Coût de revient

Ce qu’une importation a vraiment coûté, ce n’est pas le prix du fournisseur. Le fret, l’assurance, le transitaire, le port, les droits de douane, le camion jusqu’à votre dépôt et les frais de banque s’y ajoutent, sur des factures qui arrivent pendant des semaines, les unes en dollars ou en euros, les autres en dinars. Additionnés, ils donnent le coût de revient de la marchandise, le chiffre à partir duquel vous fixez vos prix.

Beelocity range ces factures dans le dossier d’importation qu’elles concernent, comme ses frais d’approche. Chacune est convertie en dinars à l’enregistrement : le dossier dit toujours ce que l’importation a coûté jusqu’ici. Quand les chiffres sont complets, vous les validez, et votre stock porte ce que la marchandise a vraiment coûté.

Ce qui entre dans le coût de revient

Des frais d’approche, c’est tout ce que vous avez payé pour amener cette marchandise jusqu’à votre dépôt. Choisissez la Nature des frais. Le dossier ne propose que les natures que ses conditions permettent, et trois se saisissent toujours en dinars :

• Fret : le transport jusqu’au lieu de déchargement, par mer, par air ou par terre, quand votre Incoterm le laisse à votre charge : sous EXW, FCA, FAS ou FOB. Sous les sept autres, le fournisseur l’a payé et il est dans le prix de la marchandise : il n’est pas proposé.
• Assurance : la prime de la marchandise en transit. Un importateur qui assure une expédition par mer ou par air l’assure auprès d’un assureur agréé en Algérie : elle se saisit donc en dinars.
• Frais de transit : les honoraires du transitaire ou du commissionnaire en douane.
• Frais portuaires et de manutention : le débarquement, la manutention et le magasinage au port.
• Droits et taxes de douane : ce que la douane a liquidé, comme le droit de douane et la contribution de solidarité, sans la TVA à l’importation. Payés à la douane, donc en dinars. Quand vous prenez en compte la déclaration en douane du dossier, ces frais sont faits pour vous, un par droit, chacun réparti sur les marchandises de son article : ne les saisissez à la main que sur un dossier sans déclaration prise en compte.
• Taxe de domiciliation bancaire : la taxe sur la domiciliation, payée en dinars à la recette des impôts. Une importation pour vos besoins propres, et non pour la revente en l’état, ne la paie pas, ni un dossier dispensé de domiciliation : elle ne leur est pas proposée.
• Transport intérieur : le camion du lieu de déchargement jusqu’à votre dépôt.
• Frais bancaires : les commissions de domiciliation, d’engagement et de transfert de la banque pour cet achat.
• Autres frais : tout autre frais qui a amené la marchandise jusqu’ici, comme une analyse de laboratoire ou un contrôle de conformité.

Deux choses ne sont jamais des frais d’approche, parce qu’elles vous reviennent :

• La TVA que vous récupérez. Saisissez chaque facture hors cette TVA. La TVA à l’importation perçue par la douane et celle d’une facture de transitaire se déduisent sur votre déclaration de TVA : elles ne font pas partie du coût de la marchandise.
• L’acompte sur l’impôt sur les bénéfices que la douane perçoit sur la marchandise destinée à la revente. Il s’impute sur votre impôt sur les bénéfices.

Laissez aussi de côté les pénalités : une amende de la douane, ou ce que la compagnie maritime facture pour un conteneur restitué en retard. Elles paient un retard, pas l’acheminement de la marchandise.

Saisir des frais d’approche

1. Ouvrez le dossier d’importation, puis son onglet Frais d’approche.
2. Cliquez sur Ajouter. Choisissez la Nature des frais, et écrivez une Désignation qui dit à quoi correspond la facture, par exemple Fret maritime Shanghai–Alger.
3. Sous Facturé par, choisissez qui a envoyé la facture : la compagnie maritime, le transitaire, le port, l’assureur ou la banque, créé comme partenaire comme les autres. Laissez vide pour la douane ou les impôts. Ajoutez le N° de facture tel qu’il est imprimé.
4. Saisissez la Date de facture, la Devise et le Montant, hors la TVA que vous récupérez. Un avoir du transitaire se saisit en montant négatif. Pour la douane, la taxe de domiciliation et l’assurance, la Devise est votre devise de référence, déjà remplie et figée.
5. Laissez la Clé de répartition sur Valeur, sauf si les frais suivent la quantité de marchandise (voir plus bas).
6. Cliquez sur Enregistrer.

La page des frais montre alors, sous En devise de référence, le Taux de change auquel ils ont été convertis et le Montant en devise de référence — pour des frais en devise ; des frais en dinars ne convertissent rien et n’affichent ni l’un ni l’autre. L’onglet Frais d’approche liste tous les frais du dossier avec ces deux chiffres, et chacun se corrige ou se supprime depuis sa propre page.

Un dossier continue de recevoir des frais après sa clôture, parce que les dernières factures arrivent souvent après la marchandise. Un dossier annulé n’en reçoit plus.

Un dossier qui porte une taxe de domiciliation ne peut plus être dispensé de domiciliation, et un dossier qui porte du fret ne peut plus passer à un Incoterm sous lequel le fournisseur paie le transport : le message nomme les frais à retirer d’abord, depuis l’onglet Frais d’approche.

Le taux de change appliqué

Des frais en dinars restent ce qu’ils sont, et aucun taux ne leur est demandé. Des frais en devise sont convertis à l’enregistrement :

• Par défaut, au taux enregistré à la date de la facture : le dernier taux saisi pour cette devise ce jour-là ou avant, dans l’onglet Taux de change de la devise. Sans taux enregistré, les frais sont refusés jusqu’à ce que vous en saisissiez un.
• Au taux de la facture, si vous le saisissez dans Taux retenu. Il doit rester à moins de cinq pour cent du taux enregistré pour ce jour, dans un sens comme dans l’autre : cela arrête un taux tapé avec un chiffre de trop tout en laissant la marge d’une banque.

Les frais gardent le taux de leur enregistrement. Si un taux enregistré est corrigé plus tard, ouvrez les frais, cliquez sur Modifier puis Enregistrer, et ils sont convertis à nouveau.

Comment les frais sont répartis

Des frais se paient pour toute une expédition, mais chaque produit reçu en porte sa part. La Clé de répartition dit comment cette part est fixée :

• Valeur : chaque produit en porte une part proportionnelle à sa valeur en dinars. Le fret, l’assurance, les droits de douane et les commissions suivent la valeur de ce qu’ils ont transporté : c’est la clé par défaut.
• Quantité : chaque produit en porte une part proportionnelle à la quantité reçue. Utilisez-la pour des frais facturés au colis, comme la manutention, quand les prix des produits sont très différents.

Une quantité compte telle qu’elle est écrite sur la réception, quelle que soit son unité. Si un produit est reçu en kilogrammes et un autre en cartons, répartissez les frais à la valeur.

Lire la fiche de calcul du coût de revient

Ouvrez l’onglet Coût de revient du dossier. Au-dessus du tableau :

• Valeur des marchandises : ce que vaut la marchandise reçue en dinars, au prix du fournisseur remise déduite.
• Un montant pour chaque nature de frais du dossier, comme Fret ou Frais portuaires et de manutention.
• Coût de revient : la marchandise et tous les frais ensemble.
• Coefficient de revient : le coût de revient divisé par la valeur des marchandises. Un coefficient de 1,3261 veut dire que chaque dinar payé au fournisseur a coûté 1,3261 dinar une fois la marchandise arrivée à votre dépôt : multipliez le prix d’un fournisseur par ce coefficient pour savoir ce qu’un article vous coûte vraiment.
• Taux des marchandises : le taux de change auquel la marchandise est valorisée (voir plus bas).

Le tableau a une ligne par produit reçu, avec son Lot, sa Quantité et sa Valeur des marchandises, sa part de chaque nature de frais, son Coût de revient et son Coût de revient unitaire, celui d’une unité. Chaque chiffre est recalculé à chaque ouverture de l’onglet : des frais saisis ce matin y figurent déjà.

La fiche attend la marchandise. Tant qu’aucune réception d’une commande du dossier n’est terminée, l’onglet dit que rien n’a encore été reçu. Si des frais sont répartis à la valeur et que la marchandise reçue n’a pas encore de prix, l’onglet le dit : répartissez ces frais à la quantité, ou chiffrez les lignes de la commande.

Tant que vous n’avez pas validé la fiche, votre stock garde le coût que chaque réception y a mis : le prix du fournisseur au taux de change du jour de la réception.

Fixer le taux des marchandises

Par défaut, chaque produit reçu garde le taux de change auquel sa réception a été convertie : la valeur des marchandises de la fiche est alors exactement celle de votre stock. Votre comptable peut préférer valoriser toute l’importation au taux d’un même jour, comme le jour de l’expédition ou celui de l’enregistrement de la déclaration en douane.

1. Dans l’onglet Coût de revient, cliquez sur Fixer le taux des marchandises.
2. Saisissez la Date du taux, et le Taux retenu apparaît à côté. Laissez-le vide pour prendre le taux enregistré ce jour-là, ou saisissez le taux voulu, à moins de cinq pour cent de celui-ci.
3. Cliquez sur Fixer le taux des marchandises.

Chaque ligne est revalorisée à ce taux. L’onglet montre alors la Valeur aux taux des réceptions à côté de la nouvelle Valeur des marchandises, pour voir l’écart entre les deux. Pour revenir aux taux des réceptions, rouvrez la fenêtre, effacez la date et confirmez. Un dossier en dinars n’a pas de taux des marchandises à fixer.

Finaliser la fiche

Quand la dernière facture est arrivée et que toute la marchandise est reçue, figez la fiche pour que ses chiffres ne bougent plus :

1. Dans l’onglet Coût de revient, ouvrez le statut au-dessus du résumé, qui indique Brouillon, et choisissez Définitive.
2. Saisissez sous Finalisée le le jour où les chiffres étaient complets. C’est aujourd’hui sauf si vous le changez, et ce jour ne peut pas être postérieur à aujourd’hui.
3. Cliquez sur Finaliser.

La fiche indique maintenant Définitive. Ses chiffres sont gardés tels qu’ils étaient à ce moment-là : des frais ne peuvent plus être ajoutés, corrigés ni supprimés, et le taux des marchandises ne peut plus être changé.

Une fiche définitive s’imprime. Télécharger la fiche de calcul du coût de revient ou Imprimer la fiche de calcul du coût de revient, sur la page du dossier, donne le document que votre comptable classe. Son en-tête écrit l’Incoterm avec le lieu que désigne la règle : sous FAS et FOB le Port d’embarquement du dossier, comme dans FOB Shanghai, et sous CFR et CIF son Port de débarquement. Sous les autres règles, il écrit la règle seule, car leur lieu peut être l’usine du fournisseur ou votre propre entrepôt.

Pour corriger une fiche définitive, choisissez Brouillon dans son statut et confirmez. Les chiffres suivent de nouveau les frais et les réceptions, et vous finalisez la fiche à nouveau quand ils sont justes. L’historique du statut dit qui a finalisé et rouvert la fiche, et quand.

Une fiche ne peut pas être finalisée tant qu’une commande du dossier attend encore de la marchandise, que rien n’a été reçu, ou que des frais ne peuvent pas être répartis. Tant qu’une commande attend encore, Définitive est grisée dans le statut de la fiche, et s’y arrêter nomme les commandes.

Valider le coût de revient en stock

Une fiche définitive dit ce que la marchandise a vraiment coûté. La valider impute ce coût à votre stock : une vente, une livraison ou un transfert de cette marchandise porte dès lors son coût de revient, et la marge que vous lisez sur une vente est une vraie marge.

1. Dans l’onglet Coût de revient, ouvrez le statut au-dessus du résumé, qui indique Définitive, et choisissez Comptabilisé.
2. Saisissez le jour sous Comptabilisée le. C’est aujourd’hui sauf si vous le changez, et ce jour ne peut être ni antérieur à la finalisation de la fiche, ni postérieur à aujourd’hui.
3. Cliquez sur Valider le coût de revient.

Chaque lot créé par les réceptions du dossier reçoit sa part des frais, où que soit maintenant sa marchandise : en rayon dans n’importe quel dépôt, mise de côté en quarantaine, ou en cours de transfert entre deux dépôts. La marchandise en transfert arrive dans l’autre dépôt à son nouveau coût quand le transfert est réceptionné.

Une partie de la marchandise a pu être vendue ou consommée avant la validation. Elle a quitté votre stock : sa part ne peut plus y être ajoutée. La fiche la met donc à part. Après la validation, l’onglet montre, pour chaque produit et au total :

• Imputé au stock : ce qui a été ajouté à la marchandise en rayon.
• En transit : ce qui a été ajouté à la marchandise en cours de transfert.
• Écart sur marchandises déjà sorties : la part de la marchandise déjà vendue ou consommée. Ce n’est pas une perte : elle fait partie de ce qu’a coûté cette marchandise, et votre comptable la comptabilise comme telle.

Les trois additionnés donnent les frais de la fiche, au centime près.

Une facture tardive après la validation

Une facture qui arrive après la validation de la fiche lui appartient quand même.

1. Choisissez Brouillon dans le statut de la fiche et confirmez. Votre stock reste exactement tel qu’il est.
2. Ajoutez les frais dans l’onglet Frais d’approche.
3. Finalisez la fiche, puis validez-la de nouveau.

La seconde validation n’impute que la différence : les nouveaux frais, répartis de la même façon, sur la marchandise encore entre vos mains, et leur part de la marchandise sortie entre-temps dans l’écart. Les chiffres de l’onglet sont le total de toutes les validations, et l’historique du statut dit qui a validé la fiche, et quand.

Ce que l’application refuse, et pourquoi

• Des frais d’un montant nul. Saisissez un avoir en montant négatif.
• Des frais en devise sans taux de change enregistré à leur date de facture ou avant. Saisissez d’abord le taux sur la page de la devise.
• Un taux retenu qui s’écarte de plus de cinq pour cent du taux enregistré. Vérifiez le taux de la facture, ou corrigez le taux enregistré.
• Des frais sur un dossier annulé.
• Une nature que les conditions du dossier excluent, comme du fret sous CIF ou une taxe de domiciliation sur une importation pour vos besoins propres, et la douane, la taxe de domiciliation ou l’assurance dans une autre devise que votre devise de référence.
• Un taux des marchandises qui s’écarte de plus de cinq pour cent du taux enregistré pour son jour, ou un taux sans date.
• Modifier des frais ou le taux des marchandises sur une fiche définitive. Rouvrez-la d’abord.
• Des frais Droits et taxes de douane saisis à la main sur un dossier dont la déclaration en douane est prise en compte, et modifier ou supprimer un frais qu’une déclaration a fait. Rouvrez plutôt la déclaration : ses frais la suivent.
• Finaliser une fiche alors qu’une commande attend encore de la marchandise. Le message nomme les commandes : recevez-les, ou clôturez-les ou annulez-les.
• Valider une fiche à une date antérieure à sa finalisation.
• Valider une fiche dont une réception a été annulée après la finalisation. Le message nomme la réception : rouvrez la fiche et finalisez-la de nouveau, pour que ses chiffres suivent ce qui a vraiment été reçu.
• Tous les frais, tant que votre organisation n’a pas de devise de référence. Définissez-la d’abord dans les paramètres de l’organisation.