Déclarer le mois

Chaque mois, un employeur algérien déclare les mêmes salaires deux fois : à la CNAS pour les cotisations, et au fisc sur le G50 pour l’IRG retenu à la source. Les deux déclarations demandent des montants que Beelocity a déjà calculés en clôturant le mois. Cette page explique comment les sortir de l’écran pour les reporter, sans les ressaisir, puis comment enregistrer leur paiement.

Elle s’adresse au comptable ou à l’employé qui dépose les déclarations. Tout ce que la paie remet aux administrations est sur une seule page, Paie › Déclarations, en trois onglets : Déclarations mensuelles, Déclarations annuelles et Livre de paie. Le calcul et la clôture du mois, c’est Paie mensuelle ; son règlement, c’est Payer les salaires.

Consulter les montants du mois

Ouvrez Paie › Déclarations. Le premier onglet, Déclarations mensuelles, s’ouvre sur le dernier mois clôturé ; choisissez-en un autre dans Mois. Sous le mois figurent ses dates d’échéance (plus bas), puis ses montants. Un mois clôturé porte les mêmes montants dans son propre onglet Montants à déclarer, sous Paie › Mois.

Les montants se lisent en deux parties, parce que les deux déclarations ne demandent pas la même chose :

• Sécurité sociale — une ligne par personne : matricule, nom, numéro de sécurité sociale, puis ce que le mois a retenu pour elle — assiette de cotisation, cotisation salariale, cotisation patronale et œuvres sociales. En dessous, les totaux, et le Total des cotisations : la part salariale, la part patronale et les œuvres sociales additionnées, c’est-à-dire le montant unique que demande la déclaration CNAS.
• IRG — le salaire imposable du mois et l’IRG retenu, qui est la ligne « salaires » du G50.

Seul un mois clôturé a des montants à déclarer. Un mois encore en brouillon peut bouger, et un montant reporté sur une déclaration à partir d’un brouillon est précisément l’erreur que ces montants évitent. Choisissez un mois non clôturé et l’onglet le dit, avec ses dates d’échéance ; clôturez d’abord le mois.

Sortir les montants dans un fichier

Sur Déclarations mensuelles, cliquez sur Exporter les montants à déclarer du mois à côté du mois. Le même fichier est dans Autres actions, en bas de la page d’un mois clôturé ; sur un mois pas encore clôturé, il y est grisé, parce que les montants se déclarent sur un mois clôturé. Beelocity remet un fichier tableur (.csv) à votre navigateur, qui le range dans vos téléchargements.

Ouvrez-le dans votre tableur. Une ligne par personne, dans l’ordre des matricules — l’ordre dans lequel la caisse tient sa propre liste — et dix colonnes, intitulées dans la langue où vous lisez Beelocity :

Il n’y a pas de ligne de total. Les totaux sont à l’écran, sous la liste — et un fichier dont la dernière ligne n’est pas une personne ne se trie pas et ne se colle pas d’un bloc, ce qui est justement ce que vous voudrez en faire. Votre tableur additionne une colonne d’un clic.

Les montants sont exactement ceux de l’écran. Rien n’est arrondi ni remis en forme en chemin : ce que vous lisez sur l’onglet est ce qui arrive dans la cellule.

Quand chaque déclaration est due

Beelocity indique la date d’échéance de chaque déclaration : les deux du mois sur Déclarations mensuelles, les deux de l’année sur Déclarations annuelles, et la prochaine des quatre sur l’accueil de la Paie. Chaque date cite l’article de loi dont elle vient.

• Trente jours après une période, ce n’est pas le 30. Les cotisations de janvier sont dues le 2 mars, et le 1er mars une année bissextile.
• Mensuel ou trimestriel dépend de votre effectif. La loi demande des cotisations mensuelles au-delà de neuf travailleurs et trimestrielles en dessous de dix, sans dire comment les compter ; Beelocity compte les personnes que le mois paie. Près du seuil, voyez avec votre comptable.
• La DAS est affichée au 30 janvier, la date que donne la loi. La caisse annonce un délai jusqu’au 31 janvier ; une date en avance d’un jour ne vous coûte rien.
• La date est celle de la loi, jamais plus tard. L’administration fiscale accorde souvent un délai par communiqué, et reporte au jour ouvrable suivant un G29 qui tombe un vendredi ou un samedi. Beelocity affiche la date que donne l’article : l’échéance réelle est parfois plus tardive que la date affichée, jamais plus tôt.
• Une date dont l’article n’aurait pas été lu dans la loi elle-même porterait À faire confirmer : à vérifier avec votre comptable. Les quatre ont été lues.

Une déclaration en retard coûte : des cotisations payées en retard sont majorées de 5 %, plus 1 % par mois ; une DAS en retard, de 15 % des cotisations dues, plus 5 % par mois. Beelocity ne sait pas si vous avez déposé, mais il sait si vous avez payé dès que vous l’enregistrez (ci-dessous) : à côté d’une date du G50 ou de la CNAS, il indique À payer ou Payée.

Payer une déclaration

Le G50 et les cotisations se paient en même temps qu’ils se déclarent, et une fois le paiement enregistré, Beelocity sait que le mois est déclaré. Dans Déclarations mensuelles, ou dans l’étape Déclarer en haut de la page d’un mois clôturé, cliquez sur Payer une déclaration. Choisissez la Déclaration — chacune est proposée avec le montant que le mois a déclaré et sa date d’échéance —, vérifiez la Date du règlement, puis cliquez sur Payer une déclaration.

• Vous ne saisissez jamais le montant. Le G50 paie l’IRG du mois ; les cotisations paient ensemble la part salariale, la part patronale et les œuvres sociales, soit le Total des cotisations affiché avec les montants.
• Le paiement part du compte de paie, par votre virement habituel, comme les salaires. Il apparaît en brouillon dans Trésorerie › Encaissements et décaissements, avec la déclaration et son mois, et votre trésorier le confirme le jour où l’argent part, comme tout paiement.
• Payez une déclaration à la fois : la caisse et les impôts se paient séparément, souvent à des jours différents. Rouvrez Payer une déclaration pour l’autre.
• Une entreprise de neuf salariés ou moins paie le trimestre une fois son dernier mois clôturé. D’ici là, chaque mois du trimestre indique Période non clôturée à côté de ses cotisations, et n’importe lequel d’entre eux paie ensuite tout le trimestre.
• Une déclaration qui n’a rien déclaré n’a rien à payer. Un mois où aucun salaire n’a été imposé indique Rien à payer à côté de son G50.

À côté de chaque date, vous voyez ensuite où elle en est : À payer, ou Payée avec le numéro du paiement, qui l’ouvre en trésorerie. Une fois les deux déclarations d’un mois payées, ou sans rien à payer, l’étape Déclarer du mois est faite.

Un paiement que la banque renvoie s’annule en trésorerie, comme tout autre ; la déclaration repasse À payer et vous la payez de nouveau.

Un chèque remis à la recette des impôts ne peut pas encore être enregistré ici. Beelocity enregistre une déclaration payée par virement.

Déclarer l’année

Une fois l’an, les mêmes salaires se déclarent en entier : à la caisse de sécurité sociale en janvier, pour l’année qui vient de s’achever. Ouvrez Paie › Déclarations et cliquez sur l’onglet Déclarations annuelles.

La page s’ouvre sur l’année achevée, celle que vous déposez. Changez l’Année s’il vous en faut une autre. À côté, les dates d’échéance des deux déclarations de l’année, et ce que l’année contient :

• Employeur — votre raison sociale, votre NIF, votre numéro d’employeur CNAS et votre adresse. Ce sont les mentions qui ouvrent l’imprimé, et elles viennent du Profil de l’organisation. Si l’une manque, complétez-la là-bas.
• L’année — combien de mois vous en avez clôturés, combien de personnes elle a payées, et les totaux : salaire brut, assiette de cotisation, les deux cotisations, salaire imposable et IRG.

Seuls les mois clôturés comptent. Un mois encore en brouillon n’entre pas dans l’année, parce que ses montants peuvent encore bouger. Si le nombre de mois clôturés est plus bas que prévu, clôturez le reste avant de déclarer.

Cliquez sur Déclaration annuelle des salaires pour télécharger le fichier. Une ligne par personne, dans l’ordre des matricules, avec son matricule, son numéro de sécurité sociale, son nom en deux colonnes, sa fonction, la date depuis laquelle elle est employée et celle de son départ si elle est partie dans l’année, le nombre de mois payés, ses jours non payés, puis l’assiette de cotisation de l’année et les deux cotisations.

Deux choses restent à compléter à la main, et mieux vaut le savoir maintenant qu’au guichet :

• Les mentions de l’employeur ne sont pas dans le fichier. Elles sont sur la page, à côté du téléchargement, parce qu’un tableur dont les premières lignes sont des libellés et des valeurs ne se trie pas et ne se colle pas d’un bloc.
• Les absences sont un nombre, pas des dates. Une fiche de paie enregistre combien de jours non payés le mois a comptés, pas lesquels ; le fichier donne donc le nombre. Si la caisse demande les périodes, prenez-les dans vos congés.

L’année pour les impôts

Avant le 30 avril, le fisc veut la même année dite à sa manière : ce que chaque personne a perçu et l’IRG que vous lui avez retenu. C’est l’imprimé que le comptable appelle le G29.

C’est la même page et la même année. Cliquez sur État annuel des salaires pour le télécharger : une ligne par personne, avec son matricule, son nom en deux colonnes, les sommes versées dans l’année, son salaire imposable, le net imposable — le salaire imposable moins l’impôt retenu —, cet impôt, l’IRG versé et l’Écart.

• IRG versé est l’impôt de chaque personne sur les mois dont vous avez payé le G50 dans Beelocity (Payer une déclaration) ; l’Écart est l’impôt de l’année moins ce montant. Le G50 d’un mois se paie en entier ou pas du tout : un mois que vous n’avez pas encore payé ne compte rien.
• Un G50 payé en dehors de Beelocity compte comme non versé. Si vous en avez payé avant d’enregistrer vos paiements ici, l’écart le montre : vérifiez-le avant de déposer.

Une case de l’imprimé n’est pas dans le fichier, et ne peut pas y être : les sommes versées en nature, à part de celles versées en espèces. Beelocity n’enregistre pas si une indemnité est payée en argent ou en nature ; une colonne de zéros serait une affirmation plutôt qu’une absence.

À quoi servent ces fichiers, et à quoi ils ne servent pas

Ce sont des montants à lire et à reporter. Portez l’assiette de cotisation et l’effectif sur la déclaration CNAS — le portail calcule les cotisations à partir de l’assiette que vous déclarez — l’IRG du mois sur le G50, les cotisations de l’année sur la déclaration annuelle de la caisse et l’impôt de l’année sur le G29. Gardez-les avec vos pièces si vous voulez une trace de ce que vous avez déclaré.

Ce ne sont pas des fichiers à téléverser. Ni le portail de la CNAS ni le fisc ne les accepte : chacun a sa propre mise en forme, et un fichier écrit d’après une mise en forme devinée est refusé au guichet après avoir eu l’air complet tout le mois. Dès que nous aurons vu un fichier réellement accepté par l’un des deux, nous ajouterons l’export qui l’écrit.

Qui peut le faire

Consulter les montants et les emporter sont deux autorisations distinctes, et c’est voulu :

• toute personne qui peut consulter les paies mensuelles voit l’onglet Montants à déclarer ;
• l’export demande une autorisation à lui — la même pour le fichier du mois et pour Déclarations annuelles — pour que vous puissiez donner à votre comptable les montants et les fichiers sans lui donner le droit d’ouvrir, de calculer, de clôturer ni de payer un mois. Une personne qui n’a que cette autorisation voit Déclarations avec un seul onglet, Déclarations annuelles.

Le rôle Chargé des ressources humaines a les deux. Si quelqu’un ne voit pas Exporter les montants à déclarer du mois, ou l’onglet Déclarations annuelles, c’est cette autorisation qui lui manque : demandez à la personne qui gère les rôles dans votre entreprise.

Payer une déclaration demande l’autorisation de payer les salaires, parce que c’est le même argent qui sort du même compte. Le rôle Chargé des ressources humaines l’a aussi ; confirmer le paiement en trésorerie revient à votre trésorier, comme pour les salaires.

Si quelque chose ne va pas

Les montants ne sont pas là. Le mois est encore en brouillon. Clôturez-le d’abord.

Le numéro de sécurité sociale d’une personne est vide. Il est vide sur sa fiche. Ouvrez Ressources humaines › Salariés, ouvrez la fiche, cliquez sur Modifier et saisissez-le. Il figurera sur le fichier du mois suivant ; un mois clôturé ne bouge plus, donc celui-ci garde la case vide.

Quelqu’un manque dans le fichier. Cette personne n’avait pas de fiche de paie ce mois-là : elle n’était pas employée, ou son contrat n’était pas signé au moment du calcul. Le fichier liste exactement les personnes que le mois a payées, et celui de l’année exactement celles qu’ont payées ses mois clôturés.

Les noms sont illisibles dans le fichier. Si les lettres accentuées ou arabes sortent en symboles, votre tableur a ouvert le fichier comme du texte brut. Fermez-le, puis passez par Ouvrir ou Importer et choisissez Unicode (UTF-8) : le fichier est écrit ainsi.