تهيئة مسارات الاعتماد

مسارات الاعتماد هي ما يقرّر أي الوثائق تحتاج اعتماداً ومن عليه أن يوقّع. تضبطها مرة واحدة في شاشة الإعدادات ← مسارات الاعتماد، فتُوجَّه بعدها كل وثيقة منطبقة تلقائياً.

وتحتاج صلاحية مسارات الاعتماد لفتح هذه الشاشة. ودورا المالك والمسؤول المدمجان يتضمنانها. أما الأدوار المخصصة فتُمنح إياها من الإعدادات ← الأدوار.

ما الذي يحدّده المسار

للمسار ثلاثة أجزاء:

• نوع الوثيقة — صنف الوثيقة الذي يراجعه. واليوم: أمر شراء، وطلب الزبون، وتسوية المخزون، والدفع (لضبط المقبوضات والمدفوعات الكبيرة — انظر اعتماد المدفوعات الكبيرة).
• شرط الانطباق — القاعدة التي تقرّر هل ينطبق هذا المسار على هذه الوثيقة. والفراغ ينطبق على كل شيء؛ وتبنيه من شرط أو أكثر مربوطة بـ«و» أو «أو» أو النفي.
• سلسلة خطوات — القائمة المرتَّبة بالمعتمِدين الذين يجب أن يوقّعوا قبل أن تستقر الوثيقة.

وحين يرسل مستخدم وثيقة، يقيّم بيلوسيتي شرط الانطباق في كل مسار نشط على الوثيقة، ويختار أعلى المسارات المنطبقة أولويةً (أي أصغرها رقم أولوية)، ويشغّل خطواته بالترتيب.

إنشاء مسار

1. اذهب إلى الإعدادات ← مسارات الاعتماد.

2. انقر إضافة.

3. املأ الأساسيات:

   • الاسم — مثلاً «أوامر الشراء الكبيرة فوق 5 ملايين دج».
   • نوع الوثيقة — اختر الوثيقة التي يعتمدها هذا المسار.
   • الأولوية — الأصغر يسبق. استعمل 100 للمسار الجامع، و10 للمسارات الأخصّ التي تسبق الجامع.
   • مهلة الاستجابة الافتراضية (بالساعات) — تُطبَّق على كل خطوة بلا مهلة خاصة بها. والفراغ يعني بلا تصعيد.
   • نشط — اتركه مؤشَّراً. وارفع التأشير لسحب مسار من الخدمة دون فقدان تاريخه.
   • الاعتماد التلقائي عند غياب الخطوات — المسار المنطبق الذي لا خطوات فيه يعتمد الوثيقة في الحين. مفيد لقاعدة «دون هذه العتبة، لا مراجعة بشرية».

4. ابنِ شرط الانطباق في مُنشئ القواعد.

5. انقر حفظ. فتعود إلى المسار، ويظهر في القائمة.

إشارة — ابدأ بمسار جامع. كل نوع وثيقة يحتاج مساراً واحداً على الأقل شرطه فارغ (فينطبق على كل شيء). وإلا رُفضت عند الإرسال الوثائق التي لا ينطبق عليها شيء. والنمط الشائع: مسار جامع بأولوية 100 ومعتمِد افتراضي واحد، مع مسارات أخصّ بأولوية 10 للمبالغ الكبيرة أو المتعاملين ذوي المخاطر.

مُنشئ القواعد

تُبنى القاعدة من أسطر شروط تربطها أداة ربط:

• كلٌّ مما يلي (و) — يجب أن ينطبق كل شرط.
• أيٌّ مما يلي (أو) — يكفي أن ينطبق شرط واحد على الأقل.
• لا شيء مما يلي (نفي) — يلفّ شرطاً واحداً أو مجموعة فرعية ويعكسه.

ولكل سطر ثلاثة أجزاء:

والمقارنات كلمات، في كل اللغات، وليست علامات أبداً. فعلامات المقارنة تنقلب جهتها حين تُقرأ الصفحة من اليمين إلى اليسار، فتقول القاعدة الواحدة عكس نفسها بالعربية. أما المقارنتان اللتان «بصرف النظر عن الإشارة» فتقيسان حجم المبلغ دون النظر إلى كونه موجباً أو سالباً — وذلك مفيد في تسوية المخزون، حيث يستحق النقص والزيادة كلاهما المراجعة.

والمتعاملون يُبحث عنهم، ولا يُعرضون كقائمة. فسجل المتعاملين لا حدّ له، ولذلك يبحث الحقل عمّا تكتبه بدل تحميل السجل كله في الصفحة. ويكفي حرفان أو ثلاثة من الاسم أو الرمز؛ تصل النتائج شاشةً شاشة، ويحتفظ المتعامل المسجَّل في قاعدة قائمة باسمه، سواء ظهر بين النتائج المعروضة أو لم يظهر.

ويمكنك إدراج مجموعة داخل مجموعة بالنقر على إضافة مجموعة داخل مجموعة قائمة. استعمل ذلك لتركيبات مثل «أمر شراء فوق مليون و (المستودع W1 أو المستودع W2)». وتُعرض القاعدة النهائية كما ستُطبَّق حيّةً أسفل المُنشئ، فتتحقق من شكلها قبل الحفظ.

أمثلة

«أوامر الشراء التي تبلغ 5.000.000 دج فأكثر»:

• كلٌّ مما يلي (و)، سطر واحد: المبلغ الإجمالي لا يقل عن 5000000.

«طلبات الزبائن الموجَّهة إلى زبون استراتيجي أو التي تفوق 10 ملايين»:

• أيٌّ مما يلي (أو)، سطران:
  • الزبون واحد من [Acme، Globex] (أو من هم زبائنك الاستراتيجيون).
  • المبلغ الإجمالي أكبر من 10000000.

«تسويات التلف التي تفوق 100.000 دج بالقيمة المطلقة»:

• كلٌّ مما يلي (و)، سطران:
  • نوع التسوية يساوي تلف.
  • أثر التكلفة الإجمالي لا يقل عن، بصرف النظر عن الإشارة 100000.

إضافة الخطوات

افتح مساراً من القائمة لترى صفحته. وشبكة الخطوات أسفل ترويسة المسار. انقر إضافة خطوة لتضيف معتمِداً.

ولكل خطوة:

• المستوى — التسلسل (1، 2، 3، …). وتجري الخطوات بترتيب المستوى.
• نوع المعتمِد — ثلاثة خيارات:
  • مستخدم بعينه — اختر عضواً واحداً من المؤسسة. والقائمة لا تضمّ سوى زملائك في المؤسسة، ومع كل اسم بريده الإلكتروني، حتى لا يلتبس زميلان يحملان الاسم نفسه.
  • كل من يحمل دوراً — يستطيع الاعتماد كلُّ من يحمل الدور المسمّى. والأسبق إلى التصرف يفوز.
  • مسؤول مقدّم الطلب (بارتفاع كذا مستوى) — فـ+1 هو المسؤول المباشر، و+2 مسؤول المسؤول، وهكذا. ويُستخرج من هيكلك التنظيمي وقت الإرسال.
• مهلة الاستجابة (بالساعات) — تتجاوز القيمة الافتراضية للمسار في هذه الخطوة.
• التصعيد — ما يقع إن انقضت المهلة بلا قرار. الخيارات الثلاثة نفسها للمعتمِد، مع «بلا تصعيد» (فيبقى الطلب قيد الانتظار لا أكثر).
• ملاحظات — نص حر يُعرض على المسؤولين؛ ولا يراه المعتمِدون.

ويمكن تعديل الخطوات أو حذفها في أي وقت. والتغييرات لا تمسّ إلا الإرسالات القادمة — أما الطلبات التي في الطريق فتحتفظ بالسلسلة التي أُسندت إليها وقت الإرسال.

أنماط شائعة

اعتماد على مستويين بحسب المبلغ

• المسار «أ» — أولوية 10، وشرطه المبلغ الإجمالي لا يقل عن 5000000، وخطوتان: مسؤول المصلحة ← المدير المالي.
• المسار «ب» — أولوية 100، وشرطه فارغ (جامع)، وخطوة واحدة: مسؤول المصلحة.

اعتماد تلقائي دون عتبة

• المسار «ج» — أولوية 50، وشرطه أقل من، بصرف النظر عن الإشارة 5000 على أثر التكلفة الإجمالي (في التسويات)، وبلا خطوات، مع تفعيل الاعتماد التلقائي عند غياب الخطوات. فتُعتمد التسويات الصغيرة تلقائياً؛ وما عداها يسقط إلى مسارات أعلى أولوية.

طلبات الزبائن الخاضعة لفحص الائتمان

• المسار «د» — أولوية 10، وشرطه تجاوز سقف ائتمان الزبون (تعبير مسمّى يقارن رصيد الزبون المستحق زائدَ هذا الطلب بسقف ائتمانه)، وخطوة واحدة موجَّهة إلى دور credit_controller.

وتضيّق قائمة مسارات الاعتماد بـزر التصفية بـالوثيقة أو نشط أو الاعتماد التلقائي، أو بمجال الأولوية أو مهلة الاستجابة — و«المسارات النشطة للمدفوعات» اختياران لا أكثر (التعامل مع القوائم). وتُصفّى تبويبة الخطوات في المسار بـالنوع (مستخدم أو دور أو الهيكل التنظيمي) أو بالمستوى أو بمهلة الاستجابة.

تعديل المسارات وسحبها من الخدمة

• التعديل — انقر اسم المسار (أو استعمل إجراء تعديل في السطر). والتغييرات تنطبق على الإرسالات الجديدة؛ أما الطلبات التي في الطريق فلا تتأثر.
• السحب من الخدمة — ارفع تأشير نشط في نموذج المسار. فالمسارات غير النشطة تُتجاوز عند المطابقة لكن تاريخها محفوظ. وفضّل هذا على الحذف.
• الحذف — لا يكون إلا إن لم يُستعمل المسار قط. فحذف مسار له طلبات نشطة أو تاريخية قد يقطع أثر التدقيق.

ما يراه المستخدمون النهائيون

متى ضُبط المسار، لا يحتاج من يرسل الوثائق ولا من يعتمدها أن يعرف بوجود هذه التهيئة أصلاً. فهم يستعملون شاشات الوثائق (أوامر الشراء، وطلبات الزبائن، والتسويات، والمقبوضات والمدفوعات) وصندوق واردهم. والمسار يجري بينهم دون أن يُرى.