Hiérarchie et délégations

Ces fonctions servent aux organisations qui ont besoin d’une structure de rattachement formelle et de la faculté de partager temporairement des autorisations entre utilisateurs.

La hiérarchie de l’organisation

Une hiérarchie représente la structure de rattachement de votre organisation sous forme d’arbre. Chaque nœud figure un poste, un service ou une équipe — et les utilisateurs sont affectés à des nœuds pour refléter leur place dans l’organisation.

Exemple de structure

CEO
├── VP Operations
│   ├── Warehouse Manager — Algiers
│   ├── Warehouse Manager — Oran
│   └── Logistics Coordinator
├── VP Finance
│   ├── Head of Accounting
│   └── Financial Controller
└── VP Sales
    ├── Regional Manager — East
    └── Regional Manager — West

Pourquoi une hiérarchie

La hiérarchie sert à plusieurs choses dans le contrôle d’accès de Beelocity :

Mettre la hiérarchie en place

1. Allez dans Paramètres → Hiérarchie pour créer l’arbre.

   • Créez d’abord les nœuds de premier niveau (par exemple « CEO », « VP Operations »).
   • Ajoutez des nœuds enfants sous chaque parent pour dérouler l’arbre.
   • Chaque nœud a un nom, un type facultatif (service, division, équipe, poste) et un nœud parent.
   • Le Chemin et la Profondeur sont renseignés pour vous à partir du parent retenu, et affichés en lecture seule. Vous ne les saisissez jamais. Renommer un nœud, ou le déplacer sous un autre parent, met à jour automatiquement tout ce qui se trouve en dessous.
   • Deux nœuds sous le même parent ne peuvent pas porter des noms qui se ramènent au même chemin — « Région Est » et « région est » se heurtent. Le cas échéant, l’enregistrement est refusé et un nom plus distinctif vous est demandé.
   • Un nœud ne peut pas être déplacé sous l’un de ses propres enfants ; ces choix sont masqués dans le sélecteur de parent.

2. Allez dans Paramètres → Affectations pour placer les utilisateurs dans l’arbre.

   • Affectez chaque utilisateur à un ou plusieurs nœuds.
   • Vous pouvez aussi désigner un utilisateur comme responsable d’un nœud — la personne qui occupe ce poste ou qui dirige cette équipe.
   • Vous ne pouvez pas vous placer vous-même dans l’arbre. Comme être responsable donne la visibilité sur tout ce qui se trouve sous un nœud, s’affecter soi-même serait un moyen d’élargir son propre accès. Quelqu’un d’autre doit le faire : un propriétaire de l’organisation, ou un collègue qui gère les affectations. Les propriétaires en sont dispensés, puisqu’ils voient déjà tout.

Un utilisateur peut être affecté à plusieurs nœuds (par exemple quelqu’un qui dirige deux équipes). Des nœuds sans utilisateur sont parfaitement valables — ils figurent des postes vacants ou des repères d’organisation.

Les délégations

Une délégation est un octroi limité dans le temps, par lequel un utilisateur partage tout ou partie de ses autorisations avec un autre. Voyez-la comme une passation de consignes formelle pour une absence — les autorisations du délégant sont temporairement étendues à quelqu’un d’autre, avec une date de début et une date de fin nettes.

Quand utiliser une délégation

Créer une délégation

1. Allez dans Paramètres → Délégations.
2. Choisissez l’utilisateur destinataire de la délégation — la personne qui recevra les autorisations.
3. Choisissez quelles autorisations partager — vous pouvez déléguer toutes les vôtres ou en retenir une partie.
4. Vous pouvez restreindre la délégation à un nœud hiérarchique précis — cela la limite aux enregistrements de cette partie de l’arbre de l’organisation.
5. Fixez une date de début et une date de fin — la délégation n’est active que sur cette période.
6. Vous pouvez ajouter un motif — pour documenter la raison d’être de la délégation (par exemple « Remplacement du congé parental de Fatima, du 1er au 31 mars »).

Comment fonctionnent les délégations

• L’utilisateur délégataire acquiert les autorisations retenues pour la période fixée, en plus des siennes. Son accès existant n’est pas touché.
• Une fois la date de fin passée, les autorisations déléguées sont révoquées automatiquement — aucun ménage à faire.
• Une révocation anticipée prend effet immédiatement, et elle atteint tout ce qui en découle : si la personne à qui vous avez délégué en a repassé une partie, ces délégations en cascade sont révoquées avec elle.
• La possibilité même de repasser une délégation se règle par la profondeur maximale de subdélégation. Laissez-la à 0 — la valeur par défaut — et le délégataire peut utiliser les autorisations sans les remettre à quiconque. Chaque relais doit être plus petit que le précédent, si bien qu’une chaîne finit toujours.
• Les délégations sont journalisées à des fins d’audit — vous pouvez toujours voir qui a délégué quoi, à qui et quand.

Chaque liste se restreint depuis son bouton de filtre (Utiliser les listes) : les nœuds hiérarchiques par Type, Parent, Actif ou une plage de profondeur ; les affectations par Unité, Utilisateur, Responsable et Actif — « les responsables d’une unité » tient en deux clics ; les délégations par Délégant, Délégataire, Portée, Actif, une plage Valide du / Valide jusqu’au, et par Statut — la même lecture Actif / Révoqué / Expiré / Inactif que la ligne affiche, calculée par le serveur d’après les dates et les indicateurs de l’octroi.

Conseils

• Gardez la hiérarchie simple — représentez votre structure de rattachement réelle, pas un organigramme rêvé. 3 à 5 niveaux de profondeur est la norme. Un arbre trop profond est difficile à tenir et à comprendre.
• Mettez les affectations à jour quand les gens bougent — la hiérarchie n’est utile que si elle colle à la réalité. Quand quelqu’un change d’équipe ou est promu, mettez son affectation à jour.
• Mettez toujours une date de fin aux délégations — une délégation sans terme vide l’exercice de son sens. Même si la date de fin est lointaine, en avoir une garantit que la délégation ne s’éternisera pas.
• Servez-vous du champ motif — dans six mois, « Remplacement du congé de paternité d’Ahmed » sera bien plus utile qu’un octroi de délégation sans explication.