Salariés

La liste Salariés est votre registre du personnel : une fiche pour chaque personne que l’entreprise emploie ou a employée. Elle porte ce que doit montrer le registre que la loi vous oblige à tenir — nom, sexe, date et lieu de naissance, adresse, fonction occupée, date de recrutement et numéro de sécurité sociale — et elle garde le service, la fonction et le supérieur hiérarchique de chacun, ainsi que le compte sur lequel son salaire est viré.

Inscrire quelqu’un au registre

1. Ouvrez Ressources humaines › Salariés et cliquez sur Ajouter.
2. Le Matricule est déjà rempli avec le suivant, par exemple EMP-2026-000014. Si votre entreprise attribue déjà ses propres matricules — ceux qui figurent sur les bulletins de paie ou sur un badge —, saisissez plutôt ce numéro. Deux salariés ne peuvent pas avoir le même.
3. Saisissez le Prénom, le Nom et la Date de recrutement. C’est tout ce qu’il faut pour créer la fiche ; le reste peut être complété plus tard.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Le reste de la fiche se répartit en six blocs à remplir au fur et à mesure :

• État civil — sexe, date et lieu de naissance, NIN de la carte d’identité biométrique, N° de sécurité sociale sous lequel la CNAS a immatriculé la personne, situation familiale, nombre d’enfants à charge, et Travailleur handicapé ou retraité pour une personne que la loi impose plus légèrement (le calcul de l’IRG). Deux salariés ne peuvent pas partager un NIN ni un numéro de sécurité sociale ; laissez le champ vide si vous ne l’avez pas encore.
• Registre du personnel — ce que le registre exigé par la loi doit mentionner et que rien d’autre n’enregistre : le Début d’apprentissage et la Fin d’apprentissage d’un apprenti, Travailleur à domicile pour qui travaille chez lui, et Travailleur handicapé. Cette dernière case n’est pas celle de l’État civil : celle-là allège l’IRG et vaut aussi pour les retraités, celle-ci ne sert qu’au registre. Un mineur, un contrat à durée déterminée ou un temps partiel ne demandent rien ici : le registre les lit dans la date de naissance et dans le contrat.
• Contact — téléphone, mobile et e-mail.
• Adresse — le lieu de résidence, jusqu’à la wilaya et au pays.
• Coordonnées bancaires — la Banque et le Numéro de compte sur lequel le salaire est viré : un RIB pour un compte en banque, un CCP pour Algérie Poste. Recopiez le numéro exactement comme il figure sur le papier remis par la banque ou par la poste. Beelocity ne le vérifie pas : un chiffre faux n’est pas refusé ici, c’est la banque qui renvoie le virement. Deux salariés peuvent partager un même compte, ce qu’il faut à un couple payé sur le compte du ménage.
• Affectation — le Service et la Fonction, le Supérieur hiérarchique, la Date de recrutement et l’Utilisateur sous lequel la personne se connecte à Beelocity, s’il y a lieu. Seuls les services, les fonctions et les collègues encore en usage sont proposés.

Dès que la personne a un contrat, un bloc Contrat en vigueur montre celui qui s’applique aujourd’hui — son numéro, son type, son salaire de base et sa durée hebdomadaire, avenants compris —, et l’onglet Contrats liste tous ses contrats. Voir Contrats. La même fiche imprime son attestation de travail.

Les salariés qui utilisent aussi Beelocity

La plupart des personnes inscrites au registre ne se connectent jamais à rien, et n’en ont pas besoin : un salarié n’est pas un utilisateur. Quand quelqu’un utilise Beelocity — le caissier qui ouvre aussi la caisse, le comptable —, choisissez-le dans Utilisateur pour que le registre sache de quel membre de l’organisation il s’agit. Seuls les membres de votre organisation sont proposés, et un membre ne peut être rattaché qu’à un seul salarié.

Retrouver un salarié

La liste Salariés se recherche par matricule et par nom au fil de la saisie. Son bouton de filtre la restreint par Service, Fonction et Statut, et chaque colonne peut être triée. Ouvrez une ligne pour voir la fiche complète.

Les fonctions occupées par un salarié

L’onglet Fonctions occupées de la fiche d’un salarié liste chaque fonction qu’il a occupée chez vous, avec le jour où elle a commencé et celui où elle a pris fin. C’est la liste que reprend le certificat de travail à son départ, parce que la loi demande au certificat chaque poste occupé et ses périodes.

Vous n’avez presque jamais à y toucher. Changer la Fonction sur la fiche — une promotion, un changement de poste — clôt automatiquement la fonction précédente la veille et ouvre la nouvelle aujourd’hui. Corriger une fonction le jour même où vous l’avez saisie la remplace au lieu d’en ajouter une seconde.

L’onglet sert au passé que Beelocity ne pouvait pas connaître :

• L’historique d’avant Beelocity. À l’apparition de l’onglet, chaque salarié a reçu une ligne : sa fonction actuelle, depuis sa date de recrutement. S’il a été promu avant, changez la date Du de sa fonction actuelle pour le jour de la promotion, puis cliquez sur Ajouter et saisissez la fonction précédente avec ses dates Du et Au. Remplissez Au avant Du : une ligne sans fin serait une seconde fonction actuelle, et Beelocity la refuse.
• Un changement saisi en retard. Si une promotion a été saisie des semaines après coup, reculez la date Du de la nouvelle fonction, et la date Au de l’ancienne avec elle.

Beelocity refuse une fonction occupée avant la date de recrutement, une fonction qui commence après la date de sortie, et deux fonctions occupées le même jour. La fonction occupée aujourd’hui ne se change que sur la fiche elle-même, si bien que l’onglet et la fiche disent toujours la même chose.

Les documents du dossier

L’onglet Documents de la fiche d’une personne garde les pièces que vous classeriez sinon dans son dossier : la copie de sa carte d’identité, le contrat signé, un certificat médical, un diplôme.

1. Ouvrez la fiche de la personne, puis l’onglet Documents.
2. Cliquez sur Ajouter un document, puis sur Choisir un fichier : une copie numérisée enregistrée en document imprimable, ou une photo du papier en JPEG ou PNG, 10 Mo au plus.
3. Choisissez sa Catégorie — Pièce d’identité, Contrat signé, Certificat médical, Diplôme ou Autre — et donnez-lui un Titre. Le titre reprend d’abord le nom du fichier ; écrivez ce que vous chercherez plus tard, par exemple Contrat de travail 2024.
4. Cliquez sur Ajouter un document. Il apparaît avec le jour de son ajout.

Pour en consulter un, ouvrez le menu de la ligne et choisissez Télécharger. Le fichier est téléchargé sous son titre.

Beelocity reconnaît un fichier à son contenu, pas à son nom : un fichier texte renommé en .pdf est refusé.

Retirer enlève un document de la fiche, après confirmation. Le fichier lui-même n’est jamais supprimé : la fiche cesse de le montrer, et le journal d’audit garde qui l’a retiré et quand. Si vous avez retiré le mauvais, ajoutez de nouveau le bon fichier.

Quiconque peut consulter la fiche peut voir et télécharger ses documents, certificats médicaux compris. Les ajouter et les retirer demande le droit de modifier la fiche.

Quand un salarié part

Un salarié qui part n’est pas supprimé. Sa fiche reste au registre, parce que le registre du personnel se conserve et doit montrer chaque sortie avec sa date et sa cause.

1. Ouvrez la fiche du salarié. Son parcours, en bas de la page à côté des onglets, indique Actif → Sorti.
2. Cliquez sur Sorti. Beelocity demande deux choses :
   • la Date de sortie — le dernier jour travaillé dans l’entreprise. Elle ne peut pas précéder la date de recrutement ; une sortie le jour même du recrutement est acceptée ;
   • le Motif de sortie — la cause légale, dans la liste que donne la loi : expiration du contrat à durée déterminée, démission, licenciement, incapacité totale de travail, compression d’effectifs, cessation d’activité de l’employeur, retraite, décès ou rupture pendant la période d’essai. La liste ne propose que ce que permet le contrat en cours : l’expiration d’un contrat à durée déterminée seulement pour un tel contrat, et la rupture pendant la période d’essai seulement jusqu’au dernier jour de l’essai.
3. Cliquez sur Enregistrer la sortie.

Le statut indique désormais Sorti. Un bloc Sortie sur la fiche montre la date et le motif, et l’étape Sorti du parcours dit la même chose quand on s’y arrête, avec qui l’a enregistrée et quand. Si le salarié avait un contrat en vigueur, celui-ci prend fin le même jour pour le même motif. Mettre fin au contrat, sur ce contrat, est la même démarche prise depuis l’autre fiche : elle pose les deux mêmes questions et enregistre la sortie du salarié.

Un salarié sorti n’est plus proposé comme Supérieur hiérarchique ni comme chef de service. Ceux qui relevaient de lui, et le service qu’il dirigeait, le gardent jusqu’à ce que vous le changiez : une fois un responsable parti, ouvrez la fiche de chaque membre de son équipe et choisissez son nouveau supérieur hiérarchique.

Sa fiche propose alors Établir le solde de tout compte sous Autres actions — grisé, avec sa raison, tant que la personne est en poste — et le certificat de travail à la place de l’attestation de travail. Ce qui lui est dû, c’est son solde de tout compte, dans la Paie, et le certificat que la loi impose est Le certificat de travail.

Quand un salarié revient

Un ancien salarié réembauché reprend la même fiche, sous le même matricule.

1. Ouvrez sa fiche et cliquez sur Sorti, le statut en bas de la page. La carte des statuts s’ouvre.
2. Cliquez sur Actif. Beelocity demande la nouvelle Date de recrutement, qui doit être postérieure à la date de sortie.
3. Cliquez sur Réembaucher.

Le statut indique de nouveau Actif, la date de recrutement est la nouvelle, et le bloc Sortie disparaît de la fiche. La sortie précédente n’est pas perdue : le journal d’audit garde sa date et son motif.

Si le salarié revient avec un contrat écrit, vous pouvez vous en dispenser : rédigez le nouveau contrat dans son onglet Contrats et signez-le, et il est réembauché à la date de début du contrat. Voir Signer le contrat.