Contrats

Chaque salarié inscrit au registre peut avoir son contrat de travail au dossier : à durée indéterminée ou déterminée, à temps plein ou partiel, sa date de début et — pour une durée déterminée — sa date de fin, sa période d’essai, son salaire de base et sa durée hebdomadaire. Le contrat est aussi ce que le registre du personnel appelle la nature de la relation de travail : le tenir ici complète ce registre.

Un contrat se rédige en brouillon, se signe quand les deux parties ont signé le papier, et prend fin avec l’emploi. Une fois signé, il ne se modifie plus : ses conditions sont celles qui ont été convenues, et elles restent au dossier pour en garder la trace.

Enregistrer un contrat

1. Ouvrez la fiche du salarié, allez dans l’onglet Contrats et cliquez sur Ajouter.
2. Le N° de contrat est déjà rempli avec le suivant, par exemple CTR-2026-000003. Saisissez le vôtre si le papier en porte déjà un.
3. Choisissez le Type de contrat :
   • Durée indéterminée — pas de date de fin. La loi présume ce type de contrat dès lors que rien n’a été écrit.
   • Durée déterminée — le contrat fixe sa Date de fin, et la loi lui demande de dire pourquoi : surcroît saisonnier, remplacement d’un absent, travaux liés à un marché. Indiquez-le dans Motif de recours.
4. Choisissez le Temps de travail — Temps plein ou Temps partiel — et la Durée hebdomadaire. Quarante heures est la durée légale et le plus qu’un contrat puisse fixer ; un temps partiel reste en dessous.
5. Saisissez la Date de début, le Salaire de base — le salaire mensuel hors indemnités et primes, dans la monnaie de votre organisation — et, s’il y en a une, la Fin de période d’essai. La loi permet jusqu’à six mois d’essai, douze pour les postes hautement qualifiés ; votre convention collective en fixe la durée exacte. Une semaine avant qu’elle se termine, tous ceux qui gèrent les contrats en trouvent le rappel dans leur boîte de réception.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Le contrat est enregistré en Brouillon. Un brouillon peut encore être modifié ou supprimé, et rien ne change pour le salarié tant qu’il n’est pas signé.

Un contrat à durée indéterminée ne demande ni date de fin ni motif du terme. Beelocity vérifie les dates avant d’enregistrer : un contrat à durée déterminée doit avoir sa date de fin, celle-ci ne peut pas précéder la date de début, et la période d’essai doit se terminer après le début du contrat et avant sa fin.

Signer le contrat

Le parcours en bas de la page du contrat indique Brouillon → Actif → Terminé.

1. Cliquez sur Actif.
2. Saisissez la Date de signature. Elle peut précéder le premier jour de travail : un contrat se signe souvent quelques jours avant.
3. Cliquez sur Signer.

Le contrat est désormais Actif : c’est le contrat en vigueur, et ses conditions ne se modifient plus. Modifier reste sur la page, grisé ; pointez-le et il vous dit de passer par un avenant. Supprimer est grisé de la même façon : un contrat signé prend fin, il ne se supprime pas. Un salarié n’a qu’un contrat en vigueur à la fois.

La signature tient aussi le registre à jour d’elle-même :

• pour un salarié sorti, signer un nouveau contrat le réembauche, à la date de début du contrat et sous le même matricule. Le contrat doit commencer après la date de sortie ;
• un premier contrat ne peut pas commencer avant la date de recrutement inscrite au registre. S’il a vraiment commencé plus tôt, corrigez d’abord la date de recrutement.

Quand un contrat en remplace un autre

Un contrat à durée déterminée transformé en contrat à durée indéterminée, ou renouvelé par un nouveau contrat, c’est le même emploi qui continue. Le registre ne doit pas montrer une sortie suivie d’un retour, et la date de recrutement — celle d’où part l’ancienneté — ne doit pas bouger.

Rédigez donc le nouveau contrat avec sa propre date de début, puis signez-le. Beelocity met fin au contrat en vigueur la veille du début du nouveau et l’indique Terminé, Remplacé par un nouveau contrat. Le salarié reste Actif et garde sa date de recrutement. La page de l’ancien contrat nomme celui qui l’a remplacé, sous Remplacé par.

Le nouveau contrat doit commencer après le début de celui qu’il remplace. S’il y a eu une vraie interruption — la durée déterminée est arrivée à son terme, le salarié est resté un mois chez lui, puis il est revenu —, c’est une sortie suivie d’un retour : mettez d’abord fin à l’ancien contrat, puis signez le nouveau, qui le réembauche.

Changer le salaire ou la durée hebdomadaire

Un contrat signé ne se modifie jamais. Une augmentation, un changement d’horaire, ou une durée déterminée prolongée ou raccourcie, c’est un avenant, que les deux parties signent, daté du jour où il prend effet.

1. Ouvrez le contrat et allez dans son onglet Avenants.
2. Cliquez sur Ajouter. Dans la nouvelle ligne, double-cliquez sur la Date d’effet et choisissez dans le calendrier le premier jour où les nouvelles conditions s’appliquent. Remplissez ensuite seulement ce qui change : le nouveau Salaire de base, la nouvelle Durée hebdomadaire ou, pour un contrat à durée déterminée, la nouvelle Date de fin (sur un contrat à durée indéterminée, cette case reste fermée). Laissez le reste vide.
3. Saisissez le Motif, par exemple une augmentation annuelle. La ligne s’enregistre d’elle-même dès qu’elle est complète ; d’ici là, un message indique ce qu’il lui manque.

Le bloc Conditions en vigueur du contrat montre les conditions telles qu’elles sont aujourd’hui, après chaque avenant entré en vigueur, ainsi que la date du Dernier avenant. Un avenant daté dans le futur figure dans la liste mais ne change rien avant son jour. La fiche du salarié montre les mêmes chiffres sous Contrat en vigueur.

Un avenant se verrouille à sa date d’effet. À partir de ce jour, il ne peut plus être modifié ni supprimé, car un bulletin de paie a peut-être déjà été calculé à partir de lui. Pour le corriger, ajoutez-en un autre. Sauf le jour où vous l’enregistrez : jusqu’à la fin de cette journée, vous pouvez encore le modifier ou le supprimer, même s’il est déjà en vigueur, pour rattraper tout de suite une erreur de saisie. Un avenant daté dans le passé — une augmentation accordée en retard — peut toujours être ajouté.

Seul un contrat en vigueur reçoit des avenants : un brouillon se modifie directement, et un contrat terminé reste tel qu’il était.

Mettre fin à un contrat

Mettre fin au contrat en vigueur met fin à l’emploi avec lui.

1. Ouvrez le contrat et cliquez sur Terminé dans le parcours.
2. Beelocity pose les questions de la sortie du salarié, dans les mêmes mots : la Date de sortie, le dernier jour, qui ne peut pas précéder le début du contrat, et le Motif de sortie, dans la liste que donne la loi : expiration du contrat à durée déterminée, démission, licenciement, retraite et les autres.
3. Cliquez sur Mettre fin au contrat.

Le contrat indique Terminé, et la sortie du salarié est enregistrée le même jour pour le même motif — inutile de le faire deux fois. C’est une seule démarche, que l’on fait depuis l’une ou l’autre fiche : Enregistrer la sortie sur la fiche du salarié pose les deux mêmes questions et met fin à son contrat en vigueur ce jour-là. Voir Quand un salarié part.

Un contrat terminé reste au dossier, avec ses conditions telles qu’elles ont été signées.

Imprimer une attestation de travail

L’attestation de travail est la lettre qu’un salarié présente à la banque, à une ambassade ou à une administration pour prouver qu’il travaille chez vous : ses nom et prénom et son matricule, sa date et son lieu de naissance, sa fonction et son service, sa date de recrutement, son type de contrat, à temps plein ou à temps partiel, et sa durée hebdomadaire de travail. Elle se termine par Fait à …, le … — la ville de votre profil d’organisation — et la place de votre signature et de votre cachet.

1. Ouvrez la fiche du salarié.
2. Ouvrez Autres actions — les trois points en bas de la page — et choisissez Imprimer l’attestation de travail, ou Télécharger l’attestation de travail pour en garder un exemplaire. À côté, Imprimer le certificat de travail reste grisé tant que la personne est en poste : c’est la lettre de celui qui est parti.
3. Choisissez la langue : anglais, français ou arabe.

L’attestation reprend le contrat en vigueur le jour où vous l’imprimez, avec chaque avenant déjà entré en vigueur. Elle est numérotée d’après le salarié et le jour — ATT-EMP-2026-000014-20260918 — si bien que l’imprimer deux fois le même jour donne la même lettre.

Elle n’indique jamais le salaire. Une banque qui doit connaître la rémunération demande une attestation de salaire, qui est une autre lettre.

Un salarié sans contrat en vigueur aujourd’hui, dont le contrat n’est encore qu’un brouillon, ne peut pas recevoir d’attestation : les deux actions sont grisées, et le pointeur posé dessus indique pourquoi. Signez d’abord son contrat. Il faut aussi le droit de consulter les contrats ; le rôle Chargé des ressources humaines l’a.

Pour une personne sortie, les deux mêmes actions impriment son certificat de travail.

La mise en page de la lettre — logo, marges, intitulé de la signature — se règle avec les autres documents sous Paramètres → Paramètres des documents (Personnaliser vos documents).