Les conditions de paiement fixent quand et comment une facture doit être réglée. Elles se créent au niveau de l’organisation, puis s’affectent aux tiers un par un — vous définissez donc vos conditions standard une fois et vous les réemployez sur tout votre annuaire.
Ce que définissent les conditions de paiement
| Champ | Définition |
|---|---|
| Nom | Un libellé lisible qui décrit les conditions (par exemple « Net 30 », « 2/10 net 30 », « Paiement à réception »). |
| Code | Un identifiant court à usage interne (par exemple NET30, DOR). Employé dans les références et les états. |
| Jours | Le nombre de jours entre la date de facture et l’échéance du règlement. |
| Escompte % | Un escompte de règlement anticipé, exprimé en pourcentage (facultatif). |
| Jours d’escompte | Le nombre de jours pendant lesquels l’escompte de règlement anticipé reste acquis (facultatif). |
| Désignation | Une explication détaillée des conditions, en langage clair (facultatif). Utile aux équipes qui ne connaissent pas les codes de conditions de paiement. |
Quand l’escompte % et les jours d’escompte sont tous deux renseignés, cela crée une incitation au règlement anticipé : « réglez sous X jours pour un escompte de Y %, ou réglez la totalité à l’échéance ». Quand ni l’un ni l’autre n’est renseigné, il s’agit simplement d’un règlement à tant de jours.
Conditions de paiement courantes
Voici des conditions typiques que vous pourriez définir pour votre organisation :
| Condition | Code | Jours | Escompte | Signification |
|---|---|---|---|---|
| Net 30 | NET30 |
30 | — | Règlement intégral sous 30 jours à compter de la date de facture. La condition standard la plus répandue. |
| Net 60 | NET60 |
60 | — | Règlement intégral sous 60 jours. Courante pour les grosses commandes ou les relations anciennes. |
| 2/10 net 30 | 2-10-30 |
30 | 2 % sous 10 jours | Réglez sous 10 jours et obtenez 2 % d’escompte. Sinon, la totalité est due à 30 jours. |
| Paiement à réception | DOR |
0 | — | Le règlement est dû dès réception de la facture. Courante pour les petites affaires ou les affaires ponctuelles. |
| Paiement d’avance | PREPAID |
0 | — | Règlement intégral exigé avant l’expédition des marchandises. Employée pour les nouveaux tiers ou les affaires risquées. |
| Net 90 | NET90 |
90 | — | Délai de règlement étendu à 90 jours. Parfois employée pour les marchés publics ou les activités saisonnières. |
Affecter des conditions de paiement à un tiers
Chaque tiers peut porter des conditions de paiement distinctes pour son rôle fournisseur et pour son rôle client :
- Conditions fournisseur — les conditions auxquelles vous réglez le fournisseur des marchandises que vous lui achetez. Votre fournisseur de métal peut par exemple vous accorder du Net 60.
- Conditions client — les conditions auxquelles le client vous règle les marchandises que vous lui vendez. Un client de détail peut être en Paiement à réception là où un client entreprise est en Net 30.
Un tiers qui est à la fois fournisseur et client peut avoir des conditions différentes de chaque côté de la relation. C’est courant — les conditions que vous négociez comme acheteur diffèrent souvent de celles que vous offrez comme vendeur.
Lorsque des conditions de paiement sont affectées à un tiers, elles servent de valeur par défaut pour les nouvelles opérations avec lui. Elles se préremplissent sur les nouveaux documents, ce qui fait gagner du temps et garantit la cohérence.
La liste Conditions de paiement se restreint depuis son bouton de filtre par Actif ou une fourchette de Jours, d’Escompte % ou de Jours d’escompte — « les conditions au-delà de 60 jours », c’est la question de la politique de crédit (Utiliser les listes).
Créer des conditions de paiement
- Ouvrez Tiers > Conditions de paiement et cliquez sur Ajouter.
- Renseignez le nom, le code, les jours et, si besoin, les champs d’escompte.
- Ajoutez une désignation si les conditions risquent d’être obscures pour d’autres membres de l’équipe.
- Enregistrez.
Bonnes pratiques de paramétrage
- Définissez votre jeu standard dès la mise en route — créez toutes les conditions de paiement que votre organisation emploie couramment avant de commencer à saisir des tiers. Elles seront ainsi prêtes à être affectées.
- Gardez la liste maniable — la plupart des organisations emploient 4 à 8 conditions standard. En avoir trop crée de la confusion et rend les règles plus difficiles à tenir.
- Employez des noms clairs et courants — « Net 30 » et « 2/10 net 30 » se comprennent partout dans les affaires. Évitez d’inventer des noms non standard que votre équipe devrait apprendre.
- Désactivez plutôt que de supprimer — quand une condition de paiement n’est plus employée, désactivez-la au lieu de la supprimer : ouvrez-la et prenez Désactiver dans Autres actions (les trois points). Des tiers existants et des documents d’archive y renvoient encore, et la suppression casserait ces renvois.