Le module Paie paie les personnes que tiennent les Ressources humaines. Chaque mois, il calcule
ce que chacun a gagné et ce que la loi en prélève — les cotisations de sécurité sociale, l’IRG,
le SNMG en dessous duquel le salaire ne peut descendre —, clôture le mois pour de bon, imprime
les fiches de paie, paie les nets par la trésorerie et remet à votre comptable les montants que
demandent la CNAS et l’administration fiscale. Quand quelqu’un part, il calcule ce qui lui est
dû et le paie sur sa dernière fiche de paie.
Il est pensé pour la personne qui fait la paie, souvent celle qui tient le personnel. Il lit les salariés, leurs contrats, leurs congés, leurs présences et leurs heures supplémentaires dans les Ressources humaines, sans jamais les modifier.
Ce que vous pouvez faire aujourd’hui
- Tenir les montants que la loi fixe pour la paie — le SNMG, les taux de cotisation et le barème de l’IRG, chacun daté du texte qui l’a fixé et tenu à jour quand une loi de finances le change. Voir Paramétrage de la paie.
- Tenir votre catalogue d’éléments de paie — le salaire de base, chaque indemnité, prime et retenue, chacune disant si elle est cotisable, imposable et comprise dans le SNMG. Voir Éléments de paie.
- Voir ce qu’un salaire rapporte et ce qu’il coûte — le brut, la sécurité sociale, l’IRG, le net à payer et le coût employeur d’un mois complet, avant que quiconque le perçoive. Voir Ce qu’un salaire coûte et ce qu’il rapporte.
- Ouvrir la paie de chaque mois — une paie par mois, ouverte dans l’ordre, qui liste toutes les personnes ayant un contrat signé dans le mois. Voir Paie mensuelle.
- Établir le solde de tout compte d’un départ — le congé non pris, le préavis payé au lieu d’être effectué et l’indemnité que la loi ou votre convention accorde, calculés pour vous et payés sur la dernière fiche de paie, avec un reçu que la personne signe. Voir Régler un départ.
- Payer un mois clôturé — un règlement par personne en trésorerie, du montant exact de sa fiche de paie, sur le compte d’où vous payez les salaires. Voir Payer les salaires.
- Déclarer un mois clôturé — les cotisations et l’
IRG, dans un fichier tableur à reporter sur la déclarationCNASet sur leG50. Voir Déclarer le mois. - Déclarer l’année — la déclaration annuelle à la caisse de sécurité sociale et l’état annuel des salaires à l’administration fiscale, en fichiers tableur tirés des mois clôturés de l’année. Voir Déclarer l’année.
- Imprimer le livre de paie — chaque fiche de paie clôturée d’une période, élément par élément, et les totaux à reporter sur le livre paraphé. Voir Livre de paie.
Voir ce qu’il y a à faire
Ouvrez Paie dans la barre latérale, sous Ressources humaines. Elle s’ouvre sur le mois en cours de paie, en trois listes relues à chaque ouverture de la page :
| Liste | Ce qu’elle montre |
|---|---|
| Ce mois-ci | le mois, sa paie mensuelle et où il en est — non ouvert, ouvert, calculé, clôturé, partiellement payé ou payé — et un bouton pour la prochaine chose à faire : Nouvelle paie mensuelle, Calculer les fiches de paie du mois, Vérifier les fiches ou Payer les salaires. Le bouton ouvre la page où elle se fait |
| Éléments du mois | avant que personne ne calcule le mois, ce que son calcul comptera : les personnes payées, les absences pointées sur la feuille de présence, demandées en congé ou saisies dans ses éléments variables, les congés encore en attente de décision (comptés une fois décidés), les heures supplémentaires, chaque personne partie et si son solde de tout compte est confirmé, les éléments variables, et chaque personne sans compte bancaire enregistré. Chaque ligne ouvre la page où elle se modifie |
| Dates d’échéance | la prochaine échéance de chaque déclaration — le G50, les cotisations CNAS, la DAS et le G29 — chacune avec l’article de loi dont elle vient, et à côté du G50 et de la CNAS, si elle est payée. Voir les échéances des déclarations |
Une ligne que votre rôle ne vous permet pas d’ouvrir reste affichée, sans lien : le mois la compte quand même. Le bouton n’apparaît que si votre rôle permet l’étape.
La barre latérale liste le reste du travail du mois — Mois (la paie de chaque mois, une par mois), Soldes de tout compte, Déclarations (les déclarations du mois et de l’année et le livre de paie, en trois onglets) et Simulation de paie — puis, en fin de liste, le Paramétrage.
Où se fait chaque tâche
Chaque tâche du mois a un endroit où elle se fait. Tout autre accès ouvre cet endroit, ou appuie sur le même bouton : les Étapes du mois, en haut de la page d’un mois, portent ses propres Calculer les fiches de paie du mois, Clôturer le mois et Payer les salaires, avec les mêmes contrôles.
| Tâche | Où elle se fait | Aussi depuis |
|---|---|---|
| Ouvrir un mois | Mois, puis Ajouter | le bouton Nouvelle paie mensuelle de l’accueil, tant que le mois n’est pas ouvert |
| Calculer le mois | Calculer les fiches de paie du mois, sous Autres actions sur le mois | les étapes du mois ; le bouton de l’accueil, qui ouvre le mois |
| Vérifier les fiches | l’onglet Fiches de paie du mois | les étapes du mois et le bouton de l’accueil, qui ouvrent cet onglet ; une fois le mois clôturé, l’onglet Fiches de paie de la personne |
| Clôturer le mois | le statut du mois, Clôturé | les étapes du mois |
| Trouver qui ne peut pas être payé | Imprimer l’ordre de virement, sous Autres actions sur le mois | la ligne Aucun compte bancaire enregistré de l’accueil, avant le calcul, qui ouvre la fiche de la personne |
| Payer les salaires | Payer les salaires, sous Autres actions sur le mois | les étapes du mois ; le bouton de l’accueil, qui ouvre le mois |
| Renvoyer un virement revenu | Payer les salaires à nouveau, sur le mois dont la banque l’a renvoyé : seul ce qui reste impayé est payé | le bouton de l’accueil, qui ouvre l’onglet Règlements de ce mois |
| Déclarer le mois | Déclarations, onglet Déclarations mensuelles | l’onglet Montants à déclarer du mois clôturé et son export : les mêmes montants et le même fichier |
| Déclarer l’année | Déclarations, onglet Déclarations annuelles | les échéances DAS et G29 de l’accueil |
| Régler un départ | Établir le solde de tout compte sur la fiche de la personne | Soldes de tout compte, puis Ajouter |
| Voir ce qu’un salaire donne et coûte | Simulation de paie | La paie de ce mois, à côté de la fiche d’une personne, pour elle telle qu’elle est payée aujourd’hui |
Les absences, les heures supplémentaires et un montant pour un seul mois peuvent chacun se saisir à deux endroits, volontairement, parce que chaque endroit enregistre autre chose. Ressources humaines § Où se fait chaque tâche dit lequel choisir, et quand.
Paramétrer le module
Le Paramétrage est une seule page pour ce dont la paie est calculée, un onglet par sujet : Éléments de paie, les sortes de lignes que porte une fiche ; les trois montants de la loi, SNMG, Taux de cotisation et Barème de l’IRG — voir Paramétrage de la paie ; et Règles de paie, ce que coûte une journée non payée, le compte d’où partent les salaires et ce que paie une heure en plus — voir Fixer les règles de paie. Chaque onglet garde l’adresse qu’avait sa page, un favori l’ouvre donc toujours, et vous ne voyez que les onglets que votre rôle vous permet d’ouvrir.
Qui peut le voir
Le module n’apparaît qu’aux membres à qui ses autorisations ont été données ; l’éditeur de rôles les range sous leur propre rubrique, Paie. Les salaires sont les montants les plus personnels d’une entreprise : un membre peut tenir le registre du personnel sans en voir un seul. Voir Rôles et autorisations.