تسويات المخزون

تسوية المخزون تصحّح الفرق بين ما تقوله دفاترك وما هو موجود فعلاً في مستودعك. والتسويات جزء عادي من عمل المستودع — بها يُحسب التلف، والعجز غير المبرَّر (بالفرنسية: démarque inconnue)، وخطأ العدّ، وانتهاء الصلاحية، وسائر ما يقع في الواقع.

أنواع التسوية

يُصنَّف كل تصحيح بسبب إجرائه:

حياة التسوية

تمرّ التسوية على مسار اعتماد حتى تُعرف المسؤولية:

DRAFT --> PENDING APPROVAL --> APPROVED --> POSTED
                           \-> CANCELLED

والطريق في أسفل صفحة التسوية يعرض هذه الخطوات الأربع: ما مضى منها معلَّم، والخطوة التي بلغتها التسوية ممتلئة، والتالية زرّ — فلا خطوة من هذه الخطوات تمشي وحدها. ضع المؤشر على خطوة لترى متى بُلغت وعلى يد من. أما النقر على الخطوة الحالية فيفتح الخريطة: كل الحالات، وسهم لكل انتقال، وما تستطيع بلوغه من هنا قابل للنقر. وملغى يتفرّع من الخطوة التي غادرتها التسوية، ولا شيء بعد مُرحَّل: فمتى تحرّك المخزون صار الخطأ يُصحَّح بتسوية ثانية لا برجوع إلى الوراء.

إنشاء تسوية

1. انتقل إلى التسويات في القائمة الجانبية تحت المخزون وانقر إضافة.
2. املأ:
   • رقم التسوية — مرجع فريد (مثل ADJ-2026-001).
   • المستودع — المستودع الذي تخصّه التسوية.
   • نوع التسوية — سبب التصحيح (تلف، أو عجز، أو جرد دوري، أو غيرها).
   • تاريخ التسوية — تاريخ التصحيح.
   • رقم المرجع — مرجع خارجي اختياري.
   • السبب — بيان لماذا لزم هذا التصحيح.
3. احفظ التسوية في حالة مسودة. بياناتها في جانب من الصفحة وسطورها إلى جانبها.
4. أضف سطراً لكل صنف يُصحَّح، ثم سلّمها للاعتماد متى كانت جاهزة.

تبحث قائمة التسويات بالرقم أو المرجع أو السبب، ويضيّقها زر التصفية بـنوع التسوية، أو الحالة — المسوّدات التي لم تُسلَّم بعد، أو ما ينتظر الاعتماد — أو المستودع، أو مدى تاريخ التسوية، أو نطاق السطور أو أثر التكلفة (انظر التعامل مع القوائم).

سطور التسوية

تقع السطور إلى جانب بيانات التسوية، وتُكتب ما دامت مسودة. سطر لكل صنف يُصحَّح:

• المتوقّع — ما تقوله الدفاتر إنه ينبغي أن يكون لديك.
• المُحصى — ما عُدّ أو شوهد فعلاً.
• الفرق — الفرق بينهما (يُحسب من تلقائه).
• نسبة الفرق — كم ابتعد العدّ عمّا كان متوقّعاً.
• رمز السبب — سبب خاص بفرق هذا السطر بعينه.
• أثر التكلفة — ما يساويه التصحيح كلّه.

مسار الاعتماد

تحتاج التسويات إلى اعتماد قبل أن تمسّ مستويات المخزون. وهذا يمنع التغيير دون إذن ويبني سلسلة مسؤولية:

1. يكتب عامل المستودع التسوية وينقر في انتظار الاعتماد، وهي الخطوة التالية على الطريق أسفل الصفحة. ويختار المسارُ المضبوط مَن يعتمدها — فلا حاجة إلى تسميتهم باليد.
2. يصل القرار إلى صندوق الوارد عند من أُسند إليه، فينظر في التسوية وسطورها والسبب المكتوب.
3. وله أن يعتمد، أو يرفض (بسبب إلزامي)، أو يفوّض القرار إلى مستخدم آخر.
4. ومتى وقّع كل من يلزم توقيعه، كانت مُرحَّل آخر خطوة على الطريق: نقرها يغيّر مستويات المخزون ويكتب قيداً دائماً في يومية المخزون.

وتبقى سلسلة القرارات كلّها على التسوية — بما فيها كل رفض وسببه — للتدقيق.

نصيحة: للتسويات الكبيرة (فوق 50.000 دج مثلاً) اضبط مساراً بمرحلة اعتماد ثانية. فمسارات الاعتماد تسلك طرقاً مختلفة بحسب المبالغ، فتنال التصحيحات الثقيلة تدقيقاً إضافياً من تلقائها.