الإشعارات المدينة على المورّدين

الإشعار المدين على المورّد (بالفرنسية: note de débit) يسجّل مالاً يدين به المورّد لك — وهو صورة معكوسة للإشعارات الدائنة التي تصدرها لزبائنك، لكن في جانب الشراء. ترفعه حين تعود بضاعة إلى المورّد على مرتجع مشتريات، أو حين تطالب فاتورة مورّد بسعر أو كمية خاطئة، فيصير الوثيقة التي تستند إليها لاسترداد ذلك المال: أوّلاً بإنقاص ما بقي في ذمّتك على فاتورته، ثم بتحصيل الباقي استرجاعاً في الخزينة.

المفاهيم الأساسية

• الإشعار المدين — وثيقة تقول إنّ المورّد يدين لمؤسستك بمبلغ محدّد، مع سبب (مرتجع، أو تلف، أو خطأ في السعر، أو خطأ في الكمية، أو أخرى). ويُرقَّم في سلسلة SDN الخاصة به (مثل SDN-2026-000001).
• الفاتورة المرتبطة — فاتورة المورّد التي يُخصم منها الإشعار عند إصداره. والإشعار المنشأ من مرتجع يسمّي دائماً الفاتورة التي فوترت البضاعة؛ أمّا الإشعار الذي تكتبه بيدك فقد يسمّي فاتورة وقد لا يسمّي شيئاً.
• السطور — الإشعار المنشأ من مرتجع يفصّل ما عاد، سطراً سطراً، بالسعر والرسم على القيمة المضافة (TVA) اللذين طبّقتهما الفاتورة عليه. أمّا الإشعار المكتوب باليد فلا سطور له، بل مبالغه وحدها.
• المبلغ المخصوم والرصيد المتبقي — المخصوم هو ما استُعمل من الإشعار (خصماً من الفاتورة أو استرجاعاً عبر الخزينة)؛ والمتبقي هو ما لا يزال يُحصَّل. ويُمسك الاثنان تلقائياً — ولا تعدّلهما أبداً.

متى ترفع إشعاراً

أشيع ما يستدعيه مرتجع أُرسل. لنقل إنّك استلمت 10 وحدات بسعر 2.000 دج للوحدة وفوترك المورّد بـ 20.000 دج. ثم تبيّن عيب أربع وحدات، فأنشأت مرتجعاً وأرسلته. خرجت البضاعة، لكن الـ 8.000 دج التي فُوترت بها لا تزال عند المورّد: والإشعار المدين هو وسيلتك للمطالبة بها.

وإن عادت البضاعة قبل أن يفوترك المورّد، فلا حاجة إلى إشعار أصلاً: فوتر الأمر كالمعتاد، والفاتورة تترك جانباً ما عاد.

والداعي الآخر خطأ في الفوترة من دون إرجاع مادي: فوترك المورّد بـ 2.200 دج بدل 2.000 دج المتّفق عليها، أو بـ 12 وحدة بدل 10. ارفع إشعاراً بيدك بالفرق، وسبباً خطأ في السعر أو خطأ في الكمية.

رفع إشعار من مرتجع

1. افتح مرتجع المشتريات المرسَل وانقر إنشاء إشعار مدين، في قائمة إجراءات أخرى أعلى صفحته.
2. يبني بيلوسيتي الإشعار من فاتورة المورّد: كل كمية مُرجَعة بالسعر ونسبة الرسم على القيمة المضافة اللذين طبّقتهما تلك الفاتورة عليها. فأربع وحدات مُرجَعة من سطر فُوتر بـ 2.000 دج مع 19 % من الرسم تبلغ 8.000 دج و1.520 دج من الرسم، أي 9.520 دج — وهو بالضبط ما طالبت به الفاتورة عنها.
3. يُؤرَّخ الإشعار بالأحدث من تاريخ المرتجع وتاريخ الفاتورة، ويُربط بهما معاً.
4. يُنشأ إشعار مسودة وتصل إليه جاهزاً لمراجعته. ويعرض تبويب سطور الإشعار المدين كل سطر والسعر الذي أُخذ منه. وتُترك ملاحظاته فارغة لك: فالمرتجع الذي جاء منه مذكور في الصفحة، في من المرتجع.

وتسري بضعة قيود:

• لا يُقيَّد عليه إلّا مرتجع مُرسَل — فقبل ذلك لم يخرج شيء من مخزونك فعلاً. وأنشئ الإشعار قبل أن تُقفل المرتجع.
• ويجب أن تكون البضاعة قد فُوترت. فإن لم يفوترها المورّد بعد، أو عادت قبل الفاتورة فتركتها الفاتورة جانباً، رفض بيلوسيتي: فلا شيء يُستردّ.
• والبضاعة المفوترة على أكثر من فاتورة لا يُنشأ لها إشعار من المرتجع. يمكنك أن تكتب بيدك إشعاراً على كل فاتورة لتستردّ المال، لكنّ الإشعار المكتوب باليد لا يعيد الكميات إلى أمر الشراء: فيبقى الأمر يعدّ تلك البضاعة مفوترة، ولا تُفوتر منه البضاعة البديلة عنها.
• ولا يحمل المرتجع أكثر من إشعار حيّ واحد. فيُرفض الثاني، وتعرض الرسالة افتحه لتأخذك إلى الإشعار الموجود. فإن احتجت تصحيحه، ألغِه أوّلاً وأنشئ غيره — فالبضاعة نفسها لا تُقيَّد مرّتين أبداً.
• ويتبع الإشعار المرتجعَ والفاتورة: فلا يتغيّر مورّده ولا سببه ولا تاريخ إصداره ولا عملته ولا فاتورته المرتبطة ولا مبالغه. ولا يتغيّر فيه إلّا ملاحظاته.

ويمكنك أيضاً أن تبدأ من الصفر: افتح المشتريات > الإشعارات المدينة وانقر إضافة. اختر المورّد والسبب والعملة، وأدخل المبالغ بنفسك. وإن ربطت الإشعار بإحدى فواتير المورّد، أخذ عملتها ولم يعد بالإمكان تغييرها.

تعديل المسودة

ما دام الإشعار الذي كتبته بيدك مسودة فلا أثر مالي له وكل شيء فيه قابل للتعديل:

• فاتورة المورّد — اربط الفاتورة التي يُخصم منها هذا الإشعار. تسرد القائمة فواتير المورّد المختار برصيدها القائم. اتركها فارغة إن لم تكن هناك فاتورة بعد.
• المجموع دون الضريبة والضريبة — قيمة الإشعار قبل الضريبة وحصّة الضريبة منها. والمجموع هو حاصل جمعهما دائماً، ويُحتسب لك.
• ملاحظات — ملاحظات تُطلع المورّد عليها — وملاحظات داخلية تبقى في البيت.

أمّا الإشعار المنشأ من مرتجع فلا يتغيّر فيه إلّا ملاحظاته: فأرقامه أرقام الفاتورة.

ويمكن حذف المسودة أو إلغاؤها في أيّ وقت.

الإصدار — ما الذي يحدث للفاتورة

وافتح الإشعار يقل لك المسار في أعلى الصفحة أين بلغ: مسودة ← صادر، وهما خطوتا الإشعار المدين الذي يبلغ غايته. وصادر هي الخطوة المنتظرة، فانقرها ليوضع الإشعار موضع التنفيذ. وهنا يتحرّك المال:

• إن كانت هناك فاتورة مرتبطة، خُصم منها الإشعار فوراً — فينخفض المبلغ المتبقي للفاتورة كأنّ دفعة سدّدته، وتنتقل حالتها إلى مدفوع جزئياً أو مدفوع بحسب ذلك.
• والخصم محدود برصيد الفاتورة القائم. فإشعار بـ 8.000 دج على فاتورة لا يبقى عليها إلّا 5.000 دج يخصم 5.000 دج ويُبقي 3.000 دج متاحة على الإشعار.
• ويجب أن تكون الفاتورة في حالة قابلة للدفع (معتمدة أو مدفوعة جزئياً) لتستوعب شيئاً — وإلّا صدر الإشعار وكامل مبلغه متاح.
• وما عجزت الفاتورة عن استيعابه — أو المجموع كلّه حين لا فاتورة مرتبطة — يبقى على الإشعار رصيداً متبقياً.
• والإشعار المنشأ من مرتجع يعيد أيضاً الكميات المُرجَعة إلى أمر الشراء: فلا يعدّها الأمر مفوترة بعد، وحين يعيد المورّد توريد البضاعة تُفوتر البضاعة البديلة. وإن كان إشعار آخر على سطر الأمر نفسه قد أعاد تلك الكميات، رُفض الإصدار وذُكر ما بقي.

والإشعار الصادر لا يُعدَّل بعد ذلك.

تحصيل الباقي — الاسترجاع

الرصيد المتبقي مال حقيقي على المورّد أن يعيده، ويُحصَّل في الخزينة:

1. سجّل مقبوضاً وارداً من المورّد بقيمة المبلغ المسترجَع.
2. في تبويب التخصيصات منه، اختر إشعاراً مديناً هدفاً واختر الإشعار الصادر.
3. أكّد المقبوض — فيدخل المال إلى حساب الخزينة ويرتفع المبلغ المخصوم في الإشعار.

ولا يسحب التخصيص أبداً أكثر من الرصيد المتبقي للإشعار، ولا يُسحب إلّا من إشعار صادر ونشط.

الإلغاء

والإلغاء يخرج عن المسار، فيُختار من الخريطة لا من الطريق: انقر الخطوة التي يقف عندها الإشعار واختر ملغى. وإلغاء المسودة يبطلها ببساطة — إذ لم يحدث شيء بعد.

أمّا إلغاء إشعار صادر فيعكس ما فعله الإصدار: يعود المبلغ الذي خُصم من الفاتورة إلى المبلغ المتبقي فيها. ولا يمكن هذا التصحيح إلّا ما دام لم يسحب منه مقبوض استرجاع — فإن تحرّك مال الاسترجاع، أزل ذلك التخصيص أوّلاً (أو أبقِ الإشعار على حاله). وإلغاء إشعار منشأ من مرتجع يعدّ كمياته مفوترة من جديد: فيعود المرتجع ينتظر قيده — ولو فُوترت منذ ذلك البضاعة البديلة أو بقية الأمر — ويمكنك أن تنشئ منه إشعاراً جديداً.

العثور على إشعار

تبحث قائمة الإشعارات المدينة بالرقم، ويضيّقها زر التصفية حسب السبب والحالة والمورّد ومجال تاريخ الإصدار وشريحة المجموع أو المخصوم، أو حسب نشط (انظر التعامل مع القوائم). أمّا عمود المتبقي فمحسوب من الاثنين الآخرين وليس أداة تصفية.

الحالات

ملاحظات مهمّة

• الإشعارات المدينة تشترك في صلاحيات الوصول مع أوامر الشراء وفواتير المورّدين — فالفريق نفسه الذي يدير الشقّ المالي من الشراء.
• ويجب أن توافق عملة الإشعار عملة الفاتورة المرتبطة ليُصدَر، وأن يكون أيّ مقبوض استرجاع بعملة الإشعار.
• وما دام إشعار منشأ من مرتجع قائماً، مسودةً كان أو صادراً، فلا يُعاد فتح الفاتورة التي أُنشئ عليها مسودةً ولا تُلغى: صفحة الفاتورة تسمّي الإشعار، فتلغي الإشعار أوّلاً.
• وورقة المورّد نفسها لهذا القيد تُسمّى عندنا غالباً avoir fournisseur — فسجّل مرجعها في ملاحظات الإشعار ليمكن تتبّع وثيقتَي الطرفين.