal — le numéro d’identification fiscale du tiers (le NIF en Algérie), utile pour la facturation et la conformité.
- Site web — l’adresse du site du tiers (facultatif).
- Observations — toute information libre sur la relation (facultatif).
Choisissez le rôle du tiers — fournisseur, client, ou les deux.
Renseignez les champs propres au rôle (voir plus bas).
Enregistrez.

Une fois le tiers créé, vous pouvez lui ajouter des adresses, des contacts et des catégories depuis sa page. Les fournisseurs disposent en outre de deux onglets — Produits fournisseur (le catalogue des articles que vous lui achetez, avec les références fournisseur, les prix, les délais d’approvisionnement et les quantités minimales de commande) et Performance (les évaluations périodiques : livraisons dans les délais, note qualité, taux de défauts). Ces onglets n’apparaissent qu’une fois le rôle fournisseur activé sur le tiers.

Ce qui se renseigne tout seul. Chaque fois qu’un bon de réception de ce fournisseur est terminé, Beelocity met à jour la ligne Produits fournisseur correspondante avec le dernier prix d’achat et la date du dernier achat issus de la réception. Quand le bon de commande dont elle dépend passe Terminé (tout est réceptionné), l’évaluation Performance du fournisseur pour le trimestre civil en cours est recalculée — nombre de commandes, montant total commandé, livraisons dans les délais, taux de service et taux de défauts sont tous repris automatiquement. La note qualité et le délai de réponse moyen restent entièrement manuels. Désactiver une ligne Produits fournisseur lui retire aussi sa marque Préféré : la place se libère pour un fournisseur chez qui vous pouvez encore commander, et la ligne revient sans la marque si vous la réactivez.

Le volet fournisseur

Lorsqu’un tiers porte le rôle fournisseur, vous pouvez renseigner ces champs :

Type de fournisseur

Le type de fournisseur décrit sa position dans votre chaîne d’approvisionnement :

Type	Description	Quand l’employer
Fabricant	Producteur d’origine des marchandises	Vous achetez directement à l’usine ou au site de production
Grossiste	Distributeur en gros, qui achète aux fabricants et revend en grandes quantités	Vous achetez en gros à des tarifs remisés
Distributeur	Distributeur régional agréé pour certaines marques ou gammes de produits	Vous achetez par un canal régional officiel
Prestataire	Fournit des prestations immatérielles (conseil, maintenance, logistique)	Vous faites appel à lui pour des services et non des biens
Sous-traitant	Entrepreneur indépendant ou sous-traitant	Vous l’engagez pour des chantiers ou des tâches précises

Statut du fournisseur

Le statut décide si le fournisseur reste ouvert à de nouvelles affaires :

Statut	Signification	Pouvez-vous lui passer commande ?
Actif	Relation normale	Oui
Inactif	Relation suspendue pour un temps — activité saisonnière, ou vous êtes passé à un autre fournisseur	Non
En liste noire	Bloqué définitivement pour des problèmes de qualité, une fraude ou d’autres manquements graves	Non
En attente d’approbation	Nouveau fournisseur en cours de vérification interne, avant que vous puissiez lui commander	Non

Les autres champs fournisseur

Conditions de paiement — les conditions de règlement par défaut de vos achats à ce fournisseur (par exemple Net 30, 2/10 net 30). Elles se préremplissent sur les nouveaux bons de commande, ce qui fait gagner du temps.
Plafond d’encours — un plafond indicatif sur l’encours avec ce fournisseur. Il est informatif : il aide les acheteurs à suivre leur exposition, mais il ne bloque aucun bon de commande.

Le volet client

Lorsqu’un tiers porte le rôle client, vous pouvez renseigner ces champs :

Type de client

Le type de client décrit la nature de la relation commerciale :

Type	Description	Quand l’employer
Détail	Consommateur final ou petit commerce qui achète pour son propre usage	Vous vendez directement au consommateur ou à de petits commerces
Gros	Acheteur en gros, qui achète pour revendre	Vous vendez en grandes quantités à des revendeurs
Entreprise	Grande entreprise ou institution avec des procédures d’achat formalisées	Vous vendez à des sociétés qui travaillent par bons de commande et contrats
Administration	Organisme public ou entité du secteur public	Vous vendez à des institutions de l’État (règles fiscales ou de conformité particulières)
Particulier	Personne physique	Opérations personnelles, hors cadre professionnel

Statut du client

Statut	Signification	Peut-il passer commande ?
Actif	Relation normale	Oui
Inactif	Relation en pause — le client a cessé de commander ou le compte est dormant	Non
Suspendu	Compte suspendu, en général pour des impayés ou un manquement aux règles	Non
Prospect	Client potentiel avec qui vous discutez mais qui n’a encore rien acheté	Non

Les autres champs client

Conditions de paiement — les conditions de règlement par défaut de vos ventes à ce client.
Plafond d’encours — l’encours maximal que ce client est autorisé à porter. Il prend effet dès qu’un circuit d’approbation comportant une règle de contrôle de l’encours est en place (voir Configurer les circuits d’approbation) : les commandes qui dépasseraient le plafond partent en approbation au lieu d’être confirmées. Sans un tel circuit, il reste informatif.

Changer un statut

Le statut d’un tiers ne se change pas dans le formulaire. Il se change sur la fiche du tiers, depuis la pastille du bandeau du bas : une pastille par rôle, chacune annoncée par le sien quand le tiers est à la fois fournisseur et client. Cliquez la pastille, elle montre tous les statuts qu’elle peut prendre ; choisissez, confirmez.

Contrairement à un devis ou à une commande, un tiers n’affiche aucune suite d’étapes. Chaque statut est à un clic de tous les autres, dans les deux sens, et aucun n’est une fin : un fournisseur en liste noire revient à Actif d’un clic, et un fournisseur qui travaille avec vous depuis des années repasse En attente d’approbation le jour où quelque chose est à revérifier. C’est voulu — le statut dit ce qu’est la relation aujourd’hui, pas où elle en est arrivée.

L’interrupteur Actif est encore autre chose : il vit dans Autres actions (les trois points), sous Désactiver et Activer. Le statut dit ce qu’est la relation ; l’interrupteur dit si le tiers est encore proposé quelque part.

Retrouver un tiers

La liste Tiers se restreint depuis son bouton de filtre par Fournisseur / Client, le type et le statut fournisseur et client, les conditions de paiement, la devise, Actif, ou une fourchette de plafond d’encours — « les fournisseurs en attente d’approbation », c’est deux choix (Utiliser les listes). Les onglets d’un tiers se filtrent de la même façon : les adresses par type, pays, par défaut et actif ; les contacts par principal et actif ; les identifiants par actif et ordre ; les catégories par catégorie ; les produits fournisseur par produit, unité, devise, préféré, actif, une fourchette de prix, de quantité ou de délai, ou une période de dernier achat — « les préférés seulement, délai sous une semaine », c’est la question de l’acheteur ; la performance par période, devise ou n’importe lequel des taux.

Les tiers à double rôle

Un tiers marqué à la fois fournisseur et client porte deux jeux de champs indépendants. C’est courant en pratique — une entreprise qui fabrique vos emballages (vous lui achetez l’emballage) et qui achète aussi vos produits finis pour les distribuer.

Chaque rôle a son type, son statut, ses conditions de paiement et son plafond d’encours — et sa propre pastille en bas de la fiche. Changer le statut fournisseur ne touche pas au statut client, et réciproquement. Retirer un rôle vide les champs de ce rôle : un fournisseur qui cesse de l’être ne garde ni ses conditions ni son plafond, et aucun état ne peut donc lire un chiffre que la relation n’a plus.

La désactivation

Les tiers ne sont jamais supprimés. Vous les désactivez en passant la pastille à Inactif (ou En liste noire pour un fournisseur). Un tiers désactivé :

N’apparaît plus dans les listes de choix courantes (à la saisie d’une nouvelle commande, par exemple).
Reste dans l’application avec tout son historique — les opérations passées, les adresses et les contacts sont conservés.
Peut être réactivé plus tard si la relation reprend.

C’est ce qui garantit que les archives renvoient toujours vers un tiers valide, même des années après.

Les tiers système

Certains tiers sont créés par Beelocity lui-même. Celui que vous rencontrerez est le client de passage (code WALKIN) : le point de vente le crée la première fois qu’une caisse vend à un client anonyme, et les ventes anonymes de la session lui sont facturées à la clôture.

Les tiers système sont tenus pour vous :

Leur identité est verrouillée. Le code, le nom et l’indicateur actif ne peuvent pas être changés, et la fiche ne peut pas être supprimée — les factures et les tickets des sessions passées en dépendent. Le reste (observations, conditions de paiement) reste modifiable.
Ils restent hors des listes de clients. Quand vous choisissez un client sur un devis, une commande, une facture, une livraison, un retour ou un règlement, le client de passage n’est pas proposé — les ventes anonymes ne l’atteignent que par la caisse. Les documents qui le citent déjà continuent d’afficher son nom normalement.

Conseils

Créez d’abord vos conditions de paiement — avant de monter votre annuaire de tiers, définissez vos conditions de paiement standard (Net 30, Net 60, etc.) pour qu’elles soient prêtes à être affectées.
Employez des codes parlants — les codes de tiers se retrouvent partout dans l’application. SUP-BARAKA se reconnaît mieux que P00147 quand on parcourt une liste de bons de commande.
Renseignez les identifiants fiscaux — même si vous n’en avez pas besoin tout de suite, avoir le numéro sous la main fait gagner du temps au moment d’établir des factures ou des états fiscaux.
Servez-vous des catégories pour ranger — au-delà d’une douzaine de tiers, les catégories vous aident à les regrouper ; l’onglet Catégories du tiers se filtre par catégorie, et l’onglet Enfants de la catégorie par actif.
Revoyez les statuts de temps en temps — passez les tiers dormants en inactif pour garder vos listes propres et l’attention de votre équipe sur les relations vivantes.