الاعتمادات

كثير من وثائق العمل في بيلوسيتي — أوامر الشراء، وطلبات الزبائن، وتسويات المخزون، والمدفوعات — تستلزم اعتماداً قبل أن تمضي. والاعتماد نفسه يقع في مكان واحد، أياً كان نوع الوثيقة قيد المراجعة.

أين تقع القرارات

القرارات التي تنتظرك تصل إلى صندوق واردك — مجرى الإشعارات تحت الجرس في الشريط العلوي — عناصرَ موسومةً بـمطلوب إجراء. فتعتمد أو ترفض أو تفوّض من العنصر نفسه، مع قفزة بنقرة واحدة إلى الوثيقة قيد المراجعة. ولأن كل صنف من الاعتمادات يصل إلى المجرى نفسه، فلن تحتاج أبداً أن تعرف شاشة أي وحدة عليك أن تتفقد؛ انظر صندوق الوارد لمسار القرار كاملاً.

متابعة ما أرسلته

كل وثيقة ترسلها للاعتماد تحصل على عنصر واحد في صندوق واردك يتابعها من البداية إلى النهاية — مُرسَل، ثم معتمد أو مرفوض — ويسمّي على الطريق من ينتظره الطلب. وبدل فتح كل وثيقة لتفقّد تقدّمها، صفِّ صندوق واردك بالصنف طلباتي واقرأها كلها دفعة واحدة.

ويضبط المسؤولون قواعد التوجيه في الإعدادات ← مسارات الاعتماد.

سجل الاعتماد على الوثيقة

كل وثيقة تمرّ بالاعتماد تحمل تبويب الاعتمادات الخاص بها، وكلها تعرض التبويب نفسه — أوامر الشراء، وطلبات الزبائن، وطلبات الشراء، ووصولات الاستلام، وفواتير المورّدين، وتسويات المخزون، والمدفوعات. في الأعلى أين صار الطلب في مجمله، ومعه المستوى الذي بلغه ويوم إرساله؛ وتحته سطر لكل خطوة قطعها.

ويسمّي كل سطر المستوى الذي جرى عنده، والقرار المتَّخذ، والمعتمِد الذي وُجّه إليه، والتعليق الذي كتبه، وتاريخ القرار، والاستحقاق الذي أُعطي له. والسطر الخالي من تاريخ القرار ما زال ينتظر أحداً. وست كلمات قد تظهر تحت القرار:

ولا يُمحى من هذا التبويب شيء أبداً. فالوثيقة المرفوضة تحتفظ بكل اعتماد جرى قبل الرفض، وإرسالها من جديد يفتح طلباً جديداً إلى جانب القديم — وهذا ما يجعل التبويب أثراً للمراجعة لا مجرد حالة.

كيف يعمل توجيه الاعتماد

حين يرسل أحدهم وثيقة للاعتماد (مسودة أمر شراء، أو مسودة طلب زبون، أو مسودة تسوية، أو مسودة دفعة)، فإن بيلوسيتي:

1. يبحث عن مسار الاعتماد المنطبق على نوع تلك الوثيقة وعلى مؤسستك.
2. يقيّم قواعد المسار — مثلاً: «أوامر الشراء التي تفوق 500.000 دج تحتاج توقيع المدير المالي» — ويبني سلسلة معتمِدين مرتَّبة.
3. ينشئ طلباً ويُسند الخطوة الأولى إلى أول معتمِد في السلسلة.
4. يرسل إليه إشعاراً ويُظهر القرار في صندوق وارده.

وحين يقرّر المعتمِد الأول، يتقدّم الطلب إلى الخطوة التالية (إن وُجدت)، أو تستقر الوثيقة. وإن رفض أحدهم، عادت الوثيقة إلى مقدّمها ومعها سبب الرفض. وسلسلة القرارات كاملةً دائمة — فلا يُحذف منها شيء، ولو بعد الرفض.

الصلاحيات

صندوق واردك لا يحتاج صلاحية خاصة: فكل عضو يرى إشعاراته هو، بما فيها العناصر التي تتابع ما أرسله. أما ضبط المسارات فهو الجزء المحكوم (انظر تهيئة مسارات الاعتماد).

ولا تستطيع أن تتصرف (بالاعتماد أو الرفض أو التفويض) إلا في القرارات المسنَدة إليك. أما قرارات المستخدمين الآخرين فلا تظهر في صندوق واردك أبداً.