تدير وحدة المشتريات دورة الشراء كاملة: من طلب داخلي يرفعه موظف، إلى أمر يُرسَل إلى المورّد، إلى تسليم البضاعة وتحديث المخزون. وهي مسار منظّم يضمن الإذن قبل الإنفاق، ويتتبّع ما أُنفق، ويترك أثر تدقيق واضحاً.
أهم الوظائف
- طلبات الشراء — إنشاء طلبات داخلية بما تحتاجه المصلحة من بضاعة، وإرسالها للاعتماد، ومتابعة سيرها في مسار الإذن.
- أوامر الشراء — تحويل الطلبات المعتمدة إلى أوامر شراء رسمية، وإدارة الاعتماد على عدّة مستويات، ومتابعة حالة الأمر من إنشائه إلى تسليمه.
- سندات الاستلام — تسجيل التسليمات على أوامر الشراء، ومعاينة البضاعة الواردة قبولاً أو رفضاً، وتحديث مستويات المخزون تلقائياً عند الإتمام.
- أداء المورّد — متابعة ما يساويه كل مورّد عملياً، فصلاً بعد فصل: التسليم في الموعد، والأوامر التي تصل كاملة، والبضاعة المرفوضة عند الرصيف — انظر أداء المورّد.
يمكن إخراج أمر الشراء في ملف PDF بالعربية أو الفرنسية أو الإنجليزية وإرساله إلى المورّد — انظر طباعة الوثائق ومشاركتها.
كيف تسير عملية الشراء
تمرّ عملية الشراء المعتادة بهذه المراحل:
- ينشئ أحد أفراد الفريق طلب شراء يذكر فيه البنود المطلوبة بكمياتها وتكاليفها التقديرية.
- يُرسَل الطلب للاعتماد. وبحسب تهيئة مؤسستك يراجعه معتمِد واحد أو أكثر ويأذنون به.
- بعد اعتماده يُحوَّل إلى أمر شراء واحد أو أكثر (مجمَّعة حسب المورّد).
- يمرّ أمر الشراء بمسار اعتماده الخاص، ثم يُرسَل إلى المورّد ليؤكّده.
- عند وصول البضاعة يُنشأ سند استلام على أمر الشراء، ويُعايَن كل بند ويُسجَّل مقبولاً أو مرفوضاً.
- وبإتمام سند الاستلام تُحدَّث مستويات المخزون تلقائياً لتعكس ما دخل.
التنقّل
افتح المشتريات من القائمة الجانبية. تُفتح الوحدة على ما ينتظر (أدناه)، وتعرض القائمة وثائق الشراء بالترتيب الذي يمرّ به الشراء:
- طلبات الشراء — الطلبات الداخلية للشراء واعتمادها
- أوامر الشراء — الأوامر المرسلة إلى المورّدين، بسطورها واعتماداتها وتتبّع التسليم
- سندات الاستلام — ما وصل، وأُدخل إلى المخزون
- مرتجعات المشتريات — البضاعة المعادة إلى المورّد
- فواتير المورّدين — فواتير المورّدين، مطابَقةً مع الأوامر والاستلامات
- الإشعارات المدينة — ما يدين لك به المورّد بعد مرتجع أو خطأ في الفوترة
ليس للمشتريات إعداد: القوائم التي يعمل بها المشتري — فئات المتعاملين وشروط الدفع — تُضبط في المتعاملين.
ما ينتظر
يُظهر فتح المشتريات العمل الذي ينتظر أحداً، في خمس قوائم. كل سطر يفتح السجل الذي يُنجز فيه العمل، وتُقرأ القوائم من جديد في كل مرة تفتح فيها الصفحة.
| القائمة | ما تعرضه | ما يجب فعله |
|---|---|---|
| طلبات شراء للاعتماد | طلبات الشراء المرسلة التي لم يُبتّ فيها بعد، الأعجل أولاً | فتح طلب واعتماده أو رفضه |
| معتمدة دون أمر شراء | طلبات الشراء المعتمدة التي فيها سطور لا يغطيها أي أمر شراء بعد: اعتُمدت عبر مسار اعتماد، أو اعتُمدت وسطرٌ بلا مورّد أو سعر | فتح طلب والنقر على إصدار أوامر الشراء (إصدار أوامر الشراء لطلب معتمد) |
| أوامر شراء متأخرة التسليم | أوامر الشراء التي فات موعد تسليمها المتوقع وما زالت بضاعة منتظرة، الأقدم تأخراً أولاً | متابعة المورّد، أو إرسال أمر ما زال ينتظر |
| فواتير يجب مطابقتها | فواتير المورّدين التي ما زالت مسودة، ومنها ما فشلت مطابقته، الأقدم أولاً | فتح فاتورة وتشغيل المطابقة مع أمرها واستلامها |
| فواتير مستحقة الدفع | فواتير المورّدين المعتمدة التي بقي فيها ما يُدفع، يحلّ أجلها خلال الأيام السبعة القادمة أو حلّ | دفعها من الخزينة |
تعرض كل قائمة خمسة سطور وعددها الإجمالي، ويفتح عرض الكل القائمة كاملة على الاختيار نفسه. وفوق القوائم أزرار تبدأ وثائق الأسبوع المعتادة: طلب شراء جديد وأمر شراء جديد. والأرقام الرئيسية فوق الأزرار، ورقم الأوامر المتأخرة يعدّ بالضبط الأوامر التي تعرضها قائمة أوامر شراء متأخرة التسليم. ولا ترى إلّا القوائم والأزرار التي يسمح لك دورك بفتحها.