Modifier le planning

Un roulement dit qui travaille quand, semaine après semaine. Les vraies semaines ne le suivent pas à la lettre : quelqu’un a besoin de son jeudi, il manque une personne au poste de nuit, un collègue demande à faire le matin à la place. Beelocity permet à celui qui organise les postes de modifier un jour du planning d’une personne sans toucher au roulement, et chaque décompte suit la modification comme il suit le roulement : les jours qu’un congé consomme, la feuille de présence, la majoration du jour de repos et la journée de douze heures. Deux collègues peuvent permuter un jour, une personne peut déplacer son repos, un collègue peut remplacer un congé, chaque poste peut dire son effectif requis, et le mois, modifications comprises, s’imprime pour le tableau d’affichage.

Cette page s’adresse au chef de poste ou au chargé des ressources humaines. Les roulements et les équipes eux-mêmes sont décrits dans Postes et roulements.

Modifier un jour

Ouvrez la fiche de la personne, choisissez l’onglet Modifications du planning et cliquez sur Ajouter, ou cliquez sur le jour dans le planning (Depuis le planning). Le formulaire demande :

• Jour — le jour qui change. Un poste de nuit compte pour le jour où il commence : une nuit de 22 h le mardi à 6 h le mercredi est celle du mardi.

• Prévu avant — ce que le roulement de la personne prévoyait ce jour-là, pour que vous voyiez ce que vous changez. Il est rempli pour vous.

• Ce qui change — les choix que le jour permet. Un jour où la personne devait travailler :

  • Autre poste, pour travailler un autre poste ce jour-là ;
  • Repos exceptionnel, pour se reposer ce jour-là.

  Quel que soit le jour, il offre aussi Permuter avec un collègue et Déplacer le repos (Permuter un jour avec un collègue, Déplacer un repos).

• Poste — pour un autre poste, le poste travaillé. Choisissez-le dans la liste.

• Observations — ce qui mérite d’être gardé, par exemple qui a demandé la modification.

Cliquez sur Enregistrer. La page de la modification montre alors le jour, ce qui était prévu avant, le Type de modification et le poste. L’onglet Modifications du planning liste toutes les modifications du planning de la personne, de la plus récente à la plus ancienne.

Un repos exceptionnel n’est pas un congé. C’est un jour que l’entreprise accorde : rien n’est retenu sur la paie, et rien n’est pris sur le solde de congé de la personne.

Beelocity refuse une modification qu’il ne pourrait pas décompter :

• un jour où la personne est en congé approuvé. Elle est absente, il n’y a personne à planifier. Si le congé est approuvé après une modification, le congé l’emporte : il est enregistré, et la modification reste où elle était ;
• une deuxième modification le même jour. Annulez la première, puis faites la nouvelle ;
• un jour d’avant l’embauche ou d’après le départ de la personne ;
• un jour d’un mois clôturé par la paie, puisque la paie de ce mois a été calculée dessus ;
• un poste qui empiéterait sur celui de la veille ou du lendemain. Qui travaille une nuit finissant à 6 h ne peut pas commencer un matin à 5 h le lendemain. Le message nomme les deux jours.

Une modification ne se corrige jamais, sauf ses observations. Pour la changer, ouvrez-la, cliquez sur Supprimer et confirmez Annuler cette modification du planning ? : le jour revient à ce que prévoit le roulement. Faites ensuite la nouvelle. Annuler l’une des moitiés d’une permutation annule les deux : l’autre jour revient aussi.

Rappeler quelqu’un sur son repos

Un jour où la personne devait se reposer, Ce qui change offre Rappel sur repos à côté des deux permutations, et jamais un autre poste ni un repos exceptionnel. Choisissez Rappel sur repos, puis le Poste pour lequel elle vient, et cliquez sur Enregistrer.

Un rappel sur repos laisse le jour un jour de repos. La loi donne à quiconque travaille un jour de repos légal la majoration des heures supplémentaires, et un repos de même durée un autre jour (loi 90-11, art. 36). Beelocity ne transforme donc jamais de lui-même un jour de repos en jour de travail ordinaire : le rappel dit que la personne était au poste, et le jour reste compté comme son jour de repos. Saisissez les heures travaillées en heures supplémentaires ce jour-là, et la fiche de paie les paie avec la majoration du jour de repos : cliquez sur Saisir les heures supplémentaires sur la page du rappel, et la saisie s’ouvre avec la personne, le jour et les heures du poste remplis. Cochez vous-même Heures de nuit ; le formulaire dit combien des heures du poste tombent la nuit. Une fois la saisie enregistrée, le rappel indique que ses heures sont saisies.

Un jour férié est aussi un jour de repos légal. Quelqu’un qui ne travaille pas ce jour-là d’habitude, et qui vient, est rappelé sur son repos.

Permuter un jour avec un collègue

Deux collègues peuvent échanger un jour : Karim fait le matin de Yacine mardi, et Yacine fait la nuit de Karim. Ouvrez la fiche de l’un ou de l’autre, choisissez l’onglet Modifications du planning et cliquez sur Ajouter. Choisissez le Jour, puis dans Ce qui change, Permuter avec un collègue. La liste Collègue propose les personnes libres de permuter ce jour-là, chacune avec ce qu’elle devait travailler : choisissez la bonne et cliquez sur Enregistrer.

Un seul enregistrement change les deux jours. La fiche de chacun montre alors le poste qu’il fait désormais, le Type de modification Permutation, et Permuté avec, qui ouvre la moitié de l’autre.

La liste écarte qui ne peut pas permuter ce jour-là : une personne en congé approuvé, une personne dont le jour a déjà une modification, et une personne prévue exactement comme la première, puisque deux nuits pareilles ne s’échangent pas. Les deux jours sont ensuite tenus à toutes les règles d’une modification : Beelocity refuse une permutation qui ferait empiéter le poste de l’un sur celui de la veille ou du lendemain, ou qui mettrait quelqu’un sur une nuit que la loi lui interdit (Travail de nuit).

Déplacer un repos

Une personne peut se reposer un autre jour que celui que lui donne son roulement ou la semaine : Amel se repose le vendredi au lieu du dimanche. Ouvrez l’onglet Modifications du planning de sa fiche et cliquez sur Ajouter. Prenez le jour de repos comme Jour, ou le jour de travail où le repos arrive, dans un sens comme dans l’autre. Choisissez Déplacer le repos dans Ce qui change, puis l’Autre jour, et cliquez sur Enregistrer.

Les deux jours échangent ce qu’ils étaient : le jour de repos prend le poste de l’autre jour, et l’autre jour devient le repos. Cela vaut aussi pour quelqu’un sans roulement. Un employé de bureau qui se repose le vendredi et déplace son repos au dimanche travaille ce vendredi comme un jour ordinaire, et la feuille de présence demande le vendredi et non le dimanche.

Un repos déplacé reste le repos hebdomadaire, pris un autre jour comme la loi le permet (loi 90-11, art. 37). Contrairement à un rappel sur repos, le jour où il arrive est donc un jour de travail ordinaire : les heures faites au-delà de la journée sont des heures supplémentaires à la majoration ordinaire, pas à celle du jour de repos.

Beelocity refuse deux jours prévus pareil, puisque déplacer un repos sur un autre repos ne change rien. Pour quelqu’un en roulement, il refuse aussi un jour qui deviendrait un jour de travail ordinaire : un jour d’équipe est un poste ou un repos.

Remplacer un congé

Le congé de quelqu’un laisse ses postes vides. Ouvrez la demande de congé approuvée, depuis Ressources humaines › Demandes de congé ou l’onglet Demandes de congé de la personne, et cliquez sur Organiser le remplacement. Choisissez le Collègue : la liste propose les personnes employées sur toute la période et qui ne sont pas elles-mêmes en congé. Du et Au s’ouvrent sur les dates du congé. Réduisez-les pour remplacer une partie du congé, et remplacez le reste par un autre collègue. Cliquez sur Organiser le remplacement.

Beelocity prévoit le collègue sur chaque poste que le congé laisse vide, jour par jour :

• un jour où le collègue travaille, le poste de l’absent remplace le sien ;
• un jour où le collègue se repose, c’est un rappel sur repos, et le jour reste son repos travaillé (Rappeler quelqu’un sur son repos).

L’onglet Remplacements du congé liste chaque jour, avec le collègue et le poste. Chaque jour est une modification du planning comme une autre : il apparaît dans l’onglet Modifications du planning du collègue, et un jour peut s’annuler seul.

Chaque jour est tenu aux règles d’une modification. Beelocity refuse un remplacement qui ferait empiéter le poste du collègue sur celui de la veille ou du lendemain, ou qui le mettrait sur une nuit que la loi lui interdit, et le message nomme le jour. Organiser le remplacement reste grisé tant que le congé n’est pas approuvé.

Annuler le congé retire ses remplacements automatiquement. Chaque collègue revient à son propre planning, et personne n’a à se rappeler quels jours étaient pour ce congé.

Modifier depuis le planning

Une semaine se modifie le plus simplement là où elle se lit. Ouvrez Ressources humaines › Planning, trouvez la personne et cliquez sur le jour : le formulaire de la modification s’ouvre avec la personne et le jour remplis. Enregistrez-la, et vous revenez au planning sur le même mois, la modification dessinée dans sa case avec son repère. Cliquez sur un jour modifié pour ouvrir sa modification, la lire ou l’annuler.

Les jours de congé approuvé et les jours hors de l’équipe de la personne ne sont pas des boutons : un jour de congé ne prend aucune modification, et un jour hors de l’équipe est la ligne d’une autre. Qui peut lire le planning sans pouvoir le modifier voit les mêmes repères, sans rien à cliquer.

Combien de personnes un poste demande

Une modification déplace des personnes d’un poste à l’autre, et la question derrière la plupart des modifications est de savoir si un poste a encore assez de monde. Dites-le une fois sur le poste : ouvrez Ressources humaines › Paramétrage, choisissez l’onglet Postes puis le poste, cliquez sur Modifier et saisissez l’Effectif requis. Laissez-le vide pour un poste jamais en sous-effectif.

Le planning compte alors, sous tout le monde, chaque jour où le poste tourne : toutes les personnes prévues dessus, par leur équipe, une modification, une permutation, un remplacement ou un rappel sur repos, moins celles en congé approuvé ce jour-là. La case indique 2/3 — deux présentes sur les trois requises — et est signalée quand le poste est en sous-effectif. Le décompte déduit les congés même pour qui ne peut pas les voir : il ne nomme personne, et un poste compté complet alors qu’il ne l’est pas est l’erreur qu’il est là pour éviter.

L’accueil des Ressources humaines liste les postes en sous-effectif aujourd’hui et dans les six jours, le plus proche d’abord. Chaque ligne ouvre le planning sur son mois, où un clic sur un jour lance la modification qui y met quelqu’un (Depuis le planning).

Imprimer le planning

Le planning s’imprime pour le tableau d’affichage. Dans Ressources humaines › Planning, choisissez le mois, et une Équipe si seuls ses membres doivent figurer. Choisissez la Langue du document et cliquez sur Imprimer le planning, ou sur Télécharger le planning pour garder le fichier.

La feuille est une page A4 à l’italienne : une ligne par personne sous chaque équipe et sous Hors équipe, une colonne par jour, et le total de la semaine après chaque vendredi. Le repère d’une nuit est en gras, un jour qu’une modification a fait est souligné, un repos est vide, et la colonne d’un jour férié est légèrement grisée. Une légende sous la grille les reprend.

Un jour de congé s’imprime Absent, grisé, et ne dit jamais de quel congé il s’agit : la feuille est affichée là où tout le monde la lit, et la nature d’une absence ne regarde que la personne. Imprimer le planning demande donc de pouvoir consulter les congés à l’écran en plus du planning ; sans cela, les boutons n’apparaissent pas.

L’impression d’une seule équipe nomme l’équipe sous le titre et porte la référence du mois, puisque c’est le même planning.