وحدات القياس

وحدة القياس تقول بأيّ شيء يُقاس المنتج — بالوزن، أو الطول، أو الحجم، أو العدد، أو أيّ بُعد آخر. والوحدات تجري في بيلوسيتي كلّه: متابعة المخزون، والشراء، والبيع، والشحن، كلّها تعبّر عن الكميات بالوحدات.

وضبط الوحدات مهمّ لأن المنتج الواحد كثيراً ما يُقاس على وجوه مختلفة في مواضع مختلفة. فقد تشتري الدقيق من المورّد في أكياس من 50 كيلوغراماً، وتتابعه في مستودعك بالكيلوغرام، وتبيعه لزبائنك في أكياس من كيلوغرام واحد، وتشحنه على منصات — ويتكفّل بيلوسيتي بالتحويل كلّه، ما دمت قد عرّفت الوحدات ومعاملات التحويل الصحيحة.

فئات الوحدات

كل وحدة تنتمي إلى فئة تحدّد بُعدها — أي الكمية الفيزيائية التي تقيسها. والوحدات في الفئة الواحدة يُحوَّل بينها؛ أما وحدات فئتين مختلفتين فلا (لا يُحوَّل الكيلوغرام إلى متر).

الوحدات العامة ووحدات المؤسسة

يقدّم بيلوسيتي مستويين من الوحدات:

الوحدات العامة

تأتي مع البرنامج مجموعة قياسية من الوحدات المترية والإنجليزية متاحة لكل المؤسسات. وهي تغطّي أشيع القياسات (المتر، والكيلوغرام، واللتر، والقطعة، وغيرها) وهي للقراءة فقط — لا تُعدَّل ولا تُحذف، فيبقى معناها واحداً في المنصة كلّها. وأسماؤها من كلام بيلوسيتي نفسه، فتُكتب باللغة التي تقرأ بها التطبيق؛ أما الوحدة التي تضيفها أنت فنصُّك أنت، وتظهر كما كتبتها تماماً.

وحدات المؤسسة

لك أن تنشئ وحدات مخصّصة على مقاس قطاعك. مثلاً:

• شركة نسيج قد تعرّف «الطاقة» وحدةَ عدد مخصّصة (الطاقة لفّة قماش).
• شركة مشروبات قد تعرّف «الصندوق» بأنه 24 قارورة.
• مورّد مواد بناء قد يعرّف «حمولة الشاحنة» للتسليم بالجملة.

والوحدات المخصّصة محصورة في مؤسستك — لا تراها مؤسسة أخرى.

تحويلات الوحدات

التحويل بين وحدتين يضع العلاقة الحسابية بينهما وهما من فئة واحدة. وبالتحويلات يترجم بيلوسيتي الكميات بين الوحدات من تلقائه.

أمثلة

تحويل واحد في كل مرة

التحويل يربط وحدتيه مباشرة، في الاتجاهين: فإن عرّفت 1 كيلوغرام = 1.000 غرام، حوّل بيلوسيتي الكيلوغرامات إلى غرامات والغرامات إلى كيلوغرامات. ولا يسلسل تحويلين عبر وحدة ثالثة: فلكي تحوّل الكيلوغرامات إلى مليغرامات، عرّف هذا الزوج أيضاً. وبالتحويل الصريح يبقى كل رقم في المستند على بعد عملية ضرب واحدة من المخزون الذي يحرّكه.

إسناد الوحدات إلى المنتجات

المنتج الواحد يستعمل وحدات مختلفة في مواضع عمل مختلفة. وهذا ضروري في الواقع، حيث تختلف طريقة الشراء عن التخزين عن البيع عن الشحن:

مثال على سير العمل

موزّع مشروبات غازية قد يضبط منتجاً هكذا:

• وحدة الشراء: منصة (تشتري منصات كاملة من الصانع)
• وحدة المخزون: قارورة (تتابع القوارير واحدةً واحدة في المستودع)
• وحدة المبيعات: صندوق من 24 (تبيع بالصندوق للمحلات)
• وحدة الشحن: منصة (تشحن منصات كاملة إلى الزبائن)

ولكل إسناد معامل تحويل: كم من وحدة المخزون تساوي وحدةٌ واحدة منه. فمعامل الصندوق هنا 24 ومعامل المنصة 1.200، وكلاهما بالقوارير. وبهذين المعاملين يحوّل بيلوسيتي كل مستند من تلقائه: استلام منصة يضيف 1.200 قارورة إلى المخزون، وبيع 3 صناديق يخصم 72 قارورة.

كيف تصل وحدة المستند إلى المخزون

مخزون كل منتج يُحسب بوحدة واحدة هي وحدة المخزون (مستويات المخزون). فالاستلام والتسليم والبيع في نقطة البيع والتحويل والجرد وصرف قطعة لتدخّل، إذا كُتبت بوحدة أخرى، تُحوَّل قبل أن تبلغ المخزون:

1. معاملات المنتج أولاً. إذا كانت الوحدتان في تبويب الوحدات للمنتج، فمعاملاهما يقرّران: صندوق هذا المشروب فيه 24 قارورة، مهما احتوى صندوق مشروب آخر.
2. ثم التحويلات القياسية بين وحدتين من الفئة نفسها: الكيلوغرام 1.000 غرام.
3. وإلا رُفض المستند قبل أن يتحرّك شيء، برسالة تقول ما العمل: أضف التحويل في تبويب الوحدات للمنتج، أو اكتب السطر بوحدة المخزون.

ومعامل يُترك على 1 في وحدة غير وحدة المخزون يعني أن الوحدتين بالحجم نفسه. فاضبطه حين تضيف الوحدة.

والإسنادات تعيش في تبويب الوحدات في صفحة المنتج. وفي منتج كثير الإسنادات، يضيّق زر التصفية في التبويب الصفوف بـالوحدة، أو بـالاستعمال (المخزون، والشراء، والمبيعات…)، أو إلى الافتراضية والنشطة (انظر التعامل مع القوائم).

وحدة السطر إحدى وحدات المنتج

في كل سطر يسمّي منتجاً — عرض سعر، أو طلبية، أو فاتورة، أو طلبية شراء، أو استلام، أو حركة، أو تحويل، أو جرد، أو قائمة مواد، أو قطعة غيار — لا يقترح اختيار الوحدة إلا وحدات تبويب الوحدات للمنتج، أيّاً كان استعمالها. وهو ينتظر المنتج: فما لم يُختر منتج، لا يقترح أيّ وحدة. والوحدة المكتوبة من طريق آخر تُرفض برسالة تطلب اختيار إحدى وحدات المنتج، أو إضافتها أولاً في تبويب الوحدات. والمنتج الذي لا وحدة في تبويب الوحدات له يقبل أيّ وحدة.

الدقة والتقريب

لكل وحدة إعدادات تقرّر كيف تُعامَل الأرقام:

المنازل العشرية

كم منزلة عشرية تُعرض بها الكميات في هذه الوحدة. أمثلة:

• القطع: 0 منزلة (لا توجد 2.5 قطعة)
• الكيلوغرامات: 2 منزلة (2.50 كيلوغرام شائع)
• اللترات: 3 منازل (للقياس الدقيق)

طريقة التقريب

إدارة الوحدات

انتقل إلى المخزون ← الإعداد وتبويب وحدات القياس لتدير كل شيء:

• فئات الوحدات — اطّلع على الفئات الموجودة وأنشئ فئات مخصّصة لقطاعك. تبحث القائمة بالرمز أو الاسم، وتفرز بأيّ عمود، ويضيّقها زر التصفية بـالبُعد، أو إلى العامة (التي تأتي مع البرنامج) أو فئاتك أنت، أو إلى النشطة (انظر التعامل مع القوائم). ويكون الرمز في الفئة الجديدة معبّأً بالتالي (UCAT-000001). أبقِه، أو أفرغه لتنال التالي عند الحفظ، أو اكتب رمزك (EMBALLAGE) فيُحفظ كما هو بحروف كبيرة. وتحتفظ الفئات التي تأتي مع البرنامج برموزها (WEIGHT وLENGTH…).
• الوحدات — أنشئ الوحدات داخل كل فئة وعدّلها وأدرها. والوحدات العامة تُعرض للقراءة فقط؛ أما وحداتك المخصّصة فتُعدَّل كلّها. ورمز الوحدة تكتبه أنت، ويُحفظ بحروف كبيرة: فـpk يُحفظ PK، في جدول الفئة كما في صفحتها. يبحث التبويب بالرمز أو الاسم أو الرمز المختصر، ويضيّق بـالتقريب، أو بنطاق المنازل العشرية، أو بصفات الوحدة الأساسية والعامة والنشطة.
• تحويلات الوحدات — عرّف علاقة وحدات الفئة الواحدة بعضها ببعض. ولا تقترح خانتا الوحدة إلا وحدات الفئة نفسها، والزوج الذي يعبر من فئة إلى أخرى (كيلوغرامات إلى قطع)، أو الوحدة المحوَّلة إلى نفسها، يُرفض برسالة تقول ذلك. يبحث التبويب برمز أيٍّ من الوحدتين، ويضيّق بـوحدة المصدر، أو وحدة الهدف، أو نطاق المعامل، أو نشط.

نصائح

• اضبط الوحدات قبل إنشاء المنتجات — فالمنتجات تشير إلى الوحدات، ووجود بنيتها أولاً يسهّل إنشاء المنتج.
• عرّف التحويل من الأكبر إلى الأصغر — فهو أقرب إلى البديهة وأقلّ خطأً. «الصندوق = 24 قطعة» أوضح من «القطعة = 0.0417 صندوق».
• استعمل الوحدات المخصّصة لقياسات قطاعك — ولا تحشر كل شيء في الوحدات القياسية. إن كان فريقك يتكلّم عن «الطاقات» أو «الصناديق»، فأنشئ تلك الوحدات ليتكلّم البرنامج لغة صالة مستودعك.
• كن دقيقاً في المنازل العشرية — فقلّتها تحدث أخطاء تقريب في التحويلات، وكثرتها تصنع دقة كاذبة. اجعل الدقة على قدر ما يقيس به قطاعك فعلاً.