Beaucoup de documents de gestion dans Beelocity — bons de commande, commandes client, régularisations de stock et règlements — demandent un accord avant d’avancer. Cet accord se donne toujours au même endroit, quel que soit le type de document relu.
Où se prennent les décisions
Les décisions qui vous attendent arrivent dans votre boîte de réception — le flux de notifications sous la cloche de la barre du haut — sous forme d’éléments À traiter. Vous approuvez, rejetez ou déléguez depuis l’élément lui-même, avec un saut en un clic vers le document en relecture. Comme chaque genre d’approbation atterrit dans le même flux, vous n’avez jamais à savoir quel écran de quel module aller consulter ; voir Boîte de réception pour tout le déroulé d’une décision.
Suivre ce que vous avez envoyé
Chaque document que vous envoyez à l’accord reçoit un élément dans votre boîte de réception qui le suit du début à la fin — Soumis, puis Approuvé ou Rejeté — en nommant au passage la personne dont il dépend. Plutôt que d’ouvrir chaque document pour savoir où il en est, filtrez votre boîte de réception sur la nature Mes demandes et lisez-les tous d’un coup.
Les administrateurs règlent les règles d’acheminement dans Paramètres → Circuits d’approbation.
L’historique d’approbation d’un document
Chaque document qui passe par l’accord porte son propre onglet Approbations, et ils affichent tous le même — bons de commande, commandes client, demandes d’achat, bons de réception, factures fournisseur, régularisations de stock et règlements. En tête, où en est la demande dans son ensemble, avec le niveau atteint et le jour de l’envoi ; en dessous, une ligne par étape franchie.
Chaque ligne nomme le Niveau où elle s’est jouée, la Décision prise, l’Approbateur à qui elle était adressée, son Commentaire, la date à laquelle il a Décidé et l’Échéance qui lui était donnée. Une ligne sans date de décision attend encore quelqu’un. Six mots peuvent figurer sous Décision :
| Ce qui est écrit | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| Assigné | La demande est arrivée chez cette personne et l’attend. |
| Approuvé | Elle a donné son accord, et le niveau suivant s’est ouvert — ou, s’il n’en restait aucun, le document est approuvé. |
| Rejeté | Elle l’a rejetée. Le document est repassé en Brouillon et la demande a pris fin. |
| Délégué | Elle a passé son tour à un collègue du même niveau. |
| Escaladé | Personne n’a répondu avant l’échéance, alors la demande est partie d’elle-même chez l’approbateur de secours. |
| Annulé | Le demandeur a retiré le document avant qu’il soit tranché. |
Rien n’est jamais effacé de cet onglet. Un document rejeté garde toutes les approbations données avant le rejet, et le soumettre à nouveau ouvre une demande neuve à côté de l’ancienne — c’est ce qui fait de cet onglet une piste d’audit et non un simple état.
Comment fonctionne l’acheminement des approbations
Quand quelqu’un soumet un document à l’approbation (un bon de commande au brouillon, une commande client au brouillon, une régularisation au brouillon, ou un règlement au brouillon), Beelocity :
- Cherche le circuit d’approbation qui s’applique à ce type de document et à votre organisation.
- Évalue les règles du circuit — par exemple « les bons de commande au-delà de 500 000 DA demandent l’accord du directeur financier » — et construit une chaîne ordonnée d’approbateurs.
- Crée une demande et assigne la première étape au premier approbateur de la chaîne.
- Lui envoie une notification et fait apparaître la décision dans sa boîte de réception.
Quand le premier approbateur décide, la demande avance à l’étape suivante (s’il y en a une), ou clôt le circuit : le document est définitivement approuvé. Si quelqu’un rejette, le document revient au demandeur avec le motif du rejet. Toute la chaîne des décisions est définitive — rien n’est supprimé, même après un rejet.
Autorisations
Votre boîte de réception ne demande aucune autorisation particulière : chaque membre voit ses propres notifications, y compris les éléments qui suivent ce qu’il a soumis. C’est le réglage des circuits qui est encadré (voir Configurer les circuits d’approbation).
Vous ne pouvez agir (approuver, rejeter, déléguer) que sur les décisions qui vous sont assignées. Les décisions des autres n’apparaissent jamais dans votre boîte de réception.