Une autorisation est un droit d’accès unique et indivisible — « peut consulter les produits » ou « peut créer des bons de commande ». Un rôle est un ensemble nommé d’autorisations que vous attribuez à des utilisateurs. Plutôt que d’accorder les autorisations une par une à chaque personne, vous créez des rôles qui correspondent à des fonctions et vous attribuez ces rôles.
Ainsi, quand quelqu’un rejoint l’équipe, vous lui attribuez un rôle et il dispose immédiatement des bons accès. Quand quelqu’un change de fonction dans l’entreprise, vous échangez son rôle Beelocity et ses autorisations se mettent à jour partout d’un coup.
Comment les autorisations sont structurées
Chaque autorisation suit le schéma Module > Ressource > Action :
- Stock > Produit > Consulter — peut voir les produits.
- Stock > Produit > Créer — peut ajouter de nouveaux produits.
- Achats > Bon de commande > Approuver — peut approuver les bons de commande.
- Contrôle d’accès > Rôle > Gérer — maîtrise complète des définitions de rôles.
Les actions
Les actions définissent ce que l’utilisateur peut faire avec une ressource :
| Action | Ce qu’elle accorde |
|---|---|
| Consulter | Accès en lecture seule — peut voir la ressource sans la changer |
| Créer | Peut créer de nouveaux enregistrements de ce type |
| Modifier | Peut changer les enregistrements existants |
| Supprimer | Peut désactiver ou retirer des enregistrements |
| Approuver | Peut approuver ce qui est en attente (bons de commande, régularisations, etc.) |
| Exporter | Peut exporter les données vers un tableur ou d’autres formats |
| Gérer | Maîtrise complète — accorde ensemble Consulter, Créer, Modifier, Supprimer et Exporter |
Gérer n’inclut pas Approuver. Approuver est une responsabilité distincte de celle de modifier : celui qui rédige et corrige des bons de commande n’est pas automatiquement celui qui les signe. Si vous voulez qu’un rôle approuve, cochez Approuver explicitement.
Dans l’onglet Autorisations d’un rôle, cocher Gérer coche et verrouille les cases Consulter, Créer, Modifier, Supprimer et Exporter des mêmes enregistrements, chacune marquée Compris dans « Gérer » : le rôle les a déjà. Décochez Gérer et elles se rouvrent.
Les autorisations sont regroupées par module dans l’interface : lorsque vous montez un rôle, vous pouvez donc accorder rapidement toutes les autorisations du stock, toutes celles des achats, ou en choisir une par une.
La paie a sa propre rubrique. Les autorisations pour paramétrer la paie, calculer le mois, le payer et le déclarer sont rangées sous Paie, à côté de Ressources humaines, qui regroupe le personnel, ses contrats, ses congés et ses heures. C’est là que vous décidez qui peut voir les salaires : un rôle peut tenir le personnel sans une seule autorisation de la Paie.
Les jours fériés appartiennent à l’organisation. Leurs autorisations sont rangées sous Organisation, à côté des pays, et non sous Ressources humaines : chaque module qui compte des jours ouvrés lit les jours fériés, et une entreprise qui n’utilise pas les Ressources humaines les tient quand même (Jours fériés). Le rôle intégré Chargé des ressources humaines les détient toujours.
Les rôles intégrés
Chaque nouvelle organisation démarre avec dix rôles système, prêts à être attribués. Le rôle de propriétaire revient à la personne qui crée l’organisation ; les neuf autres attendent que vous les attribuiez :
| Rôle | À quoi il sert |
|---|---|
| Propriétaire de l’organisation | Peut tout faire dans l’organisation. Détenu par la personne qui l’a créée. |
| Trésorier | Tient la trésorerie : confirme et annule les règlements, et gère les comptes, les chèques, les virements, le rapprochement bancaire et les prévisions. |
| Caissier | Tient la caisse — ouverture, ventes, remboursements, clôture —, enregistre les règlements que le trésorier confirme et remet les chèques à la banque. |
| Responsable des ventes | Dirige les ventes : mène les devis, les commandes client, les bons de livraison, les factures et les factures d’avoir jusqu’au bout, et gère les clients. |
| Assistant commercial | Prépare les devis, les commandes client, les bons de livraison, les factures et les factures d’avoir. Les envoyer et les confirmer revient au responsable des ventes. |
| Responsable des achats | Dirige les achats : approuve les demandes d’achat et les bons de commande, réceptionne la marchandise, et tient les fournisseurs et leurs catalogues. |
| Assistant achats | Établit les demandes d’achat et prépare les bons de commande et les bons de réception. Les approuver revient au responsable des achats. |
| Chargé des ressources humaines | Tient le registre du personnel et en fait la paie : services, fonctions, salariés et leurs contrats, congés, et la paie de chaque mois, de la signature à la sortie. Rien en dehors des Ressources humaines et de la Paie. |
| Chargé du commerce extérieur | Suit les achats à l’étranger : ouvre les dossiers d’importation, tient la domiciliation bancaire et l’itinéraire, et suit chaque expédition jusqu’au dépôt. Lit les fournisseurs, les commandes, les réceptions, les comptes bancaires et les taux de change qu’un dossier nomme ; ne modifie rien en dehors du Commerce extérieur. |
| Responsable e-commerce | Tient la boutique en ligne : la crée, choisit ce qu’elle vend, et tient les photos des produits et leurs noms traduits que lisent les acheteurs. Lit les produits, le stock, les tarifs et le profil de l’organisation ; ne modifie rien en dehors de la Boutique en ligne. |
Chacun porte déjà les autorisations dont son poste a besoin, y compris les accès en lecture sur lesquels reposent ses écrans — le caissier voit les produits en caisse, l’assistant commercial les clients sur un devis —, si bien qu’attribuer le rôle suffit pour que la personne se mette au travail.
Un rôle intégré parle votre langue. Son nom et ses détails sont ceux de l’application : un écran en français affiche Caissier et Responsable des ventes, un écran en arabe أمين الصندوق et مسؤول المبيعات, et chacun dans l’organisation les lit dans la langue qu’il a choisie — quelle que soit la langue dans laquelle l’organisation a été créée.
Un rôle intégré porte la mention Système dans la liste. Vous pouvez l’ouvrir pour lire ce qu’il accorde, modifier sa Priorité ou le désactiver avec Actif, mais vous ne pouvez ni le renommer, ni réécrire ses détails, ni le supprimer — seul ou dans une sélection. Si votre équipe appelle un poste autrement, ou a besoin d’un autre dosage d’autorisations, créez-lui un rôle personnalisé.
Tous les autres rôles — « Superviseur de dépôt », « Chef de fournil », ce dont votre équipe a besoin — sont à vous de les créer depuis Paramètres → Rôles.
Les rôles personnalisés
Sur la liste Rôles, Système = Non dans le panneau de filtres vous donne vos seuls rôles personnalisés ; le panneau accepte aussi Actif et une plage de Priorité (Utiliser les listes).
Créez des rôles personnalisés qui correspondent au fonctionnement réel de votre organisation :
- Allez dans Paramètres → Rôles et cliquez sur Ajouter.
- Donnez-lui un nom (par exemple « Superviseur de dépôt ») et, si vous le souhaitez, des détails qui expliquent à quoi sert ce rôle.
- Enregistrez. Le rôle porte désormais un onglet Autorisations à côté de ses informations.
- Ouvrez cet onglet et cochez ce que le rôle a le droit de faire. Les autorisations sont regroupées par module : dépliez un module pour voir ses ressources et ses actions, cochez-les une à une, ou servez-vous de Tout accorder et Tout révoquer pour le module entier. Chaque coche prend effet immédiatement — il n’y a rien de plus à enregistrer.
Le nombre de rôles personnalisés que vous pouvez créer n’est pas limité.
Concevoir de bons rôles
Quelques repères pour bâtir une structure de rôles qui tienne dans la durée :
- Nommez les rôles d’après les fonctions, pas d’après les personnes — « Superviseur de dépôt » vaut mieux que « Le rôle d’Ahmed », parce qu’il reste parlant quand les gens vont et viennent.
- Commencez étroit, élargissez ensuite — il est plus facile d’accorder des autorisations plus tard que de s’apercevoir que quelqu’un en avait trop. Partez du minimum dont un rôle a besoin et ajoutez si les utilisateurs signalent qu’ils sont bloqués.
- Évitez un rôle par personne — si chaque utilisateur a son propre rôle sur mesure, vous avez en réalité recréé des autorisations individuelles et perdu tout l’intérêt des rôles. Visez 5 à 15 rôles pour une organisation de taille moyenne.
- Utilisez des noms parlants — « Contrôleur qualité » dit exactement à quoi sert ce rôle. « Rôle 3 » non.
- Incluez les listes où ses pages choisissent — les champs d’une page choisissent parmi d’autres types de fiches : une commande nomme son fournisseur et son dépôt, les lignes d’un programme prévisionnel d’importation leur unité de mesure. Accordez aussi au rôle Consulter sur chacun d’eux. Sans cela, le champ affiche Vous n’avez pas l’autorisation de consulter cette liste et ne propose rien. Les rôles intégrés les ont déjà.
Attribuer des rôles aux membres
- Allez dans Paramètres → Membres.
- Trouvez l’utilisateur et cliquez pour modifier ses attributions de rôles.
- Attribuez un ou plusieurs rôles.
- Si vous le souhaitez, renseignez les dates valide du et valide jusqu’au pour rendre l’attribution temporaire — utile pour remplacer quelqu’un en congé, accorder un accès élargi le temps d’un projet, ou accueillir un nouvel arrivant avec un accès de formation limité dans le temps.
Un utilisateur peut détenir plusieurs rôles en même temps. Ses autorisations effectives sont la combinaison de tous.
Les autorisations effectives
Les autorisations effectives d’un utilisateur sont la réunion de toutes ses attributions de rôles actives. Si le rôle A accorde « Consulter les produits » et le rôle B « Créer des produits », l’utilisateur peut faire les deux.
Aucun arbitrage n’est nécessaire au niveau des rôles — les autorisations s’additionnent purement et simplement. Un rôle ne peut qu’accorder un accès, jamais le refuser. Si vous devez restreindre quelque chose qu’un rôle autorise, c’est là qu’interviennent les politiques.
Vérifier les autorisations effectives
Pour savoir ce qu’une personne peut faire, ouvrez l’une de ses attributions depuis Paramètres → Membres et passez à l’onglet Autorisations effectives. Il répond directement à la question au lieu de vous laisser additionner ses rôles à la main — voir Membres.
Rappelez-vous : les rôles ne sont que la première couche. Même lorsqu’un rôle accorde une autorisation, elle peut encore être restreinte par des politiques, des règles d’accès aux enregistrements ou des règles sur les champs.