Demandes d'achat

Une demande d’achat est une demande interne d’acheter des marchandises ou des services. Elle est le point de départ du processus d’achat : elle dit ce qu’il faut, en quelle quantité et pour quand.

Créer une demande

Pour créer une demande d’achat :

1. Allez dans Achats > Demandes d’achat depuis le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. Une nouvelle page de demande s’ouvre, ses lignes à côté du formulaire, encore vides.
3. Renseignez la demande :
   • N° de demande — Un identifiant unique, proposé depuis la série de votre organisation.
   • Service — Le service demandeur ou le centre de coûts.
   • Date de la demande — Le jour où la demande est faite.
   • Date de besoin — Le jour où la marchandise doit être disponible.
   • Priorité — Basse, Normale, Haute ou Urgente.
   • Coût estimé — Un total approximatif, pour le budget.
4. Appuyez sur Ajouter au-dessus des lignes. La demande est enregistrée au statut Brouillon et prend son numéro, qu’un message annonce. Sa première ligne s’ouvre, le curseur dans sa première cellule. S’il manque encore une réponse au formulaire, Ajouter s’arrête sur ce champ, comme le ferait Enregistrer.

Pour enregistrer la demande tout de suite et ajouter ses lignes plus tard, cliquez sur Enregistrer au lieu d’Ajouter (voir Ajouter des lignes avant d’enregistrer).

Gérer les lignes de la demande

Ce que la demande réclame se tient à côté de ses informations, sur la même page, dès l’ouverture d’une nouvelle demande : aucun onglet à ouvrir.

1. Pour revenir à une demande enregistrée, cliquez sur son numéro dans la liste.
2. Cliquez sur Ajouter, puis double-cliquez sur une cellule pour la remplir.
3. Sur chaque ligne, indiquez :
   • Produit — L’article du catalogue, quand il y en a un. Seule une ligne qui nomme un produit ou une déclinaison peut trouver son fournisseur toute seule.
   • Désignation — Ce qu’est l’article.
   • Quantité et Unité — Combien il vous en faut, et en quoi cela se compte : l’une des unités du produit, telles que son onglet Unités les liste.
   • Prix estimé — Le coût unitaire attendu, pour le budget.
   • Date de besoin — Le jour où cette ligne doit être disponible, s’il n’est pas la Date de besoin de la demande. Sinon, laissez-la vide.
4. Ajoutez autant de lignes que nécessaire.

Vous pouvez modifier ou retirer des lignes tant que la demande est au statut Brouillon.

Les demandes que Beelocity ouvre pour vous

Deux mécanismes ouvrent une demande sans que personne ne la saisisse : le calcul des besoins, quand un planificateur y transforme des ordres proposés, et une politique de pièce critique, quand une pièce de rechange passe sous son minimum.

Une telle demande se lit comme celles que vous écrivez, et ses Observations vous sont laissées : Beelocity n’y écrit rien, pas plus que dans celles de ses lignes. Chaque ligne porte le nom du produit acheté — Farine T55 — et, si la ligne vise une variante précise, la référence de la variante suit le nom. C’est ce nom que le bon de commande imprime pour votre fournisseur une fois la demande approuvée : le fournisseur lit ce qu’il doit livrer, jamais une trace de la façon dont le besoin a été repéré.

Un calcul des besoins réunit dans une seule demande des propositions attendues à des jours différents : chaque ligne porte donc sa propre Date de besoin — l’échéance de sa proposition —, et la Date de besoin de la demande est la plus proche d’entre elles, ou aujourd’hui si ce jour est déjà passé.

L’origine de la demande figure sur sa page, à la ligne Origine : Saisie manuelle pour une demande écrite à la main, sinon Calcul des besoins ou Pièce de rechange critique. Ces deux-là sont des liens — Calcul des besoins ouvre le calcul sur son onglet Ordres proposés, où les propositions d’origine apparaissent converties, et Pièce de rechange critique ouvre la politique. Pour ne voir que les demandes ouvertes par un calcul ou une politique, filtrez la liste par Origine.

Le chemin que suit une demande

En haut de la page de la demande court son chemin : Brouillon → En attente d’approbation → Approuvé → Converti. L’étape où elle se trouve est pleine, celles qu’elle a franchies sont cochées, et celle qui vient est un bouton chaque fois que le pas vous revient. Survolez une étape : elle dit quand elle a été atteinte, et par qui.

Cliquer sur l’étape en cours ouvre la carte : tous les statuts, avec une flèche pour chaque passage. C’est là que se choisissent le refus et l’annulation, et un statut que Beelocity pose lui-même porte la mention Automatique.

Soumettre pour approbation

Quand votre demande est prête :

1. Vérifiez qu’elle porte au moins une ligne.
2. Cliquez sur En attente d’approbation sur le chemin, et confirmez.

Approuver ou rejeter

Si vous êtes approbateur :

• Approuvé est l’étape qui vient une fois la demande soumise, et y cliquer demande le dépôt où les bons de commande à venir devront livrer. Toutes les lignes en attente sont approuvées, Beelocity choisit un fournisseur pour chaque ligne au catalogue fournisseur, puis prépare un bon de commande au brouillon par fournisseur, valorisé au prix de la fiche retenue. Seul un fournisseur chez qui vous pouvez réellement commander entre en compte : un fournisseur dont le statut n’est pas Actif est écarté, exactement comme il le serait à l’envoi du bon. Le fournisseur marqué Préféré passe d’abord ; à défaut, c’est le moins cher — au prix que le bon portera vraiment, c’est-à-dire le dernier prix payé quand il y en a un, et le prix convenu sinon. Deux prix ne se comparent que dans une même devise : si la demande porte une devise, le fournisseur qui chiffre dans cette devise passe en premier, et Beelocity ne convertit jamais une devise en une autre pour décider laquelle est la moins chère. Une fiche rattachée à une déclinaison précise l’emporte sur une fiche rattachée au produit entier, et un fournisseur qui n’annonce aucun prix — ou qui annonce zéro, ce qui n’est pas un prix — cède la place à celui qui en annonce un. Chaque bon créé est numéroté automatiquement dans la série des bons de commande de votre organisation (PO-AAAA-NNNNNN) ; et si un fournisseur chiffre certains articles dans une devise et d’autres dans une autre, vous obtenez un bon par devise, de sorte que chaque ligne d’un bon est bien dans la devise de ce bon. Deux sortes de lignes vous reviennent : l’article sans fournisseur chez qui commander, et l’article dont le fournisseur n’annonce aucun prix — Beelocity n’inscrit pas un zéro sur un bon, et l’estimation portée sur la demande est votre propre chiffre pour le budget, pas le prix du fournisseur. Ces lignes restent approuvées et attendent : une fois qu’un catalogue fournisseur les couvre, passez leur commande avec Passer commande (voir Passer les commandes d’une demande approuvée). Quand toutes les lignes ont trouvé fournisseur et prix, la demande passe à Converti ; sinon elle reste Approuvé jusqu’à ce que les autres soient commandées.
• Refuser une seule ligne plutôt que la demande entière : tant que la demande est en attente d’approbation, chaque ligne en attente porte un bouton Refuser, qui demande pourquoi. Le motif s’affiche alors à côté du statut de la ligne, dont les observations restent intactes. Les lignes refusées sont simplement écartées à l’approbation de la demande — les autres se convertissent comme d’habitude.
• Pour refuser la demande entière, ouvrez la carte et choisissez Rejeté. Beelocity demande pourquoi, et affiche le motif sur la demande sous Rejeté ; les Observations de la demande restent telles que leur auteur les a écrites.
• Une demande refusée se reprend avec Rouvrir en brouillon, dans le menu Autres actions. Ses lignes reviennent en attente et les motifs s’effacent : elle peut être corrigée et soumise de nouveau. La carte ne propose pas Brouillon : une demande que le circuit d’approbation renvoie y revient d’elle-même, et rouvrir à la main ne concerne jamais qu’un refus.

L’approbation à plusieurs étapes (facultative)

Si votre administrateur a paramétré un circuit d’approbation des demandes d’achat (sous Approbations → Circuits d’approbation), l’approbation en une étape ci-dessus est verrouillée : cliquer sur Approuvé vous indique que la demande doit passer par le circuit d’approbation. Utilisez Soumettre pour approbation dans le menu Autres actions de la demande — la demande est acheminée vers les approbateurs paramétrés (vous ne pouvez pas approuver votre propre soumission), chaque décision est consignée dans l’onglet Approbations de la demande, et une fois la demande approuvée elle arrive sur Approuvé. De là, cliquez sur Passer commande pour préparer ses bons de commande, avec la fenêtre du dépôt comme d’habitude (voir plus bas).

Sans circuit paramétré, rien ne change — le circuit en une étape ci-dessus est toute l’histoire. Une demande approuvée d’un seul coup passe directement de Brouillon à Approuvé, et son chemin dessine alors En attente d’approbation en grisé : l’étape a été sautée, non franchie.

Passer les commandes d’une demande approuvée

Une demande Approuvé peut encore avoir des lignes qu’aucun bon de commande ne couvre : les lignes qu’une approbation à plusieurs étapes a laissées en attente, et celles pour lesquelles l’approbation n’a trouvé ni fournisseur ni prix. Passer commande les commande.

1. Ouvrez la demande et cliquez sur Passer commande en haut de la page.
2. Choisissez le Dépôt où livrer les commandes, puis cliquez de nouveau sur Passer commande.

Beelocity choisit le fournisseur de chaque ligne exactement comme le fait l’approbation, et prépare un bon de commande au brouillon par fournisseur et par devise. Une ligne qu’aucun fournisseur ne peut encore prendre reste en attente, et un message indique combien de bons ont été préparés et combien de lignes attendent encore. Ajoutez l’article au catalogue d’un fournisseur, puis cliquez de nouveau sur Passer commande. Quand plus aucune ligne n’est à commander, la demande passe à Converti.

Passer les commandes exige l’autorisation d’approuver les demandes d’achat. Quelqu’un d’autre a déjà approuvé la demande : vous pouvez donc passer les commandes d’une demande que vous avez vous-même établie.

Retrouver une demande

La liste Demandes d’achat se cherche par numéro, service ou observations, et son bouton Filtres la restreint par Priorité, Statut, une période de Date de la demande ou de Date de besoin, une plage de Coût, ou — hors des colonnes de la liste — par Demandé par, Origine et Actif (voir Utiliser les listes).

Annuler une demande

Vous pouvez annuler une demande à tout moment avant sa conversion ou son annulation. Ouvrez la carte depuis l’étape en cours et choisissez Annulé pour la retirer.