تسويات المخزون

تسوية المخزون تصحّح الفرق بين ما تقوله دفاترك وما هو موجود فعلاً في مستودعك. والتسويات جزء عادي من عمل المستودع — بها يُحسب التلف، والعجز غير المبرَّر (بالفرنسية: démarque inconnue)، وخطأ العدّ، وانتهاء الصلاحية، وسائر ما يقع في الواقع.

أنواع التسوية

يُصنَّف كل تصحيح بسبب إجرائه:

حياة التسوية

تمرّ التسوية على مسار اعتماد حتى تُعرف المسؤولية:

DRAFT --> PENDING APPROVAL --> APPROVED --> POSTED
                           \-> CANCELLED

والطريق في أعلى صفحة التسوية يعرض هذه الخطوات الأربع: ما مضى منها معلَّم، والخطوة التي بلغتها التسوية ممتلئة، والتالية زرّ — فلا خطوة من هذه الخطوات تمشي وحدها. ضع المؤشر على خطوة لترى متى بُلغت وعلى يد من. أما النقر على الخطوة الحالية فيفتح الخريطة: كل الحالات، وسهم لكل انتقال، وما تستطيع بلوغه من هنا قابل للنقر. وملغى يتفرّع من الخطوة التي غادرتها التسوية، ولا شيء بعد مُرحَّل: فمتى تحرّك المخزون صار الخطأ يُصحَّح بتسوية ثانية لا برجوع إلى الوراء.

إنشاء تسوية

1. انتقل إلى التسويات في القائمة الجانبية تحت المخزون وانقر إضافة.
2. املأ:
   • رقم التسوية — مرجع فريد (مثل ADJ-2026-001).
   • المستودع — المستودع الذي تخصّه التسوية.
   • نوع التسوية — سبب التصحيح (تلف، أو عجز، أو جرد دوري، أو غيرها).
   • تاريخ التسوية — تاريخ التصحيح.
   • رقم المرجع — مرجع خارجي اختياري.
   • السبب — بيان لماذا لزم هذا التصحيح.
3. انقر إضافة فوق السطور، بجانب البيانات. فتُحفظ التسوية في حالة مسودة برقمها، ويُفتح سطرها الأول (إضافة السطور قبل الحفظ). وإن أردت إضافة السطور لاحقاً، فانقر حفظ بدلاً من ذلك.
4. أضف سطراً لكل صنف يُصحَّح، ثم سلّمها للاعتماد متى كانت جاهزة.

تبحث قائمة التسويات بالرقم أو المرجع أو السبب، ويضيّقها زر التصفية بـنوع التسوية، أو الحالة — المسوّدات التي لم تُسلَّم بعد، أو ما ينتظر الاعتماد — أو المستودع، أو مدى تاريخ التسوية، أو نطاق السطور أو أثر التكلفة (انظر التعامل مع القوائم).

سطور التسوية

تقع السطور إلى جانب بيانات التسوية، وتُكتب ما دامت مسودة. سطر لكل صنف يُصحَّح:

• حالة المخزون — أيّ مخزون يصحّحه السطر: متاح، أو موضوع جانباً في الحجر أو تالف أو منتهي الصلاحية. ويبدأ السطر الجديد على متاح.
• المتوقّع — ما تقوله الدفاتر إنه ينبغي أن يكون لديك.
• الفعلية — ما عُدّ أو شوهد فعلاً.
• الفرق — ما وُجد ناقص ما قالته الدفاتر: تحت الصفر يأخذ من المخزون، وفوقه يضيف إليه. يُملأ تلقائياً من المتوقّع والفعلية عند حفظ السطر، وهو ما يطبّقه الترحيل.
• تكلفة الوحدة — للمخزون الموجود، ما تساويه الوحدة. أما على سطر يأخذ من المخزون فلا تُكتب: يكتب الترحيل ما كلّفه ذلك المخزون، ويعرضه السطر بعد الترحيل.
• السبب — سبب خاص بفرق هذا السطر بعينه.
• أثر التكلفة — ما يساويه السطر، ويُكتب عند الترحيل. وتحت الصفر يعني أن المستودع خسر قيمة.

يأخذ الترحيل المخزونَ دفعةً دفعة، الأقرب انتهاءً أولاً، من حالة المخزون المكتوبة على السطر — فيكفي منتج وحالة، ولو كان المنتج محفوظاً في دفعات عدّة. والمخزون المأخوذ يُقوَّم بما كلّف، دفعةً دفعة؛ والموجود بتكلفة الوحدة التي كتبتها.

والسطر المحفوظ قبل أن يصير الفرق يُملأ تلقائياً قد يقول شيئاً في الفرق وشيئاً آخر في عدّيه. فيرفضه الترحيل برسالة تذكر الأرقام الثلاثة: صحّح العدّ الخاطئ واحفظ السطر، فيتبعه الفرق.

شطب المخزون المنتهي الصلاحية أو التالف أو المحجور

المخزون الذي فسد أو انكسر أو رُفض في فحص الجودة يبقى في الدفاتر — بعيداً عمّا تستطيع بيعه — حتى تشطبه. والشطب تسويةٌ تذكر سطورها الحالة التي يُحفظ فيها ذلك المخزون.

1. افتح التسويات وانقر إضافة. اختر المستودع، ومنتهي الصلاحية أو تلف نوعاً.
2. في السطور انقر إضافة: فتُحفظ التسوية مسودةً ويُفتح سطرها الأول. اختر المنتج، ثم اجعل حالة المخزون منتهي الصلاحية أو تالف أو الحجر — الحالة التي يظهر بها المخزون في مستويات المخزون.
3. اكتب ما تقوله الدفاتر (المتوقّع)، وما يبقى فعلاً (الفعلية — صفر في الغالب)، والوحدة. ويُملأ الفرق تلقائياً، تحت الصفر.
4. انقر في انتظار الاعتماد، واحصل على الاعتماد، ثم انقر مُرحَّل.

ينزل سطر المخزون إلى ما أبقيت، وتكتب يومية المخزون سطراً لكل دفعة أُخذت، ويقول أثر التكلفة على التسوية كم كان يساوي الشطب.

المخزون الموعود لطلبية يبقى. إن كان جزء من ذلك المخزون محجوزاً لطلبية زبون، رُفض الترحيل برسالة تقول كم في الرصيد، وكم منه محجوز، وكم أردت أن تأخذ. ويزول الحجز حين تُشحن الطلبية أو تُلغى؛ وإلى ذلك الحين لا تشطب إلا الحرّ منه.

مسار الاعتماد

تحتاج التسويات إلى اعتماد قبل أن تمسّ مستويات المخزون. وهذا يمنع التغيير دون إذن ويبني سلسلة مسؤولية:

1. يكتب عامل المستودع التسوية وينقر في انتظار الاعتماد، وهي الخطوة التالية على الطريق أعلى الصفحة. ويختار المسارُ المضبوط مَن يعتمدها — فلا حاجة إلى تسميتهم باليد.
2. يصل القرار إلى صندوق الوارد عند من أُسند إليه، فينظر في التسوية وسطورها والسبب المكتوب.
3. وله أن يعتمد، أو يرفض (بسبب إلزامي)، أو يفوّض القرار إلى مستخدم آخر.
4. ومتى وقّع كل من يلزم توقيعه، كانت مُرحَّل آخر خطوة على الطريق: نقرها يغيّر مستويات المخزون ويكتب قيداً دائماً في يومية المخزون.

وتبقى سلسلة القرارات كلّها على التسوية — بما فيها كل رفض وسببه — للتدقيق.

نصيحة: للتسويات الكبيرة (فوق 50.000 دج مثلاً) اضبط مساراً بمرحلة اعتماد ثانية. فمسارات الاعتماد تسلك طرقاً مختلفة بحسب المبالغ، فتنال التصحيحات الثقيلة تدقيقاً إضافياً من تلقائها.