Payer les salaires

Indiquer où chacun est payé, choisir le compte d'où partent les salaires, et payer un mois clôturé en une fois — un règlement par personne en trésorerie.

Un mois clôturé dit ce que chacun a gagné. Cette page traite de la suite : l’argent sort. Vous indiquez où chaque personne est payée, vous dites à Beelocity de quel compte partent les salaires, puis, sur le mois clôturé, vous cliquez une fois sur Payer les salaires. Beelocity enregistre un règlement par personne en trésorerie, du montant exact de sa fiche de paie — le journal de trésorerie montre ainsi les salaires du mois comme il montre toute autre sortie, et un virement que la banque renvoie se rattrape personne par personne au lieu d’être noyé dans une somme globale.

Cette page s’adresse au chef d’entreprise, à l’employé qui tient la paie ou au comptable qui paie le mois. Le mois lui-même — l’ouvrir, le calculer, le clôturer — c’est Paie mensuelle.

Indiquer où chaque personne est payée

Ouvrez Ressources humaines › Salariés, ouvrez la fiche et cliquez sur Modifier. Sous Coordonnées bancaires, deux champs :

Banque — la banque où se trouve le compte, ou Algérie Poste pour un compte postal. Écrivez-la comme le document du salarié l’écrit.
Numéro de compte — le RIB à la banque, ou le CCP à Algérie Poste. Recopiez-le exactement tel qu’il est écrit.

Cliquez sur Enregistrer.

Deux choses méritent d’être sues :

Beelocity ne vérifie pas le numéro. Un RIB fait vingt chiffres, un CCP a une autre forme, et les deux se saisissent tels quels. Un numéro faux revient de la banque plutôt que d’être refusé ici — ce qui est le moindre mal, car un contrôle qui refuse un compte correct ne se voit pas et c’est l’application qu’on en accuse.
Deux personnes peuvent partager un compte. Un ménage dont le salaire arrive sur un seul compte, cela existe, et le registre ne refuse pas la deuxième.

Laissez les deux champs vides pour quelqu’un que vous payez en espèces : il reste au registre et dans la paie du mois. Simplement, vous ne pourrez pas l’inclure au moment de payer — voir Quand quelqu’un n’a pas de compte.

Choisir le compte d’où partent les salaires

Ouvrez Paie › Paramétrage › Règles de paie, cliquez sur Modifier, et choisissez le Compte de paie sous Paie. C’est le compte de trésorerie d’où sortent les salaires du mois : votre compte courant bancaire, ou votre CCP. Cliquez sur Enregistrer.

Il est vide au départ, et c’est normal. Beelocity ne crée aucun compte bancaire à votre place : les comptes de l’entreprise sont ceux que vous saisissez en trésorerie, il n’y a donc aucun compte qu’il pourrait deviner. Tant que vous n’en avez pas choisi un, le paiement d’un mois s’arrête et vous demande de le renseigner.

Ce n’est pas le compte de vos factures. Le compte dont le RIB s’imprime au bas d’une facture client se règle sur le Profil de l’organisation, et il répond à une autre question : où vos clients vous paient, vous. Celui-ci dit d’où l’argent part vers votre personnel. Beaucoup d’entreprises facturent depuis leur banque et paient les salaires depuis leur CCP : gardez les deux séparés.

Payer le mois

Ouvrez le mois clôturé sous Paie › Mois, ouvrez Autres actions et choisissez Payer les salaires. Sur un mois pas encore clôturé, l’action est grisée, et la pointer dit de clôturer d’abord le mois. Beelocity ne demande qu’une chose — la Date du règlement, le jour où l’argent sort — et propose aujourd’hui. Cliquez sur Payer.

Cela écrit un règlement par personne, en trésorerie, chacun du montant exact du net à payer de sa fiche de paie, sur le compte de paie. Ou bien tous sont écrits, ou bien aucun : un mois payé à moitié est le pire résultat possible, parce que personne ne peut voir sur la paie quelle moitié est partie, et que les oubliés le découvrent le jour de la paie.

Les règlements sont enregistrés à l’état de brouillon. Ils disent ce qui est dû et à qui ; ils ne font pas encore bouger l’argent dans vos comptes. Vous confirmez chacun en trésorerie quand le virement part réellement — c’est aussi ce qui le fait entrer au journal de trésorerie, au jour où l’argent est vraiment sorti. Si votre entreprise fait viser les gros règlements, cela reste vrai : payer le mois ne contourne rien.

Les chiffres du mois ne sont jamais touchés. Un mois clôturé est une pièce ; le payer n’y change rien : aucun salaire n’est recalculé, aucune fiche de paie n’est renumérotée. Que le mois ait été payé ou non se lit sur les règlements eux-mêmes.

Voir si le mois est payé

La page du mois clôturé affiche une ligne Salaires sous Paiement des salaires :

Pas encore payés — personne n’a encore été payé.
Payés — tous ceux à qui le mois doit quelque chose ont un règlement en cours, et la ligne dit combien de personnes et quel montant.
Partiellement payés — certains oui, d’autres non. Cliquer sur Payer les salaires ne laisse jamais un mois dans cet état ; c’est ce à quoi ressemble un mois après qu’un règlement a été annulé ou qu’un virement est revenu de la banque.

L’onglet Règlements liste les règlements du mois, un par personne, avec son numéro, la date, le montant et son état. Cliquez sur l’un d’eux pour l’ouvrir en trésorerie.

Un virement revenu se corrige tout seul. Annulez le règlement en trésorerie, ou déclarez-le impayé quand la banque le renvoie, et le mois cesse de lui-même d’être payé — vous n’avez rien à défaire de mémoire. Cliquez de nouveau sur Payer les salaires et Beelocity écrit un règlement neuf pour cette seule personne ; tous ceux déjà payés sont laissés tranquilles.

Imprimer l’ordre de virement

Une fois le mois calculé, Imprimer l’ordre de virement — ou Télécharger l’ordre de virement, sous Autres actions sur la paie — vous donne le papier que prend le guichet d’une banque algérienne pour un mois de salaires. Il porte vos coordonnées et le compte d’où part l’argent en tête, puis une ligne par personne avec sa banque, son compte et son net, et le total au pied. La banque débite votre compte une fois et crédite chaque ligne.

Imprimez-le dans celle de vos langues que lit le guichet. Les chiffres qu’il porte sont ceux qu’a arrêtés le mois : aucun salaire n’est recalculé, et le total est celui du mois lui-même.

Imprimez-le avant de payer, pas après. Quelqu’un sans numéro de compte figure sur l’ordre avec son net et la mention Aucun compte renseigné à la place du compte — c’est ainsi que vous voyez, d’un coup d’œil, à qui il reste à demander. Complétez sa fiche, puis réimprimez.

Vous n’avez pas à attendre la clôture. Imprimez-le dès que vous avez calculé le mois : c’est là que les manques se corrigent encore à bon compte, car une clôture ne se défait pas.

Quand quelqu’un n’a pas de compte

Si quelqu’un dans le mois n’a pas de numéro de compte, Beelocity refuse de payer le mois et les nomme tous, pas seulement le premier — vous les corrigez donc en une seule fois. Ajoutez leurs coordonnées bancaires sur leur fiche, puis cliquez de nouveau sur Payer les salaires.

Il refuse au lieu de les sauter, et c’est voulu. Enregistrer un règlement pour quelqu’un dont personne ne connaît le compte, ce serait enregistrer quelque chose qui n’a pas pu avoir lieu.

Ce qui empêche de payer un mois

Ce que vous lisez	Ce qu’il faut faire
Le mois n’est pas clôturé	Clôturez-le d’abord. Les chiffres d’un brouillon peuvent encore bouger : il n’y a rien d’arrêté à payer.
Aucun compte de paie n’est choisi	Choisissez-en un sous Paie › Paramétrage › Règles de paie.
Aucun moyen de sortir de l’argent	Créez un mode de règlement dans Trésorerie › Paramétrage › Modes de règlement — un virement pour des salaires virés, des espèces pour des salaires payés au guichet.
Votre organisation n’a pas de devise par défaut	Ouvrez la page Organisations, cliquez sur le code de votre organisation et choisissez une Devise par défaut. Un salaire s’écrit forcément dans une devise.
Quelqu’un n’a pas de numéro de compte	Ajoutez-le sur sa fiche ; le message nomme tous ceux qui en manquent.
Les salaires sont déjà payés	Rien à faire. L’onglet Règlements montre ce qui est sorti.
Ce mois ne doit rien à personne	Rien à payer : tout le monde est à zéro ce mois-ci, il n’y a aucun virement à faire.

Qui peut payer

Payer les salaires demande une autorisation à part. Quelqu’un qui peut ouvrir un mois, le calculer et même le clôturer n’a pas pour autant le droit de le payer : clôturer arrête ce qui est dû, payer fait bouger de l’argent réel, et un chef d’entreprise garde volontiers le second pour celui qui signe à la banque. Si le bouton n’est pas là, demandez cette autorisation à qui s’occupe des rôles.