مستويات المخزون

مستويات المخزون تريك بالضبط كم عندك من كل منتج، وأين هو، وفي أيّ حال. وهي الشاشة المركزية لمتابعة مخزونك لحظة بلحظة.

كميات المخزون

كل سطر مخزون يخصّ تركيبة بعينها من منتج (أو متغيّر) ومستودع وموقع تخزين ودفعة وحالة. والسطر إما لمنتج وإما لأحد متغيّراته، لا للاثنين معاً: تختار في الاستمارة المنتج ثم المتغيّر، ولا يُطلب المتغيّر إلا إذا كان للمنتج متغيّرات. ولكل تركيبة ثلاث كميات:

كل منتج يُحسب بوحدة واحدة

مخزون المنتج يُحسب بوحدة واحدة هي وحدة المخزون: الوحدة التي يُحسب بها مخزونه أصلاً، وإلا الوحدة المعلَّمة المخزون في تبويب الوحدات للمنتج، وإلا وحدة أول استلام له. والمستند الذي يحرّك المنتج بوحدة أخرى يُحوَّل من تلقائه قبل أن يبلغ مستوى المخزون: استلام صندوقين من ماء يُحسب بالقارورة يضيف 48 قارورة، وبيع 500 غرام من مخزون يُحسب بالكيلوغرام يخصم 0,5 كيلوغرام. وتسجّل يومية المخزون ما بلغ المخزون، بوحدة المخزون، ويحتفظ المستند بالرقم الذي كتبته بوحدته (وحدات القياس).

وإذا تعذّر تحويل الوحدة، رُفض المستند قبل أن يتحرّك شيء. وسطر المخزون يحتفظ بالوحدة التي أُنشئ بها: فلكي تحسب المنتج بوحدة أخرى، انقل المخزون بدل تغيير وحدة السطر.

حالات المخزون

لكل سطر مخزون حالة تقول في أيّ حال الأصناف:

الاطّلاع على مستويات المخزون

انتقل إلى المخزون ← وضعية المخزون في القائمة الجانبية؛ فتُفتح الصفحة على تبويب مستويات المخزون. ترى جدولاً بكل سطور المخزون في مؤسستك، وفيه المستودع، والرصيد الفعلي، والمحجوز والمتاح، ووحدة القياس، والحالة.

استعمل خانة البحث لتجد الصفوف باسم المنتج أو مرجعه، أو برمز المستودع أو اسمه، أو برمز موقع التخزين أو اسمه، أو برقم الدفعة. ويضيّق زر التصفية بجانبها بـالحالة، أو إلى منتج أو مستودع بعينه، أو بنطاق الرصيد الفعلي أو محجوز أو متاح — و«المتاح تحت 10» حدّ أقصى واحد — وكذلك، وإن لم يكن أيٌّ منهما عموداً في الجدول، بـنشط أو بمدى تاريخ انتهاء الصلاحية (التعامل مع القوائم).

دفعات المخزون

الدفعة تجمع أصنافاً استُلمت معاً أو خرجت من تصنيع واحد. ومتابعة الدفعات لا غنى عنها في:

• التتبّع — إن ظهر خلل في الجودة، تبعت كل صنف من الدفعة نفسها.
• متابعة الصلاحية — الدفعات تحمل تواريخ انتهاء الصلاحية، فيصير التجهيز بالأقرب انتهاءً أولاً ممكناً.
• مسؤولية المورّد — كل دفعة تحمل من سلّمها وعلى أيّ أمر شراء.

حقول الدفعة

إدارة الدفعات

انتقل إلى المخزون ← وضعية المخزون وتبويب الدفعات. ومن هنا لك أن:

• تطّلع على كل الدفعات بجودتها وتواريخها.
• تنشئ دفعات بيدك (وتُنشأ الدفعات كذلك من تلقائها متى استُلمت بضاعة على أمر شراء — انظر أدناه).
• تستعمل زر التصفية بجانب خانة البحث لتعرض الدفعات بـالجودة (قيد الانتظار، أو قيد المراجعة، أو معتمد، أو مرفوض) أو لتخفي غير النشطة منها.
• تستعمل الإجراءات السريعة على صفّ كل دفعة لتدير جودتها:
  • اعتماد — يعلّم دفعةً في الانتظار أو قيد المراجعة أنها نجحت في فحص الجودة.
  • رفض — يعلّم دفعةً في الانتظار أو قيد المراجعة أنها رسبت فيه.
  • إرسال إلى الفحص — ينقل دفعةً في الانتظار إلى المراجعة لفحص مفصّل.
• تعدّل بيانات أي دفعة (التواريخ، والمورّد، والملاحظات) بإجراء تعديل.
• تحذف الدفعات التي لم تعد إليها حاجة.

إنشاء الدفعات من تلقائها

متى اكتمل سند استلام (أي دخلت أصناف من أمر شراء إلى مستودع)، أُنشئت دفعة مخزون لكل سطر مستلَم من تلقائها. وهذه الدفعات:

• تأخذ رقماً مبنياً على رقم سند الاستلام وعلى ترتيب السطر فيه: أول سطر في السند GR-2026-000041 يدخل الدفعة LOT-GR-2026-000041-01، والثاني LOT-GR-2026-000041-02، على ترتيب السطور في السند. والسطر المرفوض كله لا دفعة له لكنه يحتفظ بترتيبه، فيدلّ رقم الدفعة دائماً على سطرها في السند.
• تبدأ بجودة معتمد: فقد فُحصت البضاعة عند عدّها في سند الاستلام، ولا يدخل المخزون إلا ما قُبل منها، أما المرفوض فلا يدخله.
• تُربط بالمورّد وأمر الشراء المذكورَين في سند الاستلام.
• تُربط بكميات المخزون وحركاته التي نشأت عند الاستلام.

ويمكنك أن تغيّر رقم الدفعة بعد ذلك — إلى رقم الدفعة المطبوع على كيس المورّد مثلاً. ورقم الدفعة لا يُستعمل إلا مرة واحدة في مؤسستك، فإذا كانت دفعة أخرى قد أخذت الرقم الذي سيعطيه سند الاستلام لدفعته، لم يكتمل السند حتى تغيّر رقم تلك الدفعة.

والإجراءان السريعان اعتماد ورفض للدفعات التي ما تزال قيد الانتظار أو قيد المراجعة، كدفعة تنشئها بيدك وتبقيها في انتظار الفحص. ولا يُعدّ جاهزاً للبيع أو الاستعمال إلا ما اعتُمد.

الأرقام التسلسلية

للأصناف الثمينة أو الخاضعة لتنظيم، يعطيك تتبّع الأرقام التسلسلية تتبّعاً قطعةً قطعة. وكل رقم تسلسلي يدلّ على قطعة مادية واحدة ويحمل حالته الخاصة.

حالات الرقم التسلسلي

متابعة الضمان

لكل رقم تسلسلي أن يحمل، إن شئت:

• استُلمت في — متى اشتُريت القطعة أو استُلمت أول مرة.
• نهاية الضمان — متى ينتهي ضمان الصانع أو البائع.

وهذه البيانات تفيد في التعامل مع مطالبات الضمان والمرتجعات.

إدارة الأرقام التسلسلية

انتقل إلى المخزون ← وضعية المخزون وتبويب الأرقام التسلسلية. ولك أن:

• تطّلع على كل القطع المرقّمة بحالتها ومكانها.
• تستعمل زر التصفية بجانب خانة البحث لتعرض الأرقام التسلسلية بـالحالة (في المخزون، أو محجوز، أو مُباع، أو المُرجَع، أو معيب، أو مُستهلَك) أو لتخفي غير النشطة منها.
• تبحث بالرقم التسلسلي لتصل إلى قطعة بعينها بسرعة.
• تستعمل الإجراءات السريعة على صفّ كل رقم تسلسلي لتدير حياته:
  • تعليمها مباعة — يعلّم قطعة في المخزون أو محجوزة أنها بيعت. ويمسح مستودعها وموقعها ويعدّل كميات المخزون.
  • حجز — يحجز قطعة في المخزون لطلبية. ويحدّث حجوزات كمية المخزون.
  • تعليمها عائدة — يعلّم قطعة مباعة أنها عادت، جاهزةً للفحص.
  • تعليمها معطوبة — يسم قطعة في المخزون أو عائدة بأنها معيبة. وينشئ تسوية مخزون ويرفعها من المخزون المتاح.
  • إعادتها إلى الرفّ — يعيد قطعة محجوزة أو عائدة إلى حالة في المخزون، فتصير متاحة من جديد.

تنبيهات انخفاض المخزون

تنبيهات انخفاض المخزون تخبرك متى نزل مخزون منتج تحت حدّ تضعه، فتتجنّب النفاد وتحافظ على مستويات معقولة.

ضبط التنبيه

كل تنبيه يحدّد:

نطاق التنبيه

يمكن ضبط التنبيهات على درجات من الدقة:

• على مستوى المنتج — ينطلق حين ينزل مجموع مخزون المنتج في المستودعات كلّها تحت الحدّ.
• على مستوى المتغيّر — ينطلق لمتغيّر بعينه من المنتج.
• على مستوى المستودع — ينطلق حين ينزل المخزون في مستودع بعينه تحت الحدّ.
• مجتمعة — ولك أن تضبط تنبيهاً لمنتج بعينه في مستودع بعينه، وهو أدقّ ما يكون.

إدارة التنبيهات

انتقل إلى المخزون ← الإعداد وتبويب تنبيهات انخفاض المخزون. ولك أن:

• تنشئ تنبيهات لأيّ تركيبة من منتج ومتغيّر ومستودع.
• تشعل التنبيهات أو تطفئها واحداً واحداً دون حذفها.
• تضع حدوداً مختلفة لمنتجات مختلفة بحسب نمط الطلب عليها ومهل مورّديها.

نصيحة: ابدأ بوضع تنبيهات لأكثر منتجاتك بيعاً. وقاعدة تقريبية لحدّ إعادة الطلب: متوسط البيع اليومي × مهلة التموين بالأيام + مخزون الأمان.