المستودعات ومواقع التخزين

المستودع (بالفرنسية: dépôt) مكان — مادي أو اعتباري — تحفظ فيه مؤسستك مخزونها. وداخل كل مستودع تحدّد المناطق ساحات العمل، وتدلّ مواقع التخزين على موضع كل منتج بالضبط، نزولاً إلى الرفّ والخانة.

وهذا التسلسل ذو الدرجات الثلاث (مستودع > منطقة > موقع تخزين) يعطيك تحكّماً دقيقاً في مكان كل صنف، فيسهل التجهيز والاستلام وإدارة المخزون.

أنواع المستودعات

وأكثر المؤسسات تبدأ بمستودع مادي أو اثنين، ثم تضيف الأنواع الأخرى مع اتساع عملها.

إنشاء مستودع

1. انتقل إلى المخزون ← الإعداد — فيُفتح على تبويب المستودعات — وانقر إضافة.

2. املأ:

   • الاسم — اسم واصف (مثل: «المستودع الرئيسي — الجزائر»، «مركز المرتجعات — وهران»).
   • الرمز — رمز قصير فريد، مملوء سلفاً بالتالي (WH-000004 بعد WH-000003). أبقِه، أو امسحه ليُعطى التالي عند الحفظ، أو اكتب رمزك أنت (ALG-NORD) فيُحفظ كما هو.
   • النوع — مادي، أو اعتباري، أو المرتجعات، أو العبور، أو موقع المورّد.
   • العنوان — المكان المادي: سطرا العنوان، والمدينة، والولاية، والرمز البريدي، والبلد.
   • بيانات جهة الاتصال — اسم المسؤول عن المستودع وبريده وهاتفه.
   • افتراضي — المستودع الذي تبدأ به المستندات الجديدة. يكون أول مستودع لديك افتراضياً من تلقاء نفسه؛ فعّله على غيره فيصير ذاك هو الافتراضي.

   ولا يُطلب أيّ منهما لمستودع اعتباري: فهو سجلّ للمخزون لا مكان يُقصد.

3. احفظ.

وبعد الإنشاء يمكنك ضبط المناطق ومواقع التخزين داخل المستودع.

تبحث قائمة المستودعات بالرمز أو الاسم أو المدينة أو جهة الاتصال، ويضيّقها زر التصفية بـالنوع، أو إلى المستودع الافتراضي الذي تبدأ به المستندات الجديدة، أو إلى النشطة دون المسحوبة من الخدمة (انظر التعامل مع القوائم).

المناطق

المنطقة ساحة عمل داخل المستودع. والمناطق تحاكي سير البضاعة في منشأتك — من لحظة وصول الشحنة إلى لحظة خروجها.

إدارة المناطق

من قائمة المستودعات، انقر على مستودع لتفتح صفحته، ثم انتقل إلى تبويب المناطق. يبحث التبويب بالرمز أو الاسم، ويضيّقه زر التصفية بـالنوع أو نشط. ولك أن:

• تنشئ المناطق — أضف ساحات العمل وحدّد نوع كل واحدة. ويكون الرمز في المنطقة الجديدة معبّأً بالتالي (ZON-000007)، يُعدّ على مستودعاتك كلها، فلا تشترك منطقتان في رقم واحد. أبقِه، أو أفرغه لتنال التالي عند الحفظ، أو اكتب رمزك (RCV) فيُحفظ كما هو، ولو استعمل مستودع آخر الرمز نفسه.
• تعدّل المناطق — غيّر اسمها أو نوعها مع تطوّر عملك، إما في مكانها في الجدول وإما في صفحة المنطقة نفسها، حيث تجتمع كل خصائصها.
• تعطّل المناطق — ارفع ما لم يعد مستعملاً منها دون أن تحذف بيانات الماضي.

وليس كل مستودع يحتاج كل الأنواع. فمخزن صغير قد يكتفي بالتخزين والشحن، ومركز توزيع كبير قد يستعمل السبعة كلّها.

مواقع التخزين

موقع التخزين (بالفرنسية: emplacement) موضع بعينه داخل المستودع تُحفظ فيه المنتجات. وتتبع المواقع تسلسلاً مادياً يحاكي شكل منشأتك على الأرض:

خصائص موقع التخزين

كل موقع يحمل بيانات مفصّلة لإدارة المستودع:

إدارة مواقع التخزين

من صفحة المستودع، انتقل إلى تبويب مواقع التخزين. يبحث التبويب بالرمز أو الاسم أو الرمز الشريطي، ويضيّقه زر التصفية بـالنوع، أو الحالة، أو بصفات قابل للسحب وقابل للإيداع ونشط — و«كل خانة قابلة للسحب وهي ممتلئة» اختياران. ولك أن:

• تنشئ مواقع — عرّف مواضع حفظ جديدة بنوعها ورمزها ورمزها الشريطي وسعتها وإحداثياتها.
• تعدّل المواقع — حدّث السعة أو الحالة أو الصفات مع تغيّر شكل المستودع. ويغطّي التبويب حقول العمل اليومي؛ وافتح صفحة الموقع نفسه لتدير ما عداها — منطقته، وموقعه الأصل (الخانة على رف، والرف في هيكل رفوف)، وإحداثياته على المخطط، وحدود سعته.
• تضبط الحالة — علّم المواقع ممتلئة أو محجوزة أو قيد الصيانة لتتحكّم في إتاحتها.

لا يوضع موقع التخزين داخل نفسه، ولا داخل موقع يحتويه أصلاً — هيكل رفوف داخل إحدى خاناته. يرفض بيلوسيتي هذا التغيير ويُعلمك به؛ فاختر أصلاً يعلوه في الهيكل.

موقع التخزين تابع لمستودعه

حيثما تختار موقع تخزين — رفّ المصدر ورفّ الوجهة في حركة المخزون، أو سطر سند تحويل، أو سطر تسوية مخزون أو جرد، أو إيداع سطر سند استلام، أو سطر سند تسليم، أو مستوى مخزون، أو رقم تسلسلي، أو صندوق، أو مهمة عدّ — لا تقترح القائمة إلا مواقع التخزين في المستودع الذي يسمّيه ذلك السجل، وتنتظر حتى يُختار ذلك المستودع. وموقع التخزين التابع لمستودع آخر يُرفض برسالة تقول ذلك.

ويترتّب على ذلك تعديلان:

• لا يتغيّر مستودع المستند ما دامت سطوره على مواقعه. أفرغ مواقع السطور أو غيّرها أولاً، ثم غيّر المستودع.
• لا ينتقل موقع التخزين إلى مستودع آخر ما دام عليه مخزون أو رقم تسلسلي أو صندوق أو سطر مستند. أما الموقع الذي لا يسمّيه شيء فيمكن نقله، لتصحيح خطأ.

مخطط المستودع

لترى كل مستودع ومنطقة وموقع في مشهد واحد، افتح المخزون > وضعية المخزون في القائمة الجانبية، ثم تبويب مخطط المستودع. اختر مستودعاً لتنزل إلى مناطقه ومواقعه — ويستعمل المخطط إحداثيات كل موقع (X وY وZ) ليرسم شكلاً تقرؤه بنظرة.

ويمكن للمخطط أن يضيف ما يعرضه: تفتح إضافة مستودع وإضافة منطقة وإضافة موقع تخزين استمارة قصيرة. أعطِ المستودع أو المنطقة اسمه، واترك الرمز فارغاً فينال التالي حين تنقر إنشاء. ولا يحتاج موقع التخزين إلى أيّ منهما، ويقع في المنطقة التي أضفته منها.

عرف تسمية المواقع

يرقّم بيلوسيتي موقع التخزين الجديد LOC-000001 ثم LOC-000002 وهكذا، وهذا يكفي للتمييز بين المواقع. وإن كانت على أرففك ملصقات، فاكتب الملصق رمزاً فيُحفظ كما هو. والتسمية المطّردة تجعل المواقع سهلة الإيجاد وسهلة القول:

• A-01-3-B = الممر A، هيكل الرفوف 01، الرف 3، الخانة B
• B-05-2-F = الممر B، هيكل الرفوف 05، الرف 2، الخانة F
• FLOOR-01 = الموضع الأرضي 1 (للمنصات أو الأصناف الكبيرة)

اختر عرفاً يوافق شكل مستودعك على الأرض والزمه. فحين ينادي أحدهم في اللاسلكي «اسحب الصنف من A-01-3-B»، ينبغي أن يعرف الجميع أين ذلك بالضبط.

إسناد المنتجات إلى مواقع التخزين

إسناد المنتج إلى موقع تخزين يربط منتجاً (أو متغيّراً بعينه) بموقع، فيقول أين ينبغي أن يُحفظ هذا المنتج، أو يُسحب منه، أو يُودَع فيه.

خصائص الإسناد

لكل إسناد أن يحمل:

• الأولوية — حين تُسند عدة مواقع بالنوع نفسه لمنتج واحد (كموقعين افتراضيين)، تقرّر الأولوية أيّها يُقدَّم.
• مدة الصلاحية — تاريخ بداية وتاريخ نهاية للإسناد، وهو مفيد للترتيب الموسمي (كأن تنتقل منتجات الأعياد إلى موقع في مقدّمة المستودع من نوفمبر إلى جانفي).

إدارة الإسنادات

تُدار إسنادات المنتجات إلى مواقع التخزين من صفحتها الخاصة، ويُوصل إليها من قسم المنتجات. ولك أن تسند المنتجات ومتغيّراتها إلى مواقع بعينها، وتضبط نوع الإسناد وأولويته، وتحدّد تواريخ صلاحيته.

نصائح

• ابدأ بسيطاً — لا يلزمك أن تعرّف كل خانة في اليوم الأول. ابدأ بالمستودعات والمناطق، ثم أضف مواقع التخزين كلما ضبطت عمل مستودعك أكثر. وكثير من المؤسسات الصغيرة يكفيها في البداية أن تتابع على مستوى المستودع.
• اجعل رموز المواقع مطابقة للملصقات المادية — إن كانت أرفف مستودعك موسومة من A-01 إلى A-20، فاكتب الرموز نفسها مكان ما يقترحه بيلوسيتي. فذلك يرفع اللبس ويسرّع التجهيز والإيداع.
• ضع حدوداً للسعة — تحديد الوزن والحجم على المواقع يمنع تكديس رفّ أو خانة فوق طاقتها. ويمكن للبرنامج أن ينبّه حين يقترب موقع من سعته.
• استعمل صفتَي السحب والإيداع — ليس كل موقع يصلح لكل غرض. فرفّ عالٍ قد يكون للحفظ وحده (غير قابل للسحب)، وساحة رصيف الاستلام قابلة للإيداع وليست موضع تجهيز.
• أسنِد المنتجات إلى المواقع — فالإسناد يوفّر الوقت في الإيداع (إذ يعرف البرنامج أين يوجّه البضاعة الواردة) وفي التجهيز (إذ يعرف أين يجد الأصناف). وبدونه يبحث عمال المستودع بأنفسهم.
• أبقِ المناطق موافقة لسير عملك — ينبغي أن تعكس المناطق كيف تجري البضاعة في منشأتك فعلاً. فإن كانت ساحة الاستلام وساحة التخزين عندك مكاناً واحداً، فقد لا تحتاج منطقتين. وإن كانتا ساحتين متمايزتين لكلٍّ منهما عمّالها، كان الفصل بينهما وجيهاً.