وحدة المبيعات تدير وجه نشاطك المتّجه إلى الزبون — من إعداد عروض الأسعار إلى الطلبات المؤكدة. وهي تقدّم مسارات عمل منظَّمة تضمن أن يُراجَع عرض السعر ويُعتمد ثم يتحوّل إلى طلب قابل للتنفيذ، مع أثر تدقيق واضح.
أهم ما تقدّمه
- عروض الأسعار — أنشئ عروضاً مفصّلة لزبائنك، وأدر دورة التفاوض (الإرسال والقبول والرفض والمراجعة)، وحوّل العرض المقبول إلى طلب زبون.
- طلبات الزبائن — أدر الطلبات المؤكدة الواردة من الزبائن عبر دورة كاملة من الطلب إلى التلبية، بما فيها مسارات الاعتماد الداخلية وتتبّع التسليم وإقفال الطلب.
- سندات التسليم — تتبّع خروج البضاعة الفعلي من مستودعك إلى الزبون، وأدر التجهيز والتغليف والشحن وتأكيد التسليم.
- الفواتير — أصدر فاتورة بما سُلّم من طلبات، وتابع ما على كل زبون (مدفوع، مدفوع جزئياً، متأخر السداد)، وسجّل ما يصلك من مدفوعات على كل فاتورة.
- الإشعارات الدائنة — خفّض ما على الزبون بعد مرتجع أو خطأ في السعر أو بضاعة تالفة؛ والإشعار الصادر يُخصم مباشرة من رصيد فاتورته.
وكل واحدة من هذه الوثائق يمكن إنتاجها ملفاً بالإنجليزية أو الفرنسية أو العربية — انظر طباعة الوثائق ومشاركتها.
مسار البيع
المسار المعتاد يمرّ بهذه الخطوات:
- يُنشئ أحد أفراد فريق البيع عرض سعر يُدرج فيه ما يُعرض على الزبون من عناصر وأسعار.
- يُراجَع العرض داخلياً ثم يُرسَل إلى الزبون للنظر فيه.
- يدرس الزبون العرض فإمّا يقبله، أو يطلب تعديلات (فتُنشأ مراجعة)، أو يرفضه.
- متى قُبل العرض حُوِّل إلى طلب زبون، فيصير التزاماً ملزماً.
- يُرسَل الطلب للاعتماد إن لزم (مراقبة الائتمان، الإذن بالمبالغ الكبيرة، وما شابه).
- بعد الاعتماد يُؤكَّد الطلب مع الزبون وينتقل إلى التلبية — تُجهَّز البضاعة وتُغلَّف وتُشحن من المستودع.
- تُفوتَر الكميات المشحونة — والفاتورة تتابع ما على الزبون حتى يُسدَّد كاملاً (أو يُعدَّل بإشعار دائن).
التنقل
افتح المبيعات من القائمة الجانبية. تُفتح الوحدة على ما ينتظر (أدناه)، وتعرض القائمة وثائق البيع بالترتيب الذي يمرّ به البيع:
- عروض الأسعار — عروض الأسعار بسطورها ومراجعاتها ودورة حياتها
- طلبات الزبائن — الطلبات المؤكَّدة بسطورها واعتماداتها وتقدّم تلبيتها
- سندات التسليم — الشحنات الصادرة، من التجهيز إلى التسليم
- مرتجعات المبيعات — البضاعة التي يعيدها الزبون، تُستلم إلى المخزون
- الفواتير — ما يدين به كل زبون، بحالة السداد وتتبّع التأخر
- الإشعارات الدائنة — الإشعارات الدائنة الصادرة على الفواتير
ويجمع الإعداد، في آخر القائمة، ما تُسعَّر به مبيعاتك.
ما ينتظر
يُظهر فتح المبيعات العمل الذي ينتظر أحداً، في أربع قوائم. كل سطر يفتح السجل الذي يُنجز فيه العمل، وتُقرأ القوائم من جديد في كل مرة تفتح فيها الصفحة.
| القائمة | ما تعرضه | ما يجب فعله |
|---|---|---|
| عروض أسعار توشك أن تنتهي | عروض الأسعار المرسلة التي آخر يوم لصلاحيتها اليوم أو في الأيام الستة التالية، الأقرب أولاً | الاتصال بالزبون قبل أن ينتهي العرض، أو تركه ينتهي |
| طلبات يجب تسليمها | الطلبات المؤكَّدة التي لم تُسلَّم كلها بعد، بحسب الموعد الموعود به الزبون، وتُوسم متأخر متى فات ذلك الموعد | فتح الطلب وإنشاء سند تسليمه |
| سندات تسليم يجب فوترتها | سندات التسليم التي شُحنت وما زال فيها ما يُفوتر، الأقدم أولاً | فتح السند وإنشاء فاتورته من إجراءات أخرى |
| فواتير متأخرة السداد | الفواتير التي لم تُسدَّد بعد مرور تاريخ استحقاقها، الأقدم أولاً، مع ما بقي مستحقاً | متابعة الدفع، وتسجيله عند وصوله |
تعرض كل قائمة خمسة سطور وعددها الإجمالي، ويفتح عرض الكل القائمة كاملة على الاختيار نفسه. وليس لـسندات تسليم يجب فوترتها ذلك، لأن سندات التسليم لا تُصفّى بما بقي فيها للفوترة. وفوق القوائم أزرار تبدأ وثائق الأسبوع المعتادة: عرض سعر جديد وطلب زبون جديد وفاتورة جديدة. والأرقام الرئيسية فوق الأزرار، ورقم فواتير متأخرة السداد يعدّ بالضبط الفواتير التي تعرضها قائمتها. ولا ترى إلّا القوائم والأزرار التي يسمح لك دورك بفتحها.
إعداد الوحدة
الإعداد صفحة واحدة لما تضبطه مرة وتعود إليه حين تتغيّر الأسعار. فيها تبويب واحد:
| التبويب | ما يضمّه |
|---|---|
| قوائم الأسعار | أسعار عروضك وطلباتك، حسب السوق أو فئة الزبائن أو العملة أو الموسم — انظر التسعير وقوائم الأسعار |
يحتفظ التبويب بالعنوان الذي كان لقوائم الأسعار، فالإشارة المرجعية إليها تفتحه دائماً. وإن كان دورك لا يسمح لك برؤية قوائم الأسعار، فلن يظهر الإعداد في قائمتك.