الأدوار والصلاحيات

الصلاحية حقُّ وصول واحد لا يتجزّأ — «يمكنه عرض المنتجات» أو «يمكنه إنشاء أوامر شراء». والدور حزمة مسمّاة من الصلاحيات تُسنِدها إلى المستخدمين. فبدل أن تمنح الصلاحيات واحدةً واحدة لكل شخص، تُنشئ أدواراً تطابق وظائف العمل وتُسنِدها.

ومعنى ذلك أن الشخص الجديد في الفريق يأخذ دوراً فيصير له الوصول الصحيح في الحال. وحين يتغيّر منصب أحدهم في الشركة، تبدّل دوره في بيلوسيتي فتتحدّث صلاحياته في كل مكان دفعةً واحدة.

كيف تُبنى الصلاحيات

كل صلاحية تتبع النمط الوحدة > المورد > الإجراء:

• المخزون > المنتج > العرض — يرى المنتجات.
• المخزون > المنتج > الإنشاء — يضيف منتجات جديدة.
• المشتريات > أمر الشراء > الاعتماد — يعتمد أوامر الشراء.
• التحكم في الوصول > الدور > الإدارة — تحكّم كامل في تعريفات الأدوار.

الإجراءات

الإجراءات تحدّد ما يستطيع المستخدم فعله بالمورد:

الإدارة لا تشمل الاعتماد. فالاعتماد مسؤولية غير التعديل: من يرفع أوامر الشراء ويصحّحها ليس بالضرورة من يوقّع عليها. فإن أردت لدورٍ أن يعتمد، فعلّم الاعتماد صراحةً.

في تبويب الصلاحيات لدورٍ ما، يؤدي تعليم الإدارة إلى تعليم خانات العرض والإنشاء والتعديل والحذف والتصدير للسجلات نفسها وإقفالها، وتحت كل منها مشمولة في «الإدارة»: فالدور يملكها أصلاً. وإن أزلت علامة الإدارة انفتحت من جديد.

والصلاحيات مجموعة بحسب الوحدة في الواجهة، فحين تُعدّ دوراً يمكنك بسرعة أن تمنح كل صلاحيات المخزون، أو كل صلاحيات المشتريات، أو أن تنتقي واحدةً واحدة.

وللأجور عنوانها الخاص. صلاحيات إعداد الأجور وحساب الشهر ودفعه والتصريح به مرتّبة تحت الأجور، بجانب الموارد البشرية التي تضم العمال وعقودهم وعطلهم وساعاتهم. وهناك تقرر من يحق له رؤية الأجور: يمكن لدورٍ أن يمسك سجل العمال دون أي صلاحية من صلاحيات الأجور.

والعطل الرسمية تخص المؤسسة. صلاحياتها مرتّبة تحت المؤسسة، بجانب البلدان، لا تحت الموارد البشرية: فكل قسم يحسب أيام العمل يقرأ العطل الرسمية، والمؤسسة التي لا تستعمل الموارد البشرية تمسكها هي أيضاً (العطل الرسمية). ويبقى الدور المدمج مكلّف بالموارد البشرية حاملاً لها.

الأدوار المدمجة

كل مؤسسة جديدة تبدأ بعشرة أدوار نظامية جاهزة للإسناد. دور المالك يُسنَد لمن أنشأ المؤسسة، والتسعة الأخرى تنتظر أن تُسندها أنت:

وكل دور منها يحمل مسبقاً الصلاحيات التي يحتاجها منصبه، ومنها صلاحيات العرض التي تعتمد عليها شاشاته — فأمين الصندوق يرى المنتجات في الصندوق، ومساعد المبيعات يرى الزبائن في عرض السعر — فيكفي إسناد الدور ليبدأ الشخص عمله.

الدور المدمج يتكلّم لغتك. اسمه وتفاصيله من التطبيق نفسه: فالشاشة بالعربية تعرض أمين الصندوق ومسؤول المبيعات، والشاشة بالفرنسية Caissier وResponsable des ventes، وكل من في المؤسسة يقرؤها باللغة التي اختارها — أيّاً كانت اللغة التي أُنشئت بها المؤسسة.

والدور المدمج معلَّم نظامي في القائمة. يمكنك أن تفتحه لتقرأ ما يمنحه، وأن تغيّر الأولوية، وأن توقفه عبر نشط، ولكن لا يمكنك تغيير اسمه ولا إعادة كتابة تفاصيله ولا حذفه — لا وحده ولا ضمن تحديد. وإن كان فريقك يسمّي المنصب باسم آخر، أو يحتاج مزيجاً آخر من الصلاحيات، فأنشئ له دوراً خاصاً.

أما كل دور آخر — «مشرف مستودع» أو «رئيس الفرن» أو ما يحتاجه فريقك — فهو لك تنشئه من الإعدادات ← الأدوار.

الأدوار الخاصة

في قائمة الأدوار، نظامي = لا في لوحة التصفية يعطيك أدوارك الخاصة وحدها؛ وتقبل اللوحة كذلك نشط ومجال الأولوية (التعامل مع القوائم).

أنشئ أدواراً خاصة تطابق طريقة عمل مؤسستك فعلاً:

1. اذهب إلى الإعدادات ← الأدوار وانقر إضافة.
2. أعطه اسماً (مثل «مشرف المستودع») وبياناً اختيارياً يبيّن ما هذا الدور من أجله.
3. احفظ. فيصير للدور لسان الصلاحيات بجانب بياناته.
4. افتح ذلك اللسان وعلّم ما يحقّ للدور فعله. والصلاحيات مجموعة بحسب الوحدة: افتح وحدةً لترى مواردها وإجراءاتها، وعلّمها واحدة واحدة، أو استعمل منح الكل وسحب الكل للوحدة كاملة. وكل علامة تسري فور وضعها — فلا شيء آخر يُحفظ.

ولا حدّ لعدد الأدوار الخاصة التي يمكنك إنشاؤها.

تصميم أدوار جيدة

بضع إرشادات لبناء بنية أدوار تحتمل النمو:

• سمِّ الأدوار بأسماء الوظائف لا بأسماء الأشخاص — «مشرف المستودع» خير من «دور أحمد»، لأنه يبقى ذا معنى مع تبدّل الناس.
• ابدأ ضيّقاً ثم وسّع — منح صلاحيات إضافية لاحقاً أسهل من اكتشاف أن أحدهم كان يملك أكثر مما ينبغي. ابدأ بالحدّ الأدنى الذي يحتاجه الدور وزِد عليه إن قال المستخدمون إنهم لا يستطيعون شيئاً.
• تجنّب دوراً لكل شخص — إن كان لكل مستخدم دوره الخاص فقد أعدتَ فعلياً بناء الصلاحيات فرداً فرداً وفقدت فائدة الأدوار. استهدف من 5 إلى 15 دوراً لمؤسسة متوسطة الحجم.
• استعمل أسماء واصفة — «مراقب الجودة» يقول لك بالضبط ما هذا الدور من أجله. أما «الدور 3» فلا يقول شيئاً.
• أدرِج القوائم التي تختار منها صفحاته — حقول الصفحة تختار من أنواع أخرى من السجلات: الطلبية تسمّي مورّدها ومستودعها، وأسطر البرنامج التقديري للاستيراد وحدة قياسها. امنح الدور العرض على كل منها أيضاً. ومن دون ذلك يقول الحقل ليست لديك الصلاحية لعرض هذه القائمة ولا يعرض شيئاً. والأدوار المدمجة تحملها من قبل.

إسناد الأدوار إلى الأعضاء

1. اذهب إلى الإعدادات ← الأعضاء.
2. جِد المستخدم وانقر لتعدّل إسنادات أدواره.
3. أسنِد دوراً واحداً أو أكثر.
4. يمكنك اختيارياً أن تضبط تاريخَي صالح من وصالح حتى لتجعل الإسناد مؤقتاً — وهو مفيد لتغطية شخص في عطلة، أو لمنح وصول أوسع لمشروع، أو لاستقبال موظف جديد بوصول تدريبي محدود المدة.

ويمكن للمستخدم أن يحمل عدة أدوار في الوقت نفسه. وصلاحياته الفعلية هي مجموع كل تلك الأدوار.

الصلاحيات الفعلية

الصلاحيات الفعلية للمستخدم هي اتحاد كل إسنادات أدواره النشطة. فإن منح الدور «أ» «عرض المنتجات» ومنح الدور «ب» «إنشاء المنتجات»، استطاع المستخدم الاثنين معاً.

ولا حاجة إلى حسم تعارض على مستوى الأدوار — فالصلاحيات تراكمية بحتة. والدور لا يمكنه إلا أن يمنح وصولاً، ولا يمكنه أبداً أن يمنعه. فإن احتجت إلى تقييد شيء يسمح به دور، فذلك ما جاءت من أجله السياسات.

الاطّلاع على الصلاحيات الفعلية

لتعرف ما يستطيع شخص فعله، افتح أحد إسناداته من الإعدادات ← الأعضاء وانتقل إلى لسان الصلاحيات الفعلية. فهو يجيب عن السؤال مباشرةً بدل أن يترك لك جمع أدواره بيدك — انظر الأعضاء.

تذكّر: الأدوار ليست إلا الطبقة الأولى. فحتى لو منح دورٌ صلاحيةً، يمكن أن تضيّقها بعد ذلك السياسات أو قواعد الوصول إلى السجلات أو قواعد الحقول.