Un contact est une personne chez un tiers avec qui vous êtes en relation — un commercial, un chargé de compte, un coordinateur logistique, un responsable du support technique. Les contacts sont des fiches informatives qui aident votre équipe à savoir qui joindre chez un tiers, et comment.
À la différence des membres, qui sont des utilisateurs de Beelocity dans votre organisation, les contacts sont des fiches de personnes travaillant dans des entreprises extérieures. Ils n’ont pas de compte Beelocity et ne peuvent pas se connecter — ce sont de simples repères pour votre équipe.
Les champs d’un contact
| Champ | Description |
|---|---|
| Prénom / Nom | Le nom de la personne. |
| Fonction | Son rôle chez le tiers (par exemple « Responsable export », « Directeur des achats », « Chef de dépôt »). |
| Service | La partie de l’organisation du tiers à laquelle elle appartient (par exemple « Ventes », « Logistique », « Comptabilité »). |
| Son adresse électronique pour la correspondance. | |
| Téléphone | La ligne du bureau ou la ligne directe. |
| Mobile | Le numéro de portable, s’il diffère de la ligne du bureau. |
| Principal | Un indicateur qui désigne l’interlocuteur principal du tiers. Quand votre équipe doit joindre le tiers sans savoir qui appeler, elle appelle le contact principal. Le poser retire automatiquement l’indicateur des autres contacts du tiers, de sorte qu’il y a toujours au plus un contact principal. |
| Observations | Un champ libre pour toute information pratique : préférences de communication, disponibilités, langue parlée, contexte de la relation. |
Gérer les contacts
Les contacts se gèrent depuis la page du tiers. Vous pouvez ajouter autant de contacts que nécessaire pour chaque tiers — il n’y a pas de limite.
Conseils
- Chaque tiers devrait avoir au moins un contact principal — c’est la personne que votre équipe joint par défaut. Sans contact principal, elle doit deviner qui appeler, ce qui fait perdre du temps et risque de viser la mauvaise personne.
- Servez-vous de la fonction et du service pour orienter — quand votre équipe a une question de logistique, elle doit joindre le contact logistique et non le commercial. Renseigner les fonctions et les services rend cela possible.
- Désactivez les contacts qui partent plutôt que de les supprimer — cela conserve la trace de qui est intervenu dans les échanges et les opérations passés. Vous l’apprécierez le jour où il faudra retrouver qui a suivi telle affaire ou telle expédition.
- Servez-vous largement du champ observations — les détails pratiques font gagner du temps :
- « Préfère l’e-mail au téléphone »
- « Disponible du dimanche au jeudi, de 9 h à 17 h »
- « Francophone — toute la correspondance en français »
- « Décide pour les commandes au-dessus de 1 000 000 DA »
- « En congé parental jusqu’en avril 2026 — voir Karim à la place »