Avoirs

Un avoir est un document remis au client qui réduit ce qu’il vous doit. C’est l’inverse d’une facture — la facture fait naître une créance, l’avoir la réduit ou l’annule. L’avoir sert à traiter les retours, les corrections de prix, les marchandises détériorées, et toute situation où un client a droit à un remboursement ou à un ajustement.

Chaque avoir est rattaché à la facture d’origine qu’il corrige. Vous pouvez émettre un avoir total (qui contre-passe toute la facture) ou un avoir partiel (qui ne corrige que certaines lignes ou certains montants).

Notions clés

• Avoir — le document formel qui réduit l’encours d’un client, rattaché à une facture précise.
• Ligne d’avoir — un article de l’avoir, qui renvoie à la ligne de facture d’origine qu’il corrige.
• Avoir partiel — un avoir qui ne porte que sur une partie des articles ou des montants de la facture d’origine.
• Avoir total — un avoir qui contre-passe le montant entier de la facture.

Créer un avoir

Pour établir un nouvel avoir :

1. Ouvrez Ventes > Avoirs dans le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. La page d’un nouvel avoir s’ouvre.
3. Renseignez l’en-tête :
   • Numéro d’avoir — un identifiant unique (par exemple CN-2026-0012).
   • Facture — choisissez la facture d’origine à corriger.
   • Client — le client qui reçoit l’avoir (il doit correspondre à celui de la facture — sinon l’émission est refusée).
   • Motif — la raison de l’avoir (par exemple « Retour », « Erreur de prix », « Détérioration »).
   • Date d’émission — la date d’émission de l’avoir.
   • Devise — la devise (elle doit correspondre à celle de la facture d’origine — sinon l’émission est refusée, puisque l’avoir s’impute directement sur le reste à payer de la facture).
   • Observations — les commentaires visibles par le client.
   • Notes internes — des notes réservées à votre équipe.
4. Cliquez sur Enregistrer. L’avoir est créé au statut Brouillon et vous arrivez sur sa page. Choisir la facture vous renseigne le client et la devise : tous deux doivent lui correspondre, sinon l’émission est refusée.

Gérer les lignes de l’avoir

Une fois l’avoir créé, ajoutez les articles crédités :

1. Ouvrez l’avoir en cliquant sur son numéro dans la liste. Les informations de l’avoir sont à gauche de la page et ses Lignes juste à côté, à droite.
2. Cliquez sur Ajouter pour chaque article, puis double-cliquez sur une cellule pour la modifier :
   • Produit — le produit crédité.
   • Désignation — ce qui est crédité, dans les mots que le client lira.
   • Quantité — la quantité créditée (par exemple 50 unités retournées sur les 200 facturées).
   • Unité — l’unité de mesure.
   • Prix unitaire — le crédit par unité (en général le prix de la facture d’origine).
   • TVA % — le taux applicable (il devrait correspondre à celui de la ligne d’origine).
3. Le Total se calcule tout seul, comme le sous-total, la TVA et le total TTC de l’avoir.

Les lignes ne peuvent être ajoutées ou modifiées que tant que l’avoir est au statut Brouillon.

Le circuit de l’avoir

L’avoir a un cycle de vie court et volontairement simple, à trois statuts :

1. Brouillon

L’avoir est créé mais pas arrêté. Vous pouvez ajouter, modifier ou retirer des lignes. Le brouillon est le seul statut où des changements sont possibles.

2. Émis

Ouvrez l’avoir : le parcours en bas de la page dit où il en est — Brouillon → Émis, les deux étapes d’un avoir qui remplit son office. Émis est l’étape qui attend : cliquez-la pour imputer l’avoir sur la facture d’origine. L’émission réduit le reste à payer de la facture du total de l’avoir et verrouille le contenu de l’avoir — les lignes ne se modifient plus. Survolez une étape déjà franchie : elle indique quand elle l’a été et par qui.

Pour les avoirs au motif Retour et Détérioration, la fenêtre d’émission propose en plus un dépôt de réintégration, facultatif. Choisissez-en un et les marchandises des lignes produit de l’avoir rentrent en stock à ce dépôt dans le même geste :

• Les marchandises retournées reviennent comme stock vendable, immédiatement disponible.
• Les marchandises détériorées sont entrées en stock comme Détérioré — enregistrées et traçables, mais tenues hors de la quantité vendable.

Laissez le dépôt vide pour émettre l’avoir sans toucher au stock (par exemple lorsque les marchandises n’ont jamais été renvoyées). Les avoirs pour erreur de prix, erreur de quantité ou geste commercial ne bougent jamais de stock — ils ne corrigent que l’encours du client.

3. Annulé

L’annulation sort du parcours : elle se prend sur la carte et non sur la route. Cliquez l’étape où se trouve l’avoir et choisissez Annulé. Un brouillon dont on n’a plus besoin se ferme simplement, sans effet.

Un avoir émis peut lui aussi être annulé : c’est la voie de correction d’un avoir émis par erreur. L’annulation défait tout ce que l’émission avait fait : le crédit imputé sur la facture est rendu à son reste à payer (son statut revient en arrière en conséquence, y compris directement à Échu lorsque la date d’échéance est passée), et les marchandises réintégrées à l’émission ressortent du stock. Deux conditions protègent les comptes — l’annulation est refusée si l’une d’elles n’est pas remplie :

• Aucun remboursement n’a tiré sur l’avoir. Si un remboursement a été imputé sur le solde restant de l’avoir, cet argent a déjà bougé ; retirez d’abord l’imputation, ou corrigez le solde par une nouvelle facture.
• Les marchandises réintégrées n’ont pas bougé. Si l’une d’elles a depuis été vendue, déplacée ou régularisée, le stock ne peut pas être repris ; corrigez plutôt par une nouvelle facture.

Un avoir émis par erreur ? Annulez-le (voir ci-dessus) tant que rien n’a consommé le crédit ni les marchandises réintégrées. Dès que quelque chose l’a fait — un remboursement a tiré dessus, ou les marchandises ont bougé — corrigez l’encours du client par une nouvelle facture, en citant l’avoir erroné dans ses observations.

Les totaux de l’avoir

Retrouver un avoir

La liste Avoirs cherche sur le numéro, et son bouton de filtre la restreint par Motif, Statut, Client, Facture, Devise, une période de Date d’émission ou une fourchette de Total (voir Utiliser les listes).

Points importants

• Chaque avoir doit être rattaché à une facture existante et à un client.
• Les lignes d’avoir ne se modifient que tant que l’avoir est au statut Brouillon.
• Un avoir émis touche immédiatement l’encours du client — relisez-le attentivement avant d’émettre. L’annulation ne reste possible que tant que rien n’a consommé le crédit ni les marchandises réintégrées.
• L’avoir s’impute sur sa facture dans la limite du reste à payer de celle-ci — il ne fera jamais descendre une facture au-dessous de zéro (son Reste à payer s’arrête à 0,00 DA). Si l’avoir dépasse ce que la facture doit encore, l’excédent reste disponible sur l’avoir comme solde restant, qui pourra être remboursé au client plus tard. Un avoir imputé sur une facture déjà réglée (ou pas encore envoyée) conserve toute sa valeur disponible.
• Servez-vous des avoirs plutôt que de supprimer ou de modifier des factures — c’est ce qui préserve une piste d’audit claire.
• Si les marchandises reviennent physiquement, entendez-vous avec l’équipe du dépôt pour traiter le retour en même temps que l’avoir.