سندات التحويل

سند التحويل نقل مخطَّط للمخزون من مستودع إلى آخر. وهو، بخلاف حركة المخزون العامة، يحمل متابعة النقل — طريقة الشحن، وأرقام التتبع، والوصول المتوقّع — فيصلح لإدارة الشحن بين المستودعات.

حياة سند التحويل

يمرّ سند التحويل بمراحل تحاكي ما يجري مادياً في نقل البضاعة بين المستودعات:

DRAFT --> PICKING --> IN TRANSIT --> RECEIVING --> COMPLETED
                                              \-> CANCELLED

والطريق في أعلى صفحة التحويل يعرض هذه الخطوات الخمس: ما مضى منها معلَّم، والخطوة التي بلغها التحويل ممتلئة، والتالية زرّ — فلا خطوة من هذه الخطوات تمشي وحدها. ضع المؤشر على خطوة لترى متى بُلغت وعلى يد من. أما النقر على الخطوة الحالية فيفتح الخريطة: كل الحالات، وسهم لكل انتقال، وما تستطيع بلوغه من هنا قابل للنقر. وملغى يتفرّع من الخطوة التي غادرها التحويل.

إنشاء سند تحويل

1. انتقل إلى التحويلات في القائمة الجانبية تحت المخزون وانقر إضافة.
2. املأ:
   • رقم التحويل — تجده مملوءاً بالرقم التالي في سلسلة تحويلات مؤسستك (مثل TO-2026-000001، ويعود إلى 000001 في بداية كل سنة). غيّره إن احتجت، فيكفي أن يكون فريداً.
   • مستودع المصدر — من حيث تأتي البضاعة.
   • مستودع الوجهة — إلى حيث تذهب (ولا بدّ أن يكون غير المصدر).
   • المغادرة المتوقّعة — متى تتوقّع أن تغادر الحمولة.
   • الوصول المتوقّع — متى تتوقّع أن تصل، في يوم المغادرة المتوقّعة أو بعده.
   • طريقة الشحن — كيف تُنقل البضاعة (شاحنة المؤسسة، أو ناقل، أو شحن).
   • رقم التتبع — مرجع الناقل لهذه الحمولة، إن وُجد.
3. انقر إضافة فوق السطور، بجانب البيانات. فيُحفظ سند التحويل في حالة مسودة برقمه، ويُفتح سطره الأول؛ وهذا السطر، وكل سطر بعده، يُحفظ وحده وأنت تملؤه (إضافة السطور قبل الحفظ). وإن أردت إضافة السطور لاحقاً، فانقر حفظ بدلاً من ذلك.

إيجاد سندات التحويل

استعمل خانة البحث في قائمة التحويلات لتجد سنداً برقم التحويل، أو برقم التتبع، أو بالملاحظات. ويضيّق زر التصفية بجانبها بـالحالة — ما هو في الطريق، وما اكتمل — أو بمستودع المصدر أو الوجهة، أو بنافذة المغادرة أو الوصول المتوقّعة (التعامل مع القوائم).

متابعة النقل

يتابع سند التحويل أربعة أوقات:

ومقابلة المتوقّع بالفعلي تكشف التأخّر وتحسّن تخطيط النقل مع الوقت.

سطور التحويل

تقع السطور إلى جانب بيانات التحويل، وتُكتب ما دام مسودة. وهي تعدّ الأصناف المنقولة:

• المنتج أو المتغيّر المنقول. يثبت متى بدأ التجهيز، والسطر الذي يحمل دفعة يبقى على منتج تخصّه تلك الدفعة.
• موقعا التخزين في المصدر والوجهة داخل المستودعين.
• الكمية المطلوبة — كم صنفاً ينبغي أن يُنقل.
• الكمية المجهَّزة — كم أُخرج من المصدر. تُملأ عند بدء التجهيز. فإذا شُحن التحويل ثبتت الكمية المجهَّزة والوحدة وموقع المصدر كما هي: فهي ما غادر المستودع.
• الكمية المستلَمة — كم دخل عند الوجهة. تُملأ عند الاستلام، ولا يمكن أن تزيد على ما شُحن.

والسطر الذي لا يسمّي دفعة يُشحن من مخزون المصدر الأقرب انتهاءً ثم الأقدم، وتستلم الوجهة الدفعات نفسها بالكلفة نفسها — فتُتتبَّع الدفعة من الرفّ الذي غادرته إلى الرفّ الذي بلغته.

حين لا يكفي ما عند المصدر

إن طلب سطر أكثر مما هو حرّ في مستودع المصدر، رُفض نقل التحويل إلى قيد النقل ولم يخرج شيء: يبقى التحويل في التجهيز. وتذكر الرسالة المتاح في مستودع المصدر مقابل ما يطلبه السطر — مثل المتاح في مستودع المصدر 50 فقط، والسطر يطلب 60. والمخزون الموعود لطلب زبون مؤكَّد لا يُحسب متاحاً. انتظر وصول البضاعة إلى مستودع المصدر ثم اشحن من جديد، أو ألغِ التحويل واكتب تحويلاً جديداً بما هو موجود.

والفروق بين المجهَّز والمستلَم (كتلف في الطريق أو خطأ في العدّ) تُؤشَّر من تلقائها عند إتمام التحويل: يُبلَّغ عن كل سطر معنيّ بنقصه، ويبقى الضائع ظاهراً في يومية المخزون فرقاً بين ما غادر المصدر وما وصل الوجهة.

نصيحة: لتجد كل التحويلات بين المستودعين نفسيهما، صفِّ القائمة بـمستودع المصدر ومستودع الوجهة بدل أن تكتب الطريق في الرقم: هكذا يبقى كل تحويل في السلسلة المتتابعة نفسها (TO-2026-000041، TO-2026-000042…) وتُقرأ القائمة بترتيب إنشائها.