طلبات الشراء

طلب الشراء (بالفرنسية: demande d’achat) طلب داخلي لشراء بضاعة أو خدمة. وهو نقطة انطلاق عملية الشراء: يسجّل ما هو مطلوب، وبأيّ كمية، وإلى أيّ تاريخ.

إنشاء طلب شراء

لإنشاء طلب شراء جديد:

1. انتقل إلى المشتريات > طلبات الشراء في القائمة الجانبية.
2. انقر إضافة. تُفتح صفحة طلب جديد، وسطوره إلى جانب النموذج فارغةً بعد.
3. املأ بيانات الطلب:
   • رقم الطلب — معرّف فريد، يُقترح عليك من سلسلة ترقيم مؤسستك.
   • المصلحة — المصلحة الطالبة أو مركز التكلفة.
   • تاريخ الطلب — يوم رفع الطلب.
   • تاريخ الحاجة — اليوم الذي تُحتاج فيه البضاعة.
   • الأولوية — منخفضة أو عادية أو مرتفعة أو عاجلة.
   • التكلفة التقديرية — مجموع تقريبي يُستعمل في ضبط الميزانية.
4. انقر إضافة فوق السطور. يُحفظ الطلب في حالة مسودة ويأخذ رقمه، وتسمّيه رسالة. ويُفتح سطره الأول والمؤشّر في أول خانة منه. وإذا بقي في النموذج جواب ناقص، توقّف إضافة عند ذلك الحقل كما كان سيتوقّف حفظ.

ولحفظ الطلب الآن وإضافة سطوره لاحقاً، انقر حفظ بدل إضافة (انظر إضافة السطور قبل الحفظ).

إدارة سطور الطلب

ما يطلبه الطلب يقف إلى جانب بياناته في الصفحة نفسها منذ فتح طلب جديد، فلا تبويب تفتحه.

1. للعودة إلى طلب محفوظ، اضغط على رقمه في القائمة.
2. انقر إضافة، ثم انقر نقراً مزدوجاً على خلية لملئها.
3. لكل سطر، اذكر:
   • المنتج — بند الكتالوج إن وُجد. والسطر الذي يسمّي منتجاً أو صنفاً هو وحده الذي يجد مورّده بنفسه.
   • البيان — ما هو البند.
   • الكمية والوحدة — كم تحتاج منه، وبأيّ شيء يُعدّ: إحدى وحدات المنتج، كما يسردها تبويب الوحدات فيه.
   • السعر التقديري — تكلفة الوحدة المتوقّعة، لضبط الميزانية.
   • تاريخ الحاجة — اليوم الذي يُحتاج فيه هذا السطر، إن لم يكن تاريخ الحاجة المذكور في الطلب. واتركه فارغاً في غير ذلك.
4. أضف من السطور ما تشاء.

يمكنك تعديل السطور أو إزالتها ما دام الطلب في حالة مسودة.

الطلبات التي تفتحها بيلوسيتي نيابةً عنك

شيئان يفتحان طلب شراء دون أن يكتبه أحد: حساب الاحتياجات حين يحوّل المخطِّط أوامره المقترحة، وسياسة قطعة الغيار الحرجة حين ينزل مخزون قطعة غيار تحت حدّها الأدنى.

ويُقرأ هذا الطلب كما يُقرأ طلب كتبتَه بنفسك، وملاحظاته متروكة لك: فبيلوسيتي لا يكتب فيها شيئاً، ولا في ملاحظات سطوره. فكل سطر يحمل اسم المنتج الذي يشتريه — Farine T55 — وإن كان السطر لمتغيّر بعينه من المنتج تبع الاسمَ مرجعُ المتغيّر. وهذا الاسم هو ما يطبعه أمر الشراء لمورّدك حين يُعتمد الطلب، فيقرأ المورّد ما عليه تسليمه، لا إشارةً إلى الطريقة التي اكتُشفت بها الحاجة.

ويجمع حساب الاحتياجات في طلب واحد مقترحات مستحقة في أيام مختلفة، فيحمل كل سطر تاريخ الحاجة الخاص به — موعد مقترحه — ويكون تاريخ الحاجة في الطلب أقربَها، أو تاريخ اليوم إن كان ذلك الموعد قد مضى.

ومصدر الطلب مذكور في صفحته، في سطر المصدر: إدخال يدوي لطلب كتبه شخص، وإلا حساب الاحتياجات أو قطعة غيار حرجة. وهذان الأخيران رابطان — يفتح حساب الاحتياجات الحسابَ على تبويب الأوامر المقترحة حيث تظهر المقترحات التي جاء منها محوَّلةً، وتفتح قطعة غيار حرجة سياستها. ولكي لا ترى إلا الطلبات التي فتحها حساب أو سياسة، صفِّ القائمة حسب المصدر.

الطريق الذي يقطعه الطلب

في أعلى صفحة الطلب يمتدّ طريقه: مسودة ← في انتظار الاعتماد ← معتمد ← محوَّل. الخطوة التي هو عليها ممتلئة، والخطوات التي قطعها معلَّمة، والخطوة القادمة زرٌّ كلّما كانت الخطوة لك. ومرّر المؤشّر على خطوة تخبرك متى بُلغت وبيد من.

والنقر على الخطوة الحالية يفتح الخريطة: كل الحالات، وسهم لكل انتقال بينها. ومن هناك يُختار الرفض والإلغاء، والحالة التي يضعها بيلوسيتي بنفسه موسومة بـتلقائي.

الإرسال للاعتماد

عندما يجهز طلبك:

1. تأكّد أنّ فيه سطراً واحداً على الأقل.
2. انقر في انتظار الاعتماد على الطريق، ثم أكّد.

الاعتماد أو الرفض

إن كنت من المعتمِدين:

• معتمد هي الخطوة القادمة متى صار الطلب في الانتظار، والنقر عليها يسألك عن المستودع الذي تُسلَّم إليه أوامر الشراء الناتجة. تُعتمد كل السطور المنتظرة، ويختار بيلوسيتي لكل سطر مورّده من كتالوج المورّدين، ثم يهيّئ مسودة أمر شراء لكل مورّد، مسعَّرة من بطاقة ذلك المورّد نفسها. ولا يدخل في الحساب إلا مورّد تستطيع الشراء منه فعلاً: فمن ليست حالته نشط يُتجاوَز، كما كان سيُتجاوَز لو أرسلت الأمر إليه. ويُقدَّم المورّد المفضّل؛ فإن لم يُحدَّد أحد أُخذ الأرخص — بالسعر الذي سيحمله الأمر حقاً، أي آخر سعر دُفع إن وُجد، وإلا فالسعر المتفق عليه. ولا يُقارَن سعران إلا في عملة واحدة: فإن حمل الطلب عملة قُدِّم من يسعّر بها، ولا يحوّل بيلوسيتي عملة إلى أخرى ليعرف أيّهما أرخص. وبطاقة مرتبطة بصنف بعينه تسبق بطاقة مرتبطة بالمنتج كلّه، ومن لا يعلن سعراً — أو يعلن صفراً، وليس الصفر سعراً — يتنحّى لمن يعلنه. ويأخذ كل أمر رقمه تلقائياً من سلسلة ترقيم أوامر الشراء في مؤسستك (PO-YYYY-NNNNNN)، وإذا سعّر مورّد بعض البنود بعملة وبعضها بأخرى حصلت على أمر لكل عملة، فتبقى كل سطور الأمر بعملته هو. ويبقى لك نوعان من السطور: بند لا مورّد لديك تشتري منه، وبند لا يعلن مورّده سعراً — فبيلوسيتي لا يكتب صفراً على أمر شراء، والتقدير المكتوب في الطلب رقمك أنت للميزانية لا سعر المورّد. هذه السطور تبقى معتمدة منتظرة: فإذا غطّاها كتالوج مورّد أصدرتَ أوامرها بـإصدار أوامر الشراء (انظر إصدار أوامر الشراء لطلب معتمد). فإن وجدت كل السطور مورّدها وسعرها انتقل الطلب إلى محوَّل، وإلّا بقي معتمداً حتى تصدر أوامر بقيّة السطور.
• ارفض سطراً واحداً بدل الطلب كلّه: ما دام الطلب في انتظار الاعتماد، يحمل كل سطر منتظر زرّ رفض، وهو يسألك عن السبب. ثم يظهر السبب بجانب حالة السطر، وتبقى ملاحظاته كما هي. والسطور المرفوضة تُتجاوَز ببساطة عند اعتماد الطلب، وتُحوَّل بقيّة السطور كالمعتاد.
• ولردّ الطلب كلّه، افتح الخريطة واختر مرفوض. يسألك بيلوسيتي عن السبب، ويعرضه على الطلب تحت مرفوض، وتبقى ملاحظات الطلب كما كتبها صاحبها.
• والطلب المرفوض يُستأنف بـإعادة الفتح مسودةً من قائمة إجراءات أخرى. فتعود سطوره إلى الانتظار وتُمحى أسباب الرفض، ويمكن مراجعته وإعادة إرساله. والخريطة لا تعرض «مسودة»: فالطلب الذي تردّه آلية الاعتماد يعود إليها من تلقائه، وإعادة الفتح باليد لا تكون إلّا بعد رفض.

الاعتماد على عدّة خطوات (اختياري)

إذا هيّأ مسؤولك مسار اعتماد لطلبات الشراء (في الاعتمادات، ثم مسارات الاعتماد)، قُفل الاعتماد المباشر أعلاه: النقر على معتمد يخبرك أنّ الطلب يجب أن يمرّ بآلية الاعتماد. استعمل إرسال للاعتماد من قائمة إجراءات أخرى في ترويسة الطلب — يُوجَّه الطلب إلى المعتمِدين المهيّئين (ولا يمكنك اعتماد ما أرسلته أنت)، ويُسجَّل كل قرار في تبويب الاعتمادات، وحين يُعتمد الطلب يستقرّ على معتمد. ومن هناك انقر على إصدار أوامر الشراء لتهيئة أوامره، مع مربّع حوار المستودع كالمعتاد (انظر أدناه).

ومن دون مسار مهيّأ لا يتغيّر شيء — فالاعتماد بخطوة واحدة أعلاه هو القصّة كلّها. والطلب الذي يُعتمد دفعةً واحدة ينتقل من مسودة إلى معتمد مباشرةً، فيرسم طريقه في انتظار الاعتماد باهتةً: الخطوة قُفزت ولم تُبلغ.

إصدار أوامر الشراء لطلب معتمد

قد يبقى في طلب معتمد سطور لا يغطيها أي أمر شراء: السطور التي تركها الاعتماد على عدّة خطوات منتظرة، والسطور التي لم يجد لها الاعتماد مورّداً أو سعراً. وإصدار أوامر الشراء يُصدر أوامرها.

1. افتح الطلب وانقر على إصدار أوامر الشراء أعلى الصفحة.
2. اختر المستودع الذي تُسلَّم إليه الأوامر، ثم انقر على إصدار أوامر الشراء مرّة أخرى.

تختار بيلوسيتي مورّد كل سطر كما يختاره الاعتماد تماماً، وتُهيّئ أمر شراء مسودةً لكل مورّد ولكل عملة. والسطر الذي لا يأخذه أي مورّد بعدُ يبقى منتظراً، وتخبرك رسالة بعدد الأوامر التي هُيّئت وعدد السطور التي ما زالت تنتظر. أضف البند إلى كتالوج مورّد، ثم انقر على إصدار أوامر الشراء من جديد. فإذا لم يبقَ سطر يُطلب انتقل الطلب إلى محوَّل.

ويقتضي إصدار الأوامر صلاحية اعتماد طلبات الشراء. وقد اعتمد الطلبَ غيرُك، فلك أن تُصدر أوامر طلب فتحته أنت.

العثور على طلب

تبحث قائمة طلبات الشراء بالرقم أو المصلحة أو الملاحظات، ويضيّقها زر التصفية حسب الأولوية والحالة ومجال تاريخ الطلب أو تاريخ الحاجة وشريحة التكلفة، وكذلك — من خارج أعمدة الجدول — حسب من طلبه وحسب المصدر وحسب نشط (انظر التعامل مع القوائم).

الإلغاء

يمكنك إلغاء الطلب في أيّ مرحلة قبل تحويله أو إلغائه. افتح الخريطة من الخطوة الحالية واختر ملغى لتسحب الطلب.