Ordres de travail de maintenance

Un ordre de travail de maintenance autorise et consigne une intervention de maintenance sur un équipement.

Un ordre de travail de maintenance autorise et consigne une intervention de maintenance sur un équipement. C’est le document qui suit la main-d’œuvre, les pièces et le temps d’arrêt d’une intervention, et qui alimente vos indicateurs de maintenance.

Comment naît un ordre de travail

Un ordre de travail se crée de quatre façons :

À la main — un planificateur clique sur Ajouter dans la page Ordres de travail, choisit un équipement, fixe la nature, la priorité, les détails facultatifs et la date d’échéance. Beelocity déduit le dépôt, la devise, le compte de charge par défaut et la gravité de l’équipement (et du dépôt par défaut de son équipe), et enregistre l’ordre au statut Brouillon avec le numéro MWO-MAN-… suivant. De là, le planificateur relit, ajoute les tâches et les pièces, et le lance comme n’importe quel autre.
Généré par un plan — l’ordonnanceur des plans de maintenance crée un ordre de travail au statut Prévu à partir du modèle du plan, dès qu’un déclencheur de calendrier ou de compteur part.
Conversion d’une demande d’intervention — une demande déposée par un opérateur est triée et convertie en ordre de travail au statut Brouillon ; l’équipement, les détails et le code problème sont repris, et l’équipe est celle de l’équipement. Une demande peut donner plusieurs ordres — voir Demandes d’intervention.
Reprise d’une panne de production — un ordre de fabrication en panne crée automatiquement un ordre de travail de maintenance et apparie les deux, pour la comptabilité des arrêts.

Natures

La nature dit de quel genre de travail il s’agit :

Préventive — travail programmé, fait avant la panne. Généré par un plan de maintenance.
Inspection — un contrôle, pour recueillir de l’information. Il peut mener ou non à un travail de suite.
Corrective — l’équipement est dégradé mais tourne encore. Programmé par le planificateur.
Panne — l’équipement est arrêté. La nature la plus prioritaire ; elle saute souvent l’approbation.
Étalonnage — un réglage contrôlé ; en général programmé.
Réforme — le travail de sortie d’un équipement qu’on retire du service.

La nature pilote la liste des codes remède proposés à la clôture, la case où l’ordre tombe dans les indicateurs, et le caractère obligatoire ou non de l’arrêt.

Le cycle des statuts

Les ordres de travail avancent ainsi :

Brouillon — écrit par le planificateur, pas encore prêt.
Prévu — généré par l’ordonnanceur à partir d’un plan ; en attente de relecture par le planificateur.
En attente d’approbation — passé au circuit d’approbation (par exemple parce qu’il coûte cher ou qu’il est immobilisable).
Approuvé — l’accord est donné.
Planifié — lancé vers l’équipe ; le stock est réservé ; une exception de calendrier est émise si l’équipement est un poste de charge.
En cours — les travaux ont commencé ; la période d’arrêt est ouverte s’il y a lieu ; l’équipement passe En maintenance.
Suspendu — en pause (on attend une pièce, on attend le constructeur) ; un motif est exigé.
Terminé — le travail est fait ; toutes les tâches sont achevées ; les périodes d’arrêt sont closes.
Clôturé — le coût est arrêté et les indicateurs enregistrés ; immuable ensuite.
Annulé — annulation définitive ; elle contre-passe les pièces sorties.

Une transition privilégiée de réouverture peut ramener un ordre Clôturé à En cours, pour corriger.

Le parcours de Brouillon à Clôturé court en bas de la page de l’ordre. Chaque étape dit si elle est franchie, laquelle vous occupe et lesquelles restent ; survolez une étape déjà passée pour lire quand elle a été franchie et par qui. L’étape suivante est un bouton : cliquez, confirmez. Mettre en attente, clôturer et rouvrir un ordre clôturé demandent d’abord ce qu’il leur faut — l’attente, le motif et la date de reprise prévue ; la clôture, le remède qui a réglé la panne ; la réouverture, le pourquoi. Annuler demande aussi un motif, et les étapes que l’ordre n’a jamais prises restent en gris. Planifié est écrit par le planificateur automatique et non par une main : il n’est donc jamais proposé comme étape suivante — c’est Lancer, en haut de la page, qui en sort.

La liste des ordres de travail est le carnet de travail du module. Servez-vous de la zone de recherche pour retrouver un ordre par son numéro, et du bouton de filtre à côté pour resserrer par Statut, Nature, Origine, Gravité, Équipement, Équipe, Affecté à, En retard, Immobilisé, Actif, une plage de Priorité, de coût ou d’écart, ou une fenêtre Date d’échéance — la revue du lundi, c’est Statut = Planifié, Date d'échéance jusqu’à vendredi (Utiliser les listes).

Lancer un ordre de travail

Quand un planificateur lance un ordre de travail en Planifié, plusieurs choses se produisent en une seule opération :

La liste des tâches et la liste des pièces sont figées — les modifications ultérieures du plan n’atteignent plus cet ordre.
Le coût figé est établi — main-d’œuvre estimée (durées des tâches × taux de l’équipe) et pièces estimées (quantité nécessaire × coût standard). C’est la base de comparaison de l’écart, à la clôture.
Le stock est réservé pour chaque pièce (les pièces non facultatives seulement).
Si l’équipement est un poste de charge, une exception de calendrier provisoire est émise, pour que l’ordonnancement de production sache que la ligne va tomber.

Consigner l’intervention

Pendant que l’ordre est en cours, sa page porte un onglet par type de ligne, pour que le planificateur et le technicien avancent sans quitter l’ordre. Chaque onglet a son propre Ajouter, et chaque ligne s’ouvre sur sa page à elle, sous l’ordre :

Onglet Tâches — le technicien coche chaque tâche faite, consigne au besoin ses constatations, et choisit un code remède au niveau de la tâche. Clôturer l’ordre exige que chaque tâche non facultative soit cochée Faite ; une tâche marquée Consignation obligatoire demande que la confirmation soit enregistrée avant de pouvoir l’être.
Onglet Pièces — les lignes de pièces de rechange prévues pour l’ordre. Chaque ligne suit la quantité nécessaire, ce que le magasin a réservé, ce qui est réellement sorti et ce qui est revenu. Les totaux Sortie / Retourné se mettent à jour tout seuls depuis l’onglet Sorties de pièces.
Onglet Sorties de pièces — les mouvements de stock réels imputés sur les lignes de pièces. Chaque sortie fige le coût unitaire et porte un motif (Consommée / Retour non utilisé / Retour sous garantie / Rebut / Contrepassation) — c’est le motif, et non le signe de la quantité, qui décide si la ligne est une sortie ou un retour. Le actual_parts_cost de l’en-tête de l’ordre se cumule tout seul. Chaque sortie passée écrit un mouvement de stock MAINTENANCE_ISSUE (les retours passent un MAINTENANCE_RETURN). Les pièces ne peuvent sortir qu’une fois l’ordre lancé (Planifié ou au-delà). Pour les rechanges suivies par numéro de série (lignes de pièce tenues par variante), le formulaire de sortie propose un sélecteur Numéro de série : nommer l’unité physique exacte marque son numéro de série Consommé dans la même opération (la quantité doit être 1 — un numéro de série vaut une unité). Un retour non utilisé remet le numéro de série En stock au dépôt de retour ; un retour sous garantie le marque Défectueux en attendant l’expédition au fournisseur.
Onglet Pointages — début et fin par technicien, avec le taux horaire de la ligne ; le système calcule la durée et cumule le actual_labor_cost sur l’en-tête de l’ordre. Rattachez un pointage à une tâche et la durée réelle de la tâche se cumule toute seule.
Onglet Périodes d’arrêt — les périodes pendant lesquelles l’ordre a immobilisé l’équipement. Ouverte au démarrage de l’ordre (l’équipement passe En maintenance) et close à l’achèvement (l’équipement repasse En service si aucune autre période n’est ouverte). Le repère programmé / subi distingue les arrêts choisis des pannes, et alimente l’indicateur de disponibilité.

Chaque onglet de l’ordre de travail resserre avec son propre bouton de filtre : Tâches par Faite, Consignation, Actif ou une plage de durée — Faite = Non est le carnet du technicien ; Pièces par Pièce, Unité, Mode de sortie, Facultatif, Actif ou n’importe quelle plage de quantité / de coût ; Pointages par Technicien, Actif, une plage de taux ou de coût, ou une fenêtre Début / Fin ; Périodes d’arrêt par Programmé, Équipement, Actif, une plage de durée ou une fenêtre Début / Fin ; Sorties de pièces par Pièce, Unité, Dépôt, Motif, Émetteur, À réparer, Réparé, Actif ou une fenêtre Sortie le — À réparer = Oui, Réparé = Non est la revue des pièces en attente de réparation.

Clôturer

Terminer l’ordre inscrit la date de fin réelle, calcule l’écart contre le coût figé, et recalcule le coût de maintenance cumulé de l’équipement et son nombre d’ordres. L’ordre est alors Terminé mais pas encore arrêté — le planificateur relit, puis clôture.

Clôturer verrouille l’ordre et enregistre les chiffres définitifs : le coût de maintenance cumulé de l’équipement et son nombre d’ordres sont mis à jour, et l’exception de calendrier est arrêtée s’il y en avait une. Le coût total reste inscrit sur l’en-tête de l’ordre (main-d’œuvre + pièces + autres) et alimente le coût de maintenance cumulé de l’équipement.

Après la clôture, l’ordre est immuable. La réouverture privilégiée reste ouverte pour corriger.

Suivi de l’écart

écart de coût = coût total réel − total estimé est calculé et inscrit quand l’ordre est terminé (et effacé si l’ordre est rouvert). C’est une information, rien de plus. Des écarts importants et répétés sur les ordres générés par un plan signalent un plan qui dérive, et le font remonter dans la liste des « plans à revoir » du planificateur.

Annulation

Une annulation contre-passe les pièces sorties (des mouvements de contrepassation qui ramènent les sorties à zéro), ferme les périodes d’arrêt ouvertes, et annule l’exception de calendrier s’il y en avait une. La main-d’œuvre déjà pointée reste au dossier — le travail a bien eu lieu, et le coût reste.

Suspensions

Le statut Suspendu met le travail en pause sans l’annuler. Choisir ce statut dans le sélecteur ouvre une fenêtre qui demande :

Motif de suspension — obligatoire, en texte libre. Affiché dans l’en-tête de l’ordre pendant la pause, pour que l’atelier sache ce qui bloque.
Reprise prévue le — facultatif. L’exception de calendrier de la ligne est prolongée jusqu’à cette date, pour que le planificateur de production sache que la ligne reste hors capacité.
Suspendre l’arrêt pendant la suspension — coché par défaut. Quand il l’est, la période d’arrêt ouverte se ferme au moment de la suspension et une nouvelle s’ouvre à la reprise ; l’équipement repasse En service si aucune autre période n’est ouverte. Utile quand la machine revient en marche pendant que vous attendez une pièce, pour que l’indicateur de disponibilité ne soit pas puni par l’attente.

Rouvrir un ordre de travail clôturé

Un chemin privilégié « Rouvrir » ramène un ordre Clôturé à En cours. Choisir En cours sur un ordre clôturé ouvre une fenêtre qui demande un motif. La réouverture efface l’écart de coût et détache celui qui l’avait clôturé, pour que le prochain « terminer puis clôturer » recalcule proprement la main-d’œuvre, les pièces et l’écart. Les réservations libérées à la clôture ne sont pas rétablies — sortez de nouvelles pièces sur le stock du moment s’il vous en faut. Servez-vous de la réouverture pour un pointage tardif, un retour de pièce oublié, ou une correction de code qui compte pour les indicateurs.

Lancer en un clic

Dès qu’un ordre est Prévu, Approuvé, ou revenu de Suspendu, un seul bouton principal Lancer sur sa page le fait passer en Planifié sans passer par le sélecteur de statut. Le lancement fige les tâches et les pièces, établit le coût figé, réserve le stock et émet l’exception de calendrier provisoire en une seule opération — même effet que Statut → Planifié, en un clic. Il est tracé comme un événement de lancement à part, pour que les états puissent distinguer les lancements des changements de statut ordinaires.

Bandeaux d’avertissement

La page de l’ordre fait remonter deux avertissements légers que l’atelier et les planificateurs doivent voir :

Un relevé de compteur a été corrigé. Quand quelqu’un dépose une correction de compteur sur l’équipement après l’ouverture de cet ordre, un bandeau ambre apparaît pour rappeler au planificateur de revérifier les compteurs avant la clôture. La fenêtre pour corriger ne compte que jusqu’à la clôture ; masquez le bandeau une fois les compteurs revérifiés.
Recours en garantie possible. Quand l’ordre se clôture alors que l’équipement est encore dans sa fenêtre de garantie, une pastille ambre apparaît dans l’en-tête (et dans une colonne dédiée de la grille), pour rappeler au contrôleur de déposer un recours auprès du constructeur avant l’archivage de l’ordre. C’est une information, rien de plus — aucune action n’est déclenchée automatiquement ; facturez le constructeur en dehors du système.

Approbations

L’ordre de travail est un type de document reconnu par le circuit d’approbation. Conditions qu’une organisation branche d’ordinaire :

Coût total estimé au-dessus d’un seuil → accord du contrôleur.
Marqué immobilisable → accord du directeur financier.
Équipement de criticité A → accord du directeur d’usine.

Le circuit d’approbation lui-même ne change pas — voir Approbations.

Autorisations — planificateur, contrôleur, technicien

Chaque action sur un ordre de travail est réservée à une autorisation dédiée, pour que le partage des rôles entre planificateurs, contrôleurs et techniciens soit tenu depuis la page Rôles. Accordez exactement les codes qu’il vous faut à chaque rôle ; l’autorisation générale Ordre de travail de maintenance ne décide que de qui peut les lister et les lire.

Lire — Consulter un ordre de travail de maintenance. Toute personne qui touche à la maintenance en a besoin.
Créer / mettre au brouillon — Créer un ordre de travail de maintenance. Planificateurs et responsables.
Lancer vers l’atelier — Lancer un ordre de travail de maintenance. L’action du planificateur qui transforme un ordre Planifié en travail que l’atelier peut prendre. Sans ce code, le bouton Lancer est masqué.
Sortir des pièces — Sortir des pièces sur un ordre de travail de maintenance. Le magasinier ou le technicien qui sort des rechanges sur un ordre.
Pointer l’avancement des tâches — Pointer l’avancement des tâches d’un ordre de travail de maintenance. Les techniciens d’atelier qui cochent les tâches et saisissent la main-d’œuvre.
Saisir la main-d’œuvre en lot — Saisir la main-d’œuvre d’un ordre de travail de maintenance. La saisie groupée de fin de poste.
Gérer les périodes d’arrêt — Gérer les périodes d’arrêt d’un ordre de travail de maintenance. Ouvrir et fermer les périodes de ligne à l’arrêt, qui font vivre les indicateurs de disponibilité.
Marquer terminé — Terminer un ordre de travail de maintenance. L’accord du responsable disant que le travail est physiquement fait.
Clôturer — Clôturer un ordre de travail de maintenance. L’accord du contrôleur qui arrête l’ordre et enregistre le cumul de coût définitif. Exigé aussi pour rouvrir un ordre clôturé (le chemin inverse).
Annuler — Annuler un ordre de travail de maintenance. Contre-passe les pièces sorties et défait la planification.
Suspendre / reprendre — Suspendre un ordre de travail de maintenance. Met l’ordre en pause et, au choix, la période d’arrêt avec.
Mettre un équipement hors service — Mettre un équipement de maintenance hors service. Réservé au contrôleur — cela protège le parc d’équipements d’un technicien qui réformerait du matériel.

Les octrois sont explicites : un octroi _MANAGE sur l’autorisation générale n’implique aucun des codes d’action ci-dessus. Un rôle de technicien porte d’ordinaire _VIEW, _REPORT_TASK et _ISSUE. Un planificateur y ajoute _CREATE, _RELEASE, _HOLD, _CANCEL. Un contrôleur y ajoute _COMPLETE, _CLOSE et _ASSET_DECOMMISSION.