الفواتير

الفاتورة (بالفرنسية: facture) وثيقة مطالبة رسمية تُرسَل إلى الزبون طلباً لسداد ثمن بضاعة أو خدمات سُلّمت إليه. وهي تسجّل ما بيع، والأسعار المتفق عليها، والضرائب والخصوم المطبَّقة، وشروط الدفع. والفواتير هي النظير المالي لسندات التسليم — فسند التسليم يتابع خروج البضاعة الفعلي، والفاتورة تتابع الالتزام المالي.

والفاتورة التي تنشئها بيدك مرتبطة في الغالب بطلب زبون، وبسند تسليم اختيارياً. ولها أيضاً أن تفوتر ما لم يُطلب قط — خدمة أو تسبقة أو نقلاً — دون أي طلب (فاتورة بلا طلب). وقد يولّد طلب الزبون الواحد عدة فواتير (للفوترة الجزئية أو الفوترة على المراحل مثلاً). أما الفواتير التي تصدر تلقائياً عند إقفال جلسة نقطة البيع فلا طلب زبون خلفها — إذ لم يُطلب شيء، بل بيع مباشرةً عند الصندوق — وتبقى كذلك؛ ولك أن تعدّلها دون أن تخترع لها طلباً تربطها به.

المفاهيم الأساسية

• الفاتورة — وثيقة مطالبة تفصّل العناصر والكميات والأسعار والضرائب وشروط الدفع في معاملة مع زبون.
• سطر الفاتورة — عنصر أو خدمة على الفاتورة، بكميته وسعر وحدته ونسبة ضريبته ومبالغه المحتسبة.
• السداد الجزئي — متى سدّد الزبون جزءاً من مبلغ الفاتورة، تابعت الفاتورة المبلغ المدفوع والرصيد المتبقي كلاً على حدة.
• المبلغ المتبقي — ما بقي من مبلغ الفاتورة الإجمالي بعد طرح ما وصل من مدفوعات.

إنشاء فاتورة

لإنشاء فاتورة جديدة:

1. انتقل إلى المبيعات ← الفواتير في القائمة الجانبية.
2. انقر إضافة. تُفتح صفحة فاتورة جديدة. (ولفوترة كميات الطلب المتبقية دفعة واحدة، فضّل زرّ إنشاء فاتورة في طلب الزبون نفسه — فهو يملأ السطور عنك.)
3. املأ البيانات:
   • رقم الفاتورة — معرّف فريد لهذه الفاتورة (مثل INV-2026-0045).
   • طلب الزبون — الطلب الذي تفوتره هذه الفاتورة إن وُجد. اتركه فارغاً لتفوتر ما لم يطلبه أحد.
   • سند التسليم — اربطها اختيارياً بسند تسليم بعينه.
   • الزبون — الزبون المطالَب بالسداد. وإن اخترت طلب زبون فهو زبون الطلب، ولا يمكن تغييره.
   • عنوان الفوترة — العنوان الذي تُرسَل إليه الفاتورة.
   • تاريخ الفاتورة — تاريخ إصدار الفاتورة.
   • تاريخ الاستحقاق — الموعد المنتظَر للسداد. يُفتح على التاريخ الذي تعطيه شروطك محسوباً من تاريخ الفاتورة: شروط الدفع في الفاتورة، وإلا فشروط الزبون نفسه، وإلا فـ30 يوماً. ويتبع تاريخَ الفاتورة والشروطَ ما لم تكتب تاريخاً من عندك، فيبقى عندئذ كما كتبته.
   • شروط الدفع — شروط الدفع المتفق عليها (Net 30، Net 60…). تُفتح على شروط طلب الزبون، وإلا فعلى شروط الزبون نفسه.
   • العملة — عملة الفوترة. وإن اخترت طلب زبون فهي عملة الطلب، ولا يمكن تغييرها.
   • ملاحظات — أي تعليقات يراها الزبون.
   • ملاحظات داخلية — ملاحظات خاصة بفريقك وحده.
4. اضغط إضافة فوق السطور، بجانب النموذج. فتُحفظ الفاتورة في حالة مسودة وتأخذ رقمها، ويُفتح سطرها الأول لتملأه (إضافة السطور قبل الحفظ). وإن أردت إضافة السطور لاحقاً، فانقر حفظ بدل ذلك: تُحفظ الفاتورة في حالة مسودة وتجد نفسك في صفحتها.

فاتورة بلا طلب

ليس كل ما تفوتره قد طُلب أولاً. يوم تركيب، أو تسبقة تُطلب قبل بدء العمل، أو نقل بضاعة، أو خدمة بيعت عبر الهاتف: أنشئ الفاتورة مباشرة واترك حقل طلب الزبون فارغاً.

• تختار الزبون والعملة بنفسك؛ فلا طلب يحدّدهما عنك. وتُفتح العملة على عملة مؤسستك.
• سطورها تسمّي ما تفوتره بالكلمات. والسطر الذي لا منتج فيه يقبل أي وحدة — يوماً أو رحلة أو مبلغاً جزافياً — ويُكتب سعره باليد.
• إرسالها لا يُحمّل شيئاً على أي طلب، إذ لا طلب لها. ولا يُحسب في ما فوتر من طلب ما إلا السطور المأخوذة منه.

والفاتورة التي حُفظت بطلب تحتفظ به. فسطورها أُخذت من سطور الطلب، ولذلك يُرفض نزع الطلب عن مسودة محفوظة، ويُقال ذلك تحت الحقل.

إدارة سطور الفاتورة

أضف العناصر المفوترة:

1. تظهر بيانات الفاتورة في جهة من الصفحة والسطور بجانبها في الجهة الأخرى، منذ فتح فاتورة جديدة. وتُفتح الفاتورة المحفوظة بالشكل نفسه بالنقر على رقمها في القائمة.
2. انقر إضافة لكل عنصر، ثم انقر نقراً مزدوجاً على خانة لتحريرها:
   • سطر طلب الزبون — اربطه بسطر بعينه من الطلب (اختياري).
   • سطر التسليم — اربطه بسطر من سند التسليم (اختياري).
   • المنتج / المتغيّر — المنتج المفوتَر.
   • البيان — وصف نصّي للعنصر أو الخدمة.
   • الكمية — الكمية المفوترة.
   • الوحدة — إحدى وحدات المنتج، كما يسردها تبويب الوحدات فيه. والمنتج الذي لا يسرد أيّ وحدة يقبل أيّ وحدة (وحدات القياس).
   • سعر الوحدة — سعر الوحدة الواحدة (مثل 1.500,00 دج).
   • نسبة الضريبة — نسبة الضريبة المطبَّقة.
   • نسبة الخصم — أي خصم على مستوى السطر.
   • ملاحظات — ملاحظات خاصة بالسطر.
3. يحتسب النظام تلقائياً مبلغ السطر ومبلغ الضريبة ومبلغ الخصم. ويُقرَّب خصم كل سطر وضريبته ومبلغه إلى السنتيم، ومجموع الفاتورة هو مجموع سطورها، فدفع المبلغ الذي تعرضه يسدّدها كاملة.

ولا تُضاف السطور ولا تُعدَّل إلا والفاتورة في حالة مسودة.

مسار الفاتورة

تمرّ الفاتورة بسلسلة حالات وهي تتقدّم من الإنشاء إلى السداد:

1. مسودة

أُنشئت الفاتورة ولم تُختم بعد. ولا يزال بإمكانك إضافة السطور وتعديلها وإزالتها وتغيير بيانات الفاتورة.

2. مُرسَل

انقر مُرسَل، وهو الخطوة التالية على المسار في أعلى صفحة الفاتورة، ثم أكّد، لتسجّل أن الفاتورة أُرسلت إلى الزبون للسداد. يمتد المسار مسودة ← مُرسَل ← مدفوع: الخطوات التي مضت معلَّمة بعلامة صح، والخطوة التي تقف عندها الفاتورة بخط غامق، والخطوة التالية زر متى كان الانتقال بيدك. قف بالمؤشر على خطوة لترى متى بُلغت ومن بلغها — فالدفعة تُظهر من سجّلها. والنقر على الخطوة الحالية يفتح الخريطة: كل الحالات وسهم لكل انتقال، وما يمكنك الانتقال إليه من هنا قابل للنقر. أما مدفوع جزئياً ومدفوع ومتأخر السداد فلا تُختار يدوياً أبداً: تضعها المدفوعات والفحص الآلي كل ساعة، وتعلّم الخريطة مثل هذه الحالة بأنها آلية. والإرسال يقفل السطور ويسجّل الكميات المفوترة على طلب الزبون.

3. مدفوع جزئياً

متى سُجّل سداد يغطي جزءاً من الرصيد، انتقلت الفاتورة تلقائياً إلى مدفوع جزئياً. ويتابع النظام المبلغ المدفوع والمبلغ المتبقي.

4. مدفوع

تُوسم الفاتورة مدفوع تلقائياً متى حُصّل المبلغ المتبقي كاملاً. وتُسجَّل المدفوعات عبر تسجيل دفعة في قائمة المزيد (⋮) في صفحة الفاتورة متى كانت مُرسَلة أو مدفوعة جزئياً أو متأخرة السداد — فيطلب المبلغ، وهو يُفتح على المتبقي للسداد، ويقيّد النقد في الخزينة ويخصّصه للفاتورة. ويُحسب المبلغ بالسنتيم الكامل، فلا يُقبل جزء من السنتيم.

5. متأخر السداد

الفاتورة المُرسَلة أو المدفوعة جزئياً التي تجاوزت تاريخ استحقاقها تُوسم متأخر السداد تلقائياً — فحصٌ آلي كل ساعة يقلب الحالة، فلا يحتاج أحد إلى ملاحقتها. والمدفوعات المسجَّلة على فاتورة متأخرة تنقلها إلى مدفوع جزئياً أو مدفوع كالمعتاد.

الإلغاء والإبطال

• الإلغاء — اختر ملغى على فاتورة مسودة لا ينبغي أن تُرسَل أبداً. وتُحفظ الفواتير الملغاة في السجلات.
• الإبطال — اختر لاغٍ في خريطة فاتورة مُرسَلة أو متأخرة السداد صدرت خطأً قبل أن يسدّدها شيء، واذكر السبب: يُحفظ مع الانتقال. والإبطال يحرّر الكميات المفوترة ويعيدها إلى طلب الزبون ليمكن إنشاء فاتورة مصحَّحة. أما التعديلات بعد السداد فأصدر لها إشعاراً دائناً بدلاً من ذلك.

مجاميع الفاتورة

تعرض كل فاتورة ملخصاً لبياناتها المالية:

العثور على فاتورة

قائمة الفواتير تبحث بالرقم، وزرّ التصفية فيها يضيّقها حسب الحالة أو الزبون أو طلب الزبون أو العملة أو نطاق تاريخ الفاتورة أو تاريخ الاستحقاق أو نطاق المبلغ الإجمالي أو المدفوع أو المتبقي — وما زال مستحقاً بعد تاريخ استحقاقه هو حالةٌ مع تاريخ استحقاق إلى وحدّ أدنى للمتبقي (انظر التعامل مع القوائم).

ملاحظات مهمة

• كل فاتورة تسمّي زبوناً. والفاتورة المحفوظة بطلب زبون تحتفظ به؛ أما المنشأة بلا طلب فتفوتر ما لم يُطلب قط.
• لا تُعدَّل سطور الفاتورة إلا وهي في حالة مسودة.
• تسجيل دفعة فعل مالي مهم — فتأكد من صحة المبلغ قبل التأكيد.
• الفاتورة المُبطلة لا تعود. فإن كان الإبطال خطأً، أنشئ فاتورة جديدة.
• استعمل الإشعارات الدائنة لتعديل المبالغ المفوترة أو ردّها رسمياً.