حركات المخزون

حركة المخزون تسجّل أيّ تغيّر في المخزون — بضاعة تدخل مستودعاً، أو تخرج منه، أو تنتقل داخله. وكلما تغيّر مكان البضاعة المادي أو حالها، حملت حركة مخزون تفاصيل ذلك.

أنواع الحركة

لكل حركة نوع مرجع يقول لماذا يتحرّك المخزون:

حياة الحركة

تمرّ كل حركة على تدرّج في الحالات:

DRAFT --> PENDING --> IN PROGRESS --> COMPLETED
                                  \-> CANCELLED

وتتقدّم الحركة بأزرار أعلى صفحتها — إرسال ومباشرة وإتمام وترك الحركة — ويسأل كل زرّ منها التأكيد قبل أن يعمل، لأن إتمام الحركة يكتب في المخزون ولأن الترك لا يُستدرك. ولا يُعرض إلا زرّ الخطوة التي بلغتها الحركة فعلاً.

إيجاد الحركات

تعرض قائمة الحركات المعاملات من الأحدث إلى الأقدم. استعمل خانة البحث لتجد الصفوف برقم المستند الذي سبّبها — تذكرة صندوق، أو سند تسليم، أو أمر شراء أو سند الاستلام الخاص به — أو برمز مستودع المصدر أو الوجهة أو باسمه، أو بالملاحظات التي كتبها أحد على الحركة. ويضيّق زر التصفية بجانبها بـالنوع (كل نوع مستند يحرّك المخزون، بما فيه الصندوق والصيانة)، أو الحالة، أو مستودع المصدر أو الوجهة، أو مدى التاريخ (التعامل مع القوائم).

الورقة وراء الحركة

نوع المرجع يقول أيّ صنف من الورق سبّب الحركة. أما المرجع بجانبه فيقول أيّها بعينه — أمر الشراء، أو التحويل، أو مرتجع الزبون — بالرقم المطبوع عليه.

اخترْه من القائمة وأنت تكتب الحركة. ولا تعرض القائمة إلا المستندات من النوع الذي اخترته، فتغيير النوع يمسح المرجع ويعرض قائمة جديدة؛ وهذا مقصود، وهو ما يمنع حركةً أن تدّعي أن سند تحويل مرتجعُ زبون.

ومتى حُفظ، صار المرجع رابطاً. انقره ليُفتح المستند، وهو أسرع جواب عن سؤال «لماذا تحرّك هذا المخزون؟» دون أن تغادر الحركة. ويظهر الرابط نفسه على كل قيد كتبته الحركة في يومية المخزون.

وحالتان لا يظهر فيهما مرجع، وكلتاهما عادية:

• حركة كُتبت باليد، لا ورقة وراءها. اترك المرجع فارغاً.
• مستند لا يُؤذن لك بفتحه. فالحركة التي سبّبها بيع تبقى تقول إنها جاءت من طلب زبون؛ أما رقم الطلب فلا يُعرض إلا لمن يجوز له أن يرى طلبات الزبائن. وكتابة هذا الرقم في خانة البحث تجد الحركة مع ذلك، لكن صفحتها لا تُظهره.

والحركة التي يكتبها البرنامج عن مستند — بيع في الصندوق، أو تسليم، أو سند استلام، أو تحويل — لا تحمل ملاحظات: فالمرجع يقول أيّ مستند هو، بلغتك، وتبقى الملاحظات لما يكتبه الناس. ويظهر في صفحتها سطران آخران حين لا يكفي المرجع وحده ليقول ما جرى:

• الصنف — عكس الحركة حين تعكس الحركة حركة سابقة على المستند نفسه: سند تسليم أُلغي يُعيد بضاعته إلى المخزون، وتحويل أُلغي في الطريق يُرجعها إلى المستودع الذي غادرته، وسند استلام أو إشعار دائن أُلغي يُخرج بضاعته من جديد. وللرقم التسلسلي يقول إن كانت قطعة معيبة أو قطعة مُباعة.
• سند الاستلام — على حركة مرتبطة بأمر شراء، سند الاستلام الذي أدخل البضاعة (أو أخرجها). فقد يصل الأمر الواحد على عدة سندات، والأمر وحده لا يقول أيّها.

إنشاء حركة

1. انتقل إلى المخزون ← الحركات — فتُفتح الصفحة على تبويب الحركات — وانقر إضافة.
2. اختر نوع المرجع الذي تُصنَّف به هذه الحركة.
3. اختر المرجع — المستند الذي جاءت منه الحركة — أو اتركه فارغاً لحركة كُتبت باليد.
4. اختر مستودع المصدر (من حيث تخرج البضاعة) و/أو مستودع الوجهة (إلى حيث تصل). والمرجع الذي لا يحرّك البضاعة إلا في اتجاه واحد لا يطلب إلا ذلك الجانب: فأمر الشراء أو الإنتاج لا يُدخلان البضاعة إلا إدخالاً، والبيع والتسليم والاستهلاك والإتلاف والبيع في الصندوق لا تُخرجها إلا إخراجاً. ولا بدّ من مستودع واحد على الأقل. ورفوف كل سطر تتبع ذلك: فالجانب الذي لا مستودع له لا رفّ فيه.
5. اضبط تاريخ الحركة.
6. أضف ما تشاء من ملاحظات.
7. انقر إضافة فوق السطور، بجانب البيانات. فتُحفظ الحركة في حالة مسودة ويُفتح سطرها الأول (إضافة السطور قبل الحفظ)؛ أضف سطراً لكل صنف، ثم انقلها في حالاتها كلما تقدّمت الحركة المادية. وإن أردت إضافة السطور لاحقاً، فانقر حفظ بدلاً من ذلك.

ملاحظة: للتحويل بين المستودعات، انظر في استعمال سندات التحويل بدلاً من هذا، فهي تحمل متابعة نقل إضافية (طريقة الشحن، ورقم التتبع، والوصول المتوقّع).

سطور الحركة

تقع السطور إلى جانب بيانات الحركة، وتُكتب ما دامت مسودة. سطر لكل منتج أو متغيّر يتحرّك، ويحمل:

• المنتج أو المتغيّر المتحرّك.
• موقعَي التخزين في المصدر والوجهة (داخل المستودعين).
• الكمية المتحرّكة ووحدة قياسها.
• مراجع اختيارية إلى الدفعة والرقم التسلسلي للتتبّع. ودفعة السطر دائماً دفعة من منتجه، ورقمه التسلسلي رقمٌ من أرقام متغيّره، ولا يُقترح غيرها: فإن حمل السطر دفعة رُفض تغيير منتجه إلى منتج آخر. والقطعة التي تُتتبَّع برقم تسلسلي تُظهر الرقم التسلسلي على السطر، وكتابة هذا الرقم في خانة البحث في السطور تجد السطر. أما في قائمة الحركات فالرقم التسلسلي يجد الحركة التي سجّلت القطعة معيبة، أو أعادتها إلى الرفّ، أو باعتها دون طلب زبون؛ والقطعة المُباعة على طلب زبون تُوجد هناك برقم الطلب.
• تكلفة الوحدة للمتابعة المالية.

كيف تمسّ الحركات المخزون

متى بلغت الحركة حالة مكتمل:

• نقصت كميات المخزون في موقع المصدر دفعةً دفعة. والسطر الذي لا يسمّي دفعة يأخذ المخزون الأقرب انتهاءً ثم الأقدم، ولا يأخذ أبداً مخزوناً حجزه مستند آخر.
• زادت كميات المخزون في موقع الوجهة، بالدفعات نفسها التي غادرت المصدر.
• كُتب سجل دائم في يومية المخزون للتدقيق: قيد لكل دفعة انتقلت، في كل جانب. وتبقى الكمية السابقة والكمية الجديدة فارغتين في هذه القيود، فكمية القيد واتجاهه يقولان التغيّر.

وكل ما تكتبه الحركة يُقيَّم بـتكلفة الوحدة التي أدخلتها على سطرها — قيود اليومية، والمخزون الواصل إلى الوجهة. والسطر الذي بلا تكلفة وحدة ينقل البضاعة بلا قيمة.

وإن لم يكفِ المصدر لسطر، رُفض الإتمام ولم يتحرّك شيء: تبقى الحركة قيد التنفيذ، وتذكر الرسالة ما عند المصدر مقابل ما يطلبه السطر. خفّض كمية هذا السطر، أو انتظر وصول البضاعة إلى المصدر.

أما الحركات في حالة مسودة أو قيد الانتظار أو ملغى فلا تمسّ مستويات المخزون.