Postes et roulements

Une entreprise qui ne s’arrête jamais ne fait pas travailler tout son personnel sur la même semaine. Une laiterie, une usine en trois postes, une clinique, une société de gardiennage ou une boulangerie dont le four s’allume à trois heures du matin ont des salariés qui prennent leur poste à 22 h, le quittent à 6 h, et se reposent un mardi plutôt qu’un vendredi. Beelocity garde les postes d’une telle entreprise, pour que chaque heure soit comptée comme la loi la compte, et la paie du mois paie d’après eux : l’indemnité de travail posté, l’indemnité de nuit et le panier par poste (Payer le travail posté selon le planning).

Cette page s’adresse à qui tient le registre du personnel. Si tout le monde chez vous travaille la même semaine de bureau, vous n’en avez pas besoin : la semaine de travail réglée dans Jours de repos et congés continue de compter pour eux (Jours fériés et congés).

Définir les postes

Ouvrez Ressources humaines › Paramétrage, choisissez l’onglet Postes, puis cliquez sur Ajouter. Un poste indique :

• Nom — ce que vos équipes l’appellent : Matin, Nuit, Jour (12 heures).
• Début et Fin — les heures, sur 24 heures. Cliquez sur l’horloge du champ et choisissez l’heure, puis les minutes ; ou tapez 2200 et le champ écrit 22:00. Une fin égale ou antérieure au début, c’est le lendemain matin : de 22:00 à 06:00, c’est une seule nuit, qu’on ne coupe pas en deux.
• Pause (minutes) — la pause à l’intérieur du poste. La loi la limite à une heure et en compte une demi-heure comme temps de travail.
• Effectif requis — combien de personnes le poste demande chaque jour où il tourne, si vous voulez que le planning les compte (Combien de personnes un poste demande). Sinon, laissez-le vide.

Cliquez sur Enregistrer. La fiche indique alors le code du poste et ce qu’il vaut :

• Code — la ou les deux lettres que le planning imprime pour lui dans la case de chaque jour. Vous ne le choisissez pas : Beelocity le tire du nom, M pour Matin et N pour Nuit. Si cette lettre est déjà prise, un nom d’un seul mot essaie ses deux premières lettres (Midi à côté de Matin donne MI), puis un chiffre (M2). Deux postes ne peuvent pas avoir le même, et Modifier le change si vous en préférez un autre.
• Heures effectives — les heures comptées comme travail : la durée du poste, moins la part de la pause qui dépasse une demi-heure. Un poste de 06:00 à 14:00 avec une heure de pause compte sept heures et demie ; le même avec une demi-heure de pause en compte huit.
• Heures de nuit — les heures comprises entre 21:00 et 05:00 (Travail de nuit).
• Finit le lendemain — si le poste passe minuit.

Beelocity refuse un poste qu’il ne saurait pas compter :

• un poste qui finit à l’heure où il commence ;
• une pause de plus d’une heure, ou aussi longue que le poste lui-même ;
• plus de douze heures de travail. L’ordonnance 97-03 limite la journée de travail à douze heures : un poste de 18:00 à 06:00 sans pause est le plus long qu’on puisse écrire.

Un poste que vous ne travaillez plus se désactive plutôt que de se supprimer : cliquez sur Désactiver sur sa fiche. Un poste qu’utilise un roulement ne peut pas être supprimé du tout, parce que le roulement dit encore qui le travaille.

Construire un roulement

Un roulement est le cycle que répètent vos équipes : tant de jours, chacun un poste ou un jour de repos. Deux postes de douze heures suivis de deux jours de repos font un roulement de quatre jours. Les trois-huit sur quatre équipes en comptent souvent vingt-huit. Une semaine de six jours dont le jour de repos tourne en compte sept.

Ouvrez Ressources humaines › Paramétrage, choisissez l’onglet Roulements et cliquez sur Ajouter. Donnez au roulement un Nom et son Cycle (jours), de 1 à 84, puis cliquez sur Enregistrer. Le nouveau roulement est en repos chaque jour de son cycle, et les Jours, à côté de la fiche, les listent, une ligne chacun.

Sur chaque ligne, choisissez dans la colonne Poste le poste que les équipes travaillent ce jour-là, ou laissez Jour de repos. La ligne s’enregistre dès que vous choisissez, et affiche les Heures effectives et les Heures de nuit du jour. Les jours suivent le cycle : pour en ajouter un, allongez le cycle, et les nouveaux jours arrivent à la fin en jours de repos ; raccourcissez-le, et les derniers jours partent.

Beelocity refuse un roulement que personne ne pourrait travailler : un poste qui dure encore quand celui du lendemain commence. Une nuit de 22:00 à 06:00 suivie le lendemain d’un poste à 05:00 est refusée, et le message nomme les deux jours. Un poste qui commence à la minute où le précédent finit est accepté. Le dernier jour s’enchaîne sur le premier, comme le matin où une équipe reprend le cycle. Le même contrôle s’applique quand vous changez les horaires d’un poste : une fin plus tardive qui chevaucherait sur un roulement est refusée, en nommant le roulement.

Les Semaines de la fiche disent ce que le roulement demande à ceux qui le suivent :

• Durée hebdomadaire moyenne — ses heures de travail réparties également sur ses semaines. La durée légale est de quarante heures par semaine (ordonnance 97-03, art. 2), et aucun texte ne permet d’en faire la moyenne sur un cycle : les heures au-delà de quarante dans une semaine sont des heures supplémentaires. Les trois-huit sur quatre équipes font en moyenne quarante-deux heures.
• Semaine la plus chargée — le plus d’heures de travail que comptent sept jours d’affilée.
• Journée entière de repos — si chaque suite de sept jours en compte une, et sinon, quels jours s’en passent.

Ni une semaine de plus de quarante heures ni sept jours sans journée entière de repos ne sont refusés : l’une et l’autre peuvent être légales dans une activité qui ne s’arrête jamais. Le roulement les montre pour que vous décidiez en connaissance de cause.

Le repos hebdomadaire

La loi accorde à chacun une journée entière de repos par semaine, normalement le vendredi (loi 90-11, art. 33). Une entreprise dont l’activité ne peut pas s’arrêter peut l’accorder un autre jour, par roulement, ou le différer (art. 37).

Beelocity ne compte un jour comme journée entière de repos que si aucun poste n’y commence et qu’aucun poste de la veille n’y dure encore. Après une nuit qui finit à 06:00, le jour où elle finit n’est pas un jour entier de repos. Six nuits suivies d’un jour libre ne laissent donc aucune journée entière de repos, et le roulement le dit : Aucun jour du cycle n’est une journée entière de repos. Six matins suivis du même jour libre en laissent bien une.

Mettre en place les équipes

Une équipe, ce sont les personnes qui suivent ensemble un roulement et passent le relais à l’équipe suivante : l’équipe A, l’équipe de nuit. Les équipes d’un même roulement en commencent le cycle à des jours différents, pour qu’entre elles chaque poste soit travaillé. Sur un roulement de quatre semaines — une semaine de matins, une d’après-midi, une de nuits et une de repos —, quatre équipes qui commencent à une semaine d’écart couvrent les trois postes chaque jour, une équipe étant au repos.

Ouvrez le roulement, choisissez son onglet Équipes et cliquez sur Ajouter. Donnez un Nom à l’équipe et réglez son Début du cycle : le jour où l’équipe est au jour 1 du roulement. Il s’ouvre sur aujourd’hui. N’importe quelle date convient, passée ou future, car elle dit seulement où l’équipe en est dans le cycle ; personne n’en travaille un jour avant d’avoir été placé dans l’équipe. Cliquez sur Enregistrer.

L’onglet Quatorze prochains jours de l’équipe montre la quinzaine à partir d’aujourd’hui, telle que le roulement la place pour l’équipe : chaque date, son jour du cycle, et le poste travaillé ou Jour de repos. Rien n’y est saisi : changez le roulement ou le début du cycle, et il suit. C’est le moyen le plus rapide de vérifier que deux équipes ne tombent jamais sur le même poste.

Une équipe se désactive plutôt que de se supprimer dès que des personnes y ont été, et un roulement que suivent des équipes ne peut pas être supprimé du tout.

Placer des personnes dans une équipe

Les équipes d’une personne sont gardées sur sa propre fiche, parce que tout ce qui décide si elle peut en travailler les postes la concerne : les dates de son emploi, son âge, son sexe et la fonction qu’elle occupe. Ouvrez la fiche de la personne, choisissez l’onglet Équipes et cliquez sur Ajouter. Choisissez l’Équipe — chacune est nommée sous son roulement, Roulement › Équipe — et la date Du, et laissez Au vide tant qu’elle y reste. La ligne s’enregistre à mesure que vous la remplissez.

À partir de ce jour, la personne travaille les postes de l’équipe au lieu de la semaine de travail de l’entreprise : elle se repose les jours de repos de l’équipe, même un jour de semaine où le bureau travaille, et en travaille les postes, même un vendredi.

Une personne est dans une seule équipe à la fois. Pour la changer d’équipe, réglez le Au de son équipe actuelle sur la veille, puis ajoutez la suivante à partir du lendemain. Dans l’autre ordre, c’est refusé, parce que les deux se chevaucheraient. L’onglet Membres de l’équipe montre les mêmes lignes du côté de l’équipe, et en ajoute de la même façon, l’équipe déjà choisie.

Beelocity refuse aussi :

• un passage dans une équipe avant la date d’embauche, ou commençant après le jour du départ ;
• une date dans un mois que la paie a déjà clôturé, parce que la paie de ce mois a été calculée dessus.

Dès qu’une personne a travaillé un jour dans une équipe, le plan qui la sous-tend est figé. Les horaires du poste, les jours et la longueur du roulement, et le début du cycle de l’équipe ne se modifient plus, alors que leurs noms changent encore. Les changer réécrirait ce qui a déjà été compté : un congé, une feuille de présence, la paie d’un mois. Un nouveau rythme, c’est un nouveau roulement, vers lequel les membres des équipes passent à partir d’une date.

Travail de nuit

La loi appelle travail de nuit tout travail exécuté entre 21:00 et 05:00 (loi 90-11, art. 27), et laisse à votre convention collective le soin de fixer comment il est payé. Chaque poste indique combien de ses heures tombent dans cette plage : une nuit de 22:00 à 06:00 en compte sept, un après-midi qui finit à 22:00 en compte une, et un poste de boulangerie qui commence à 03:00 en compte deux. La pause n’est pas retirée des heures de nuit, parce que son moment dans le poste n’est pas fixé.

Sur toute équipe dont les postes comptent une heure de nuit, Beelocity applique les deux règles de la loi :

• Personne de moins de dix-neuf ans ne travaille la nuit (art. 28). Une personne qui a dix-neuf ans le 14 novembre peut rejoindre une équipe de nuit dont la première nuit est le 14, mais pas une dont la première nuit est le 13.
• Aucune femme ne travaille la nuit sauf si la fonction qu’elle occupe cette nuit-là a la dérogation de l’inspecteur du travail, accordée ce jour-là ou avant (art. 29, et Fonctions § Travail de nuit).

La règle est vérifiée chaque fois que quelque chose pourrait l’enfreindre : placer quelqu’un dans une équipe, changer sa date de naissance, son sexe ou sa fonction, effacer ou reporter une dérogation, mettre un poste de nuit sur un jour d’un roulement, déplacer le début du cycle d’une équipe, ou modifier un jour du planning de quelqu’un — un rappel sur repos de nuit ou un autre poste de nuit est refusé exactement comme une équipe de nuit (Modifier le planning). Le message nomme la première nuit en cause, et la personne quand vous n’êtes pas sur sa fiche. Une fiche sans date de naissance ou sans sexe est refusée aussi sur une équipe de nuit : le registre du personnel demande l’un et l’autre, et deviner serait se tromper dans un sens ou dans l’autre.

Lire le planning

Ouvrez Ressources humaines › Planning pour voir le mois tel que vos équipes vont le travailler : une ligne par personne sous chaque équipe, et une colonne par jour. Choisissez l’Année et le Mois au-dessus, et une Équipe pour n’en voir que les membres.

La case de chaque jour dit ce que le planning de la personne prévoit ce jour-là :

• le repère du poste — J pour le jour, M pour le matin — un jour travaillé ;
• le repère sur fond sombre, avec une lune, quand le poste est du travail de nuit. Il est dans la case du jour où il commence : une nuit du dimanche 19 h au lundi 7 h est celle du dimanche, et le lundi est le repos qui la suit ;
• rien le jour de repos de l’équipe ;
• un parasol là où un congé approuvé couvre un poste. Laissez le pointeur sur la case pour lire quel congé, et à la place de quel poste ;
• une case grisée un jour férié, avec le poste toujours dedans quand le roulement travaille ce jour-là ;
• le repère du poste en gris un jour de repos où la personne est rappelée sur son repos : le jour reste son repos ;
• une mallette le jour de travail ordinaire qu’un repos déplacé laisse à un employé de bureau ;
• à côté de chacun, un second repère quand le jour est une modification du planning : deux flèches qui tournent pour un autre poste, une tasse pour un repos exceptionnel, un téléphone pour un rappel sur repos, deux flèches opposées pour une permutation, deux personnes pour un remplacement. La légende sous le planning les reprend.

Une personne sans équipe apparaît sous Hors équipe les jours où une modification l’y met, comme un employé de bureau qui remplace une nuit. Sous tout le monde, une ligne Effectif requis par poste qui dit combien de personnes il demande indique, chaque jour où il tourne, combien sont là face à cet effectif : 2/3, signalé quand il est en sous-effectif.

Après chaque vendredi, une colonne Semaine additionne les heures des postes de la semaine, rappels et modifications compris, du samedi au vendredi — la semaine entière, même ses jours du mois précédent ou suivant. Un signe d’alerte à côté du total indique que le roulement demande cette semaine-là plus d’heures que n’en prévoit le contrat de la personne : un roulement de postes de douze heures peut prévoir 48 heures une semaine et 36 la suivante. Beelocity le signale sans le refuser, parce que la loi admet ces heures en heures supplémentaires, et le mois paie les heures travaillées au-delà du contrat (Heures en jour de repos et dépassement hebdomadaire). Un congé ne baisse pas le total, qui est ce que demande le roulement.

Le planning change quand un poste, un roulement, une équipe ou le temps d’une personne dans une équipe change, et quand un jour du planning d’une personne est modifié. Qui peut modifier le planning clique sur un jour pour le modifier, et sur un jour modifié pour ouvrir sa modification (Modifier depuis le planning). Une personne passée dans une autre équipe en cours de mois figure dans les deux, chaque ligne montrant les jours de cette équipe-là. Les congés s’affichent pour qui peut consulter les demandes de congé ; les autres ne voient que le plan, et la page le dit. Le mois s’imprime pour le tableau d’affichage (Imprimer le planning).