Avoirs

Un avoir est un document remis au client qui réduit ce qu’il vous doit. C’est l’inverse d’une facture — la facture fait naître une créance, l’avoir la réduit ou l’annule. L’avoir sert à traiter les retours, les corrections de prix, les marchandises détériorées, et toute situation où un client a droit à un remboursement ou à un ajustement.

Chaque avoir est rattaché à la facture d’origine qu’il corrige. Vous pouvez émettre un avoir total (qui contre-passe toute la facture) ou un avoir partiel (qui ne corrige que certaines lignes ou certains montants).

Notions clés

• Avoir — le document formel qui réduit l’encours d’un client, rattaché à une facture précise.
• Ligne d’avoir — un article de l’avoir, qui renvoie à la ligne de facture d’origine qu’il corrige.
• Avoir partiel — un avoir qui ne porte que sur une partie des articles ou des montants de la facture d’origine.
• Avoir total — un avoir qui contre-passe le montant entier de la facture.

Créer un avoir

Quand les marchandises sont revenues par un retour client, laissez plutôt le retour établir l’avoir : voir Un avoir établi depuis un retour. Pour établir un avoir à la main :

1. Ouvrez Ventes > Avoirs dans le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. La page d’un nouvel avoir s’ouvre.
3. Renseignez l’en-tête :
   • Numéro d’avoir — un identifiant unique (par exemple CN-2026-0012).
   • Facture — choisissez la facture d’origine à corriger.
   • Client — le client qui reçoit l’avoir. C’est le client de la facture, et il ne se modifie pas.
   • Motif — la raison de l’avoir (par exemple « Retour », « Erreur de prix », « Détérioration »).
   • Date d’émission — la date d’émission de l’avoir.
   • Devise — la devise de la facture, qui ne se modifie pas : l’avoir s’impute directement sur le reste à payer de la facture.
   • Observations — les commentaires visibles par le client.
   • Notes internes — des notes réservées à votre équipe.
4. Choisir la facture vous renseigne le client et la devise. Appuyez ensuite sur Ajouter au-dessus des Lignes, à côté du formulaire. L’avoir est enregistré au statut Brouillon avec son numéro, et sa première ligne s’ouvre, prête à être remplie (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Pour ajouter les lignes plus tard, cliquez plutôt sur Enregistrer : l’avoir est créé au statut Brouillon et vous arrivez sur sa page.

Gérer les lignes de l’avoir

Ajoutez les articles crédités :

1. Les informations de l’avoir sont à gauche de la page et ses Lignes juste à côté, à droite, dès l’ouverture d’un nouvel avoir. Un avoir enregistré s’ouvre de même d’un clic sur son numéro dans la liste.
2. Cliquez sur Ajouter pour chaque article, puis double-cliquez sur une cellule pour la modifier :
   • Produit — le produit crédité.
   • Désignation — ce qui est crédité, dans les mots que le client lira.
   • Quantité — la quantité créditée (par exemple 50 unités retournées sur les 200 facturées).
   • Unité — l’une des unités du produit, telles que son onglet Unités les liste. Un produit qui n’en liste aucune accepte toute unité (Unités de mesure).
   • Prix unitaire — le crédit par unité (en général le prix de la facture d’origine).
   • TVA % — le taux applicable (il devrait correspondre à celui de la ligne d’origine).
   • Remise % — la remise que portait la ligne de facture d’origine. Le crédit en est diminué avant la TVA, comme la facture l’a été.
3. Le Total se calcule tout seul, comme le sous-total, la TVA et le total TTC de l’avoir. La TVA et le total de chaque ligne sont arrondis au centime, le total de l’avoir est la somme de ses lignes, et l’avoir qui crédite la dernière part d’une ligne de facture rend ce qu’il en reste : créditer une ligne en plusieurs fois rend exactement ce qu’elle a facturé.

Les lignes ne peuvent être ajoutées ou modifiées que tant que l’avoir est au statut Brouillon.

Un avoir établi depuis un retour

Quand un client renvoie des marchandises par un retour client, l’avoir ne se saisit pas. Ouvrez le retour reçu et cliquez sur Créer un avoir : Beelocity retrouve la facture qui a facturé les marchandises retournées, en tire l’avoir et l’ouvre, prêt à être émis.

• Ses lignes sont les lignes retournées, au prix unitaire, au taux de TVA et à la remise de la facture elle-même — rien à chiffrer à la main.
• Il ne crédite jamais plus que la facture n’a facturé. Si une partie de ce qui est revenu n’a jamais été facturée, ou est déjà créditée par un autre avoir, seul le reste figure sur l’avoir, et un message le signale.
• Il est daté du jour du retour, ou de celui de la facture s’il est postérieur.
• Il indique le retour dont il est issu, dans son champ Retour client.
• Un retour n’a qu’un avoir. Cliquer de nouveau sur Créer un avoir indique que le retour est déjà crédité et propose d’ouvrir cet avoir. Annulez l’avoir s’il faut l’établir de nouveau.
• Son émission ne demande pas de dépôt de réintégration : les marchandises sont déjà rentrées en stock par le retour. L’émission compte aussi la quantité créditée comme n’étant plus facturée sur la commande client, si bien qu’une commande rouverte pour un remplacement peut être facturée de nouveau ; annuler l’avoir la recompte.

Si les marchandises retournées ont été facturées sur plusieurs factures, le retour ne peut pas en tirer un seul avoir : établissez un avoir depuis chaque facture, et émettez chacun sans dépôt de réintégration, puisque le retour a déjà remis les marchandises en stock.

Le circuit de l’avoir

L’avoir a un cycle de vie court et volontairement simple, à trois statuts :

1. Brouillon

L’avoir est créé mais pas arrêté. Vous pouvez ajouter, modifier ou retirer des lignes. Le brouillon est le seul statut où des changements sont possibles.

2. Émis

Ouvrez l’avoir : le parcours en haut de la page dit où il en est — Brouillon → Émis, les deux étapes d’un avoir qui remplit son office. Émis est l’étape qui attend : cliquez-la pour imputer l’avoir sur la facture d’origine. L’émission réduit le reste à payer de la facture du total de l’avoir et verrouille le contenu de l’avoir — les lignes ne se modifient plus. Survolez une étape déjà franchie : elle indique quand elle l’a été et par qui.

L’émission est refusée quand les lignes de l’avoir rendent plus d’une ligne de facture que cette ligne n’a facturé, en comptant les autres avoirs établis sur elle ; le message indique ce qui peut encore y être crédité. Un avoir établi depuis un retour est refusé aussi dès que ses lignes ne correspondent plus au retour — une quantité portée au-delà de ce qui est revenu, une ligne ajoutée, un prix modifié. Supprimez le brouillon et cliquez de nouveau sur Créer un avoir dans le retour.

Pour les avoirs au motif Retour et Détérioration établis à la main, la fenêtre d’émission propose en plus un dépôt de réintégration, facultatif. Choisissez-en un et les marchandises des lignes produit de l’avoir rentrent en stock à ce dépôt dans le même geste :

• Les marchandises retournées reviennent comme stock vendable, immédiatement disponible.
• Les marchandises détériorées sont entrées en stock comme Détérioré — enregistrées et traçables, mais tenues hors de la quantité vendable.

Laissez le dépôt vide pour émettre l’avoir sans toucher au stock (par exemple lorsque les marchandises n’ont jamais été renvoyées). Les avoirs pour erreur de prix, erreur de quantité ou geste commercial ne bougent jamais de stock — ils ne corrigent que l’encours du client.

3. Annulé

L’annulation sort du parcours : elle se prend sur la carte et non sur la route. Cliquez l’étape où se trouve l’avoir et choisissez Annulé. Un brouillon dont on n’a plus besoin se ferme simplement, sans effet.

Un avoir émis peut lui aussi être annulé : c’est la voie de correction d’un avoir émis par erreur. L’annulation défait tout ce que l’émission avait fait : le crédit imputé sur la facture est rendu à son reste à payer (son statut revient en arrière en conséquence, y compris directement à Échu lorsque la date d’échéance est passée), et les marchandises réintégrées à l’émission ressortent du stock. Trois conditions protègent les comptes — l’annulation est refusée si l’une d’elles n’est pas remplie :

• Aucun remboursement n’a tiré sur l’avoir. Si un remboursement a été imputé sur le solde restant de l’avoir, cet argent a déjà bougé ; retirez d’abord l’imputation, ou corrigez le solde par une nouvelle facture.
• Les marchandises réintégrées sont toujours là. L’annulation reprend exactement ce que l’émission a remis en stock, là où elle l’a remis — le reste du stock du même produit n’est jamais touché. Si une partie de ces marchandises a depuis été vendue, déplacée ou régularisée, l’annulation est refusée, et un message indique combien il en reste sur combien avaient été réintégrées ; corrigez plutôt par une nouvelle facture.
• Pour un avoir établi depuis un retour : la commande n’a pas été facturée de nouveau pour ces marchandises. Une fois un remplacement livré et facturé, recompter les marchandises créditées comme facturées facturerait la commande client au-delà de ce qui a été commandé : l’annulation est refusée, et un message indique les deux quantités.

Deux personnes peuvent avoir le même avoir ouvert. S’il a avancé depuis l’affichage de votre page — un collègue l’a émis, ou annulé —, l’étape que vous choisissez est refusée par un message qui vous invite à actualiser la page. Un avoir n’est donc jamais imputé deux fois, et des marchandises réintégrées ne rentrent ni ne ressortent jamais une seconde fois.

Un avoir émis par erreur ? Annulez-le (voir ci-dessus) tant que rien n’a consommé le crédit ni les marchandises réintégrées. Dès que quelque chose l’a fait — un remboursement a tiré dessus, ou les marchandises ont bougé — corrigez l’encours du client par une nouvelle facture, en citant l’avoir erroné dans ses observations.

Les totaux de l’avoir

Retrouver un avoir

La liste Avoirs cherche sur le numéro, et son bouton de filtre la restreint par Motif, Statut, Client, Facture, Devise, une période de Date d’émission ou une fourchette de Total (voir Utiliser les listes).

Points importants

• Chaque avoir doit être rattaché à une facture existante et à un client.
• Les lignes d’avoir ne se modifient que tant que l’avoir est au statut Brouillon.
• Un avoir émis touche immédiatement l’encours du client — relisez-le attentivement avant d’émettre. L’annulation ne reste possible que tant que rien n’a consommé le crédit ni les marchandises réintégrées.
• L’avoir s’impute sur sa facture dans la limite du reste à payer de celle-ci — il ne fera jamais descendre une facture au-dessous de zéro (son Reste à payer s’arrête à 0,00 DA). Si l’avoir dépasse ce que la facture doit encore, l’excédent reste disponible sur l’avoir comme solde restant, qui pourra être remboursé au client plus tard. Un avoir imputé sur une facture déjà réglée (ou pas encore envoyée) conserve toute sa valeur disponible.
• Servez-vous des avoirs plutôt que de supprimer ou de modifier des factures — c’est ce qui préserve une piste d’audit claire.
• Si les marchandises reviennent physiquement, enregistrez-les sur un retour client et laissez le retour établir l’avoir : les marchandises rentrent en stock une seule fois et le crédit correspond à ce qui a été facturé.