حركات المخزون

حركة المخزون تسجّل أيّ تغيّر في المخزون — بضاعة تدخل مستودعاً، أو تخرج منه، أو تنتقل داخله. وكلما تغيّر مكان البضاعة المادي أو حالها، حملت حركة مخزون تفاصيل ذلك.

أنواع الحركة

لكل حركة نوع مرجع يقول لماذا يتحرّك المخزون:

حياة الحركة

تمرّ كل حركة على تدرّج في الحالات:

DRAFT --> PENDING --> IN PROGRESS --> COMPLETED
                                  \-> CANCELLED

وتتقدّم الحركة بأزرار أعلى صفحتها — إرسال ومباشرة وإتمام وترك الحركة — ويسأل كل زرّ منها التأكيد قبل أن يعمل، لأن إتمام الحركة يكتب في المخزون ولأن الترك لا يُستدرك. ولا يُعرض إلا زرّ الخطوة التي بلغتها الحركة فعلاً.

إيجاد الحركات

تعرض قائمة الحركات المعاملات من الأحدث إلى الأقدم. استعمل خانة البحث لتجد الصفوف برمز مستودع المصدر أو الوجهة أو باسمه، أو بالملاحظات المكتوبة على الحركة. ويضيّق زر التصفية بجانبها بـالنوع (كل نوع مستند يحرّك المخزون، بما فيه الصندوق والصيانة)، أو الحالة، أو مستودع المصدر أو الوجهة، أو مدى التاريخ (التعامل مع القوائم).

الورقة وراء الحركة

نوع المرجع يقول أيّ صنف من الورق سبّب الحركة. أما المرجع بجانبه فيقول أيّها بعينه — أمر الشراء، أو التحويل، أو مرتجع الزبون — بالرقم المطبوع عليه.

اخترْه من القائمة وأنت تكتب الحركة. ولا تعرض القائمة إلا المستندات من النوع الذي اخترته، فتغيير النوع يمسح المرجع ويعرض قائمة جديدة؛ وهذا مقصود، وهو ما يمنع حركةً أن تدّعي أن سند تحويل مرتجعُ زبون.

ومتى حُفظ، صار المرجع رابطاً. انقره ليُفتح المستند، وهو أسرع جواب عن سؤال «لماذا تحرّك هذا المخزون؟» دون أن تغادر الحركة. ويظهر الرابط نفسه على كل قيد كتبته الحركة في يومية المخزون.

وحالتان لا يظهر فيهما مرجع، وكلتاهما عادية:

• حركة كُتبت باليد، لا ورقة وراءها. اترك المرجع فارغاً.
• مستند لا يُؤذن لك بفتحه. فالحركة التي سبّبها بيع تبقى تقول إنها جاءت من طلب زبون؛ أما رقم الطلب فلا يُعرض إلا لمن يجوز له أن يرى طلبات الزبائن.

إنشاء حركة

1. انتقل إلى الحركات في القائمة الجانبية تحت المخزون وانقر إضافة.
2. اختر نوع المرجع الذي تُصنَّف به هذه الحركة.
3. اختر المرجع — المستند الذي جاءت منه الحركة — أو اتركه فارغاً لحركة كُتبت باليد.
4. اختر مستودع المصدر (من حيث تخرج البضاعة) و/أو مستودع الوجهة (إلى حيث تصل). ولا بدّ من واحد منهما على الأقل.
5. اضبط تاريخ الحركة.
6. أضف ما تشاء من ملاحظات.
7. احفظ الحركة في حالة مسودة. بياناتها في جانب من الصفحة وسطورها إلى جانبها؛ أضف سطراً لكل صنف، ثم انقلها في حالاتها كلما تقدّمت الحركة المادية.

ملاحظة: للتحويل بين المستودعات، انظر في استعمال سندات التحويل بدلاً من هذا، فهي تحمل متابعة نقل إضافية (طريقة الشحن، ورقم التتبع، والوصول المتوقّع).

سطور الحركة

تقع السطور إلى جانب بيانات الحركة، وتُكتب ما دامت مسودة. سطر لكل منتج أو متغيّر يتحرّك، ويحمل:

• المنتج أو المتغيّر المتحرّك.
• موقعَي التخزين في المصدر والوجهة (داخل المستودعين).
• الكمية المتحرّكة ووحدة قياسها.
• مراجع اختيارية إلى الدفعة والرقم التسلسلي للتتبّع.
• تكلفة الوحدة للمتابعة المالية.

كيف تمسّ الحركات المخزون

متى بلغت الحركة حالة مكتمل:

• نقصت كميات المخزون في موقع المصدر.
• زادت كميات المخزون في موقع الوجهة.
• كُتب سجل دائم في يومية المخزون للتدقيق.

أما الحركات في حالة مسودة أو قيد الانتظار أو ملغى فلا تمسّ مستويات المخزون.