يومية المخزون سجل لا يُمحى ولا يُكتب فيه إلا بالإضافة، يحمل كل تغيّر وقع على مخزون مؤسستك. اعدَّها دفتر يومية مخزونك: ما كُتب فيها قيد لا يُعدَّل ولا يُحذف.
ما تسجّله اليومية
كلما اكتملت حركة مخزون، كُتبت قيود تحمل:
| الحقل | البيان |
|---|---|
| الاتجاه | هل القيد دخول إلى مكان أم خروج منه. |
| المنتج / المتغيّر | ما الصنف المعني. |
| المستودع / موقع التخزين | أين وقع التغيّر. |
| الدفعة | الدفعة المعنية إن وُجدت. |
| الكمية | كم وحدة تحرّكت. |
| الكمية السابقة | ما كان في ذلك المكان قبل هذا التغيّر. |
| الكمية الجديدة | ما صار فيه بعده. |
| نوع المرجع | ما الذي سبّب التغيّر (أمر شراء، أو طلب زبون، أو تحويل، أو تسوية، وغيرها). |
| المستند | أيّها بعينه، برقمه هو — افتح القيد وانقره لتقرأ الورقة نفسها. |
| القيمة | ما كان يساويه القيد يوم رُحّل — كميته بتكلفة ذلك اليوم. |
لماذا تهمّ اليومية
تعطيك يومية المخزون:
- أثراً كاملاً للتدقيق — كل تغيّر متتبَّع، بصورة واضحة لما قبله وما بعده.
- مسؤولية معروفة — كل قيد يحمل من كان وراء التغيّر.
- دقة مالية — قيمة كل قيد تدخل في تقييم المخزون.
- فضّاً للنزاع — إن ظهر فرق، قالت اليومية ما جرى بالضبط ومتى ولماذا.
استعمال اليومية
انتقل إلى اليومية في القائمة الجانبية تحت المخزون. تعرض اليومية القيود من الأحدث إلى الأقدم.
التصفية
استعمل خانة البحث لتجد القيود باسم المنتج أو مرجعه، أو برمز المستودع أو اسمه، أو برمز موقع التخزين أو اسمه، أو برقم الدفعة. ويضيّق زر التصفية بجانبها الدفتر (التعامل مع القوائم)؛ وما يمكن التضييق به:
- التاريخ — مدى من / إلى.
- الاتجاه — الدخول وحده أو الخروج وحده.
- نوع المرجع — القيود المتعلقة بأوامر الشراء، أو التحويلات، أو التسويات، أو البيع في الصندوق، أو الصرف على الصيانة، وهكذا — كل نوع مستند يحرّك المخزون.
- المستودع — قيود مستودع بعينه.
- الكمية، والكمية السابقة، والكمية الجديدة — حدّ أدنى وحدّ أقصى.
- المنتج، والمتغيّر، وموقع التخزين، والدفعة — تاريخ صنف واحد كلّه، وإن لم تكن هذه الأعمدة معروضة في الجدول (فهي في صفحة كل قيد).
قراءة قيد
كل قيد في اليومية يحكي قصة. مثال:
الاتجاه: دخول | الكمية: 500 | السابقة: 1.200 | الجديدة: 1.700 | المرجع: أمر شراء — PO-0042
يعني هذا القيد أن 500 وحدة استُلمت (قيد دخول) في مكان كان يحمل 1.200 وحدة، فصار المجموع 1.700. وسبّب التغيّرَ أمرُ الشراء PO-0042، ونقر ذلك الرقم في القيد يفتح الأمر — وهكذا تنتقل من رقم تشكّ فيه إلى الورقة التي أنتجته. ويظهر المرجع نفسه على حركة المخزون التي ينتمي إليها القيد.
ولا يظهر مستند على القيد في حالتين، وكلتاهما عادية: مستوى مخزون صحّحه أحد بيده ولا ورقة وراءه، ومستند لا يُؤذن لك بفتحه — ويبقى القيد يقول أيّ صنف من الورق كان.
مهم: يومية المخزون للقراءة فقط. لا تنشئ قيداً ولا تعدّله ولا تحذفه — بل تُكتب القيود من تلقائها متى اكتملت حركات المخزون.