Dans la plupart des entreprises, le mois de présence est une grille sur papier : les noms en colonne, les jours en ligne, une croix là où quelqu’un manquait. Beelocity dessine la même grille et y inscrit d’avance tout ce qu’il sait déjà — les jours de repos, les jours fériés, les congés que vous avez approuvés et les heures supplémentaires effectuées. Il ne vous reste que ce que l’application ne peut pas savoir : qui n’est pas venu.
Cette page s’adresse à qui tient le registre du personnel. Ce que la paie fait ensuite d’un jour marqué est expliqué dans La paie mensuelle.
Consulter le mois
Ouvrez Ressources humaines › Présences, qui s’ouvre sur son onglet Feuille de présence. Choisissez l’Année et le Mois : la feuille se dessine, une ligne par personne couverte par le mois, une colonne par jour. L’autre onglet de la page, Heures supplémentaires, est celui où l’on saisit les heures en plus.
Chaque case dit une seule chose, et la légende sous la feuille les nomme :
- Présent — rien à signaler : la personne était là, pour autant que les enregistrements le disent.
- Absent — un jour où elle n’est pas venue, sans rien d’approuvé derrière.
- Congé — un jour de congé que vous avez approuvé, désigné par son type.
- Heures supplémentaires — les heures en plus effectuées ce jour-là.
- Jour férié — un jour de votre calendrier des fêtes légales, avec son nom.
- Jour de repos — un jour de la semaine où l’entreprise ne travaille pas.
La ligne d’une personne commence au jour de son recrutement et s’arrête au jour de son départ : avant et après, les cases restent vides plutôt que d’affirmer quoi que ce soit.
Quand deux de ces états tombent le même jour, la feuille affiche celui que vous voudriez lire. Les heures supplémentaires passent en premier : quelqu’un qui est venu est venu. Un jour férié passe avant un jour de repos, parce qu’il porte un nom.
Marquer un jour d’absence
Cliquez sur un jour de la ligne d’une personne pour le marquer, et cliquez de nouveau pour retirer la marque. Deux cases seulement l’acceptent : un jour ouvrable ordinaire, et un jour que vous avez marqué vous-même. Une case dont le calendrier ou le registre des congés a déjà décidé — jour de repos, jour férié, congé approuvé — ne se marque pas, et la survoler vous dit ce qu’elle est.
Appuyez sur Enregistrer quand le mois est comme il doit être. Annuler remet ce qui y était.
Chaque suite ininterrompue de jours marqués devient une seule absence injustifiée sur la fiche de la personne, numérotée comme n’importe quel congé : marquez les 5, 6 et 7 et vous obtenez une absence de trois jours, non pas trois d’un jour. Retirez le 6 et elle en devient deux. Elles figurent dans l’onglet Congés de la personne, et la paie du mois les retient comme jours non payés.
Si l’une des marques ne peut pas être enregistrée, rien du mois n’est enregistré : la feuille reste telle que vous l’avez trouvée et le message nomme la personne sur laquelle il a buté. Un mois marqué à moitié serait pire que rien, puisque vous ne verriez pas quelle moitié est passée.
Marquer un mois demande le droit d’approuver les congés, et pas seulement celui de les enregistrer : ce que vous inscrivez est une décision, pas une demande. Qui peut consulter le registre sans décider voit le mois et aucun bouton Enregistrer.
Reprendre un mois depuis un fichier
Une entreprise dont les présences vivent déjà dans un tableur n’a pas à les saisir deux fois.
Appuyez sur Exporter : le mois descend en fichier tableur, une ligne par personne, une colonne par jour, avec ce que dit déjà chaque case. Ce fichier est aussi le modèle — remplissez les jours et ramenez le même fichier.
Appuyez sur Importer, choisissez le fichier, et le mois affiché se remplit. Rien n’est encore enregistré : la feuille est l’aperçu, vous relisez le mois comme d’habitude et vous appuyez sur Enregistrer quand il est juste.
Ce que la lecture accepte, pour qu’un fichier venu d’ailleurs ait sa chance :
- Les lignes sont rapprochées par matricule, pas par nom — deux personnes partagent un nom, et le matricule est ce par quoi l’entreprise les connaît. Une ligne désignant quelqu’un que le mois ne contient pas est signalée et écartée ; le reste entre quand même.
- Les colonnes des jours sont numérotées —
1,2,3— et se lisent donc pareil dans toutes les langues. Les autres colonnes sont reconnues d’après leur en-tête en français, en anglais ou en arabe : un fichier qui passe entre deux personnes qui ne lisent pas la même langue s’ouvre quand même. - Un jour est marqué par ce que vous mettez dans sa case — une croix, une lettre, un mot. Vide signifie que la personne était là.
- Seul un jour que vous auriez pu cliquer est lu. Un jour de repos, un jour férié et un jour de congé approuvé gardent ce que dit le calendrier quoi que porte le fichier — c’est aussi pourquoi le fichier écrit par l’application revient tel quel.
- Point-virgules, virgules ou tabulations entre les champs, et l’une ou l’autre fin de ligne. Les noms accentués et les noms en arabe survivent à l’aller-retour.
Les personnes en roulement
Pour une personne dans une équipe, la ligne suit le roulement de l’équipe plutôt que la semaine de l’entreprise (Postes et roulements). Un jour où son roulement lui donne un poste montre le repère du poste — N pour une nuit, M pour un matin — et peut être marqué absent si elle n’est pas venue, même un vendredi. Un jour où son roulement se repose se lit Jour de repos, même un jour de semaine où le bureau travaille, et ne peut pas être marqué : il n’y avait pas de poste à manquer. Un jour férié se lit toujours comme le jour férié, que le roulement le travaille ou non.
Un fichier importé suit la même règle : une marque sur un poste de la personne est gardée, et une marque sur un jour de repos de son roulement est ignorée. Toute personne qui n’est dans aucune équipe garde votre semaine de travail, exactement comme avant.
Un jour dont le planning a été modifié se lit comme la modification le dit (Modifier le planning). Un repos exceptionnel se lit Jour de repos et ne peut pas être marqué. Un autre poste montre la marque de ce poste. Un repos déplacé laisse l’ancien jour un jour de présence, qui peut être marqué. Un rappel sur repos montre la marque du poste sur le fond du jour de repos : la personne est venue un jour de repos, il n’y a donc rien à marquer, et une fois ses heures supplémentaires saisies le jour se lit en heures supplémentaires.
Ce que la feuille n’enregistre pas
La feuille est une image de ce que vos registres disent déjà ; elle ne garde rien en propre :
- Les congés viennent des demandes que vous avez approuvées, dans Jours fériés et congés. Modifiez-en une là-bas et la feuille suit.
- Les heures supplémentaires viennent du registre des Heures supplémentaires. La feuille les affiche ; vous les saisissez et les corrigez là où elles vivent.
- Les jours de repos et les jours fériés viennent de votre calendrier de travail, réglé une fois pour toutes dans Ressources humaines › Paramétrage › Jours de repos et congés, que vous complétez des fêtes religieuses à mesure qu’elles sont annoncées.
Il n’y a donc rien à enregistrer sur un jour auquel vous n’avez pas touché, et rien sur la feuille ne peut contredire les pages dont elle est tirée.
Les heures travaillées ne sont pas saisies
Beelocity enregistre les heures effectuées au-delà de la semaine de travail, pas les heures d’une journée ordinaire. Un jour ouvrable dont rien n’a été signalé compte pour la durée que le contrat fixe, répartie sur les jours où l’entreprise travaille.
Si votre activité exige les heures de chaque journée telles qu’elles ont été pointées, ce n’est pas ce qu’est cette feuille, et rien ici ne vous le donnera. Les heures qu’une personne d’une équipe doit sont celles de ses postes, prévues par le roulement (Postes et roulements), et la feuille n’enregistre que ce qui s’est passé autrement.
Une journée trop longue
La loi plafonne la journée : douze heures, toute l’amplitude comptée, de l’arrivée au départ. Dès lors que la feuille dit quels jours ont été travaillés, Beelocity peut faire le total d’une journée — les heures ordinaires du contrat plus ce qui a été saisi en heures supplémentaires ce jour-là — et vous signale sur le bulletin qu’une journée du mois a dépassé.
C’est un signalement, pas un refus : le mois se clôture quand même. L’application compte les heures travaillées là où la loi compte toute la journée, pauses comprises ; le chiffre qu’elle atteint est donc le plus petit que la journée réelle pouvait valoir. Refuser sur un chiffre aussi bas arrêterait un enregistrement honnête sans pour autant repérer un vrai dépassement.
Une journée ordinaire, c’est la semaine du contrat répartie sur les jours où vous travaillez. Quarante heures avec le seul vendredi de repos font une semaine de six jours et 6 h 40 par jour ; les mêmes quarante heures avec vendredi et samedi font des journées de huit heures. Les mêmes heures supplémentaires franchissent donc la limite dans une entreprise et pas dans une autre, ce qui est bien ce que la loi vise. Pour une personne dans une équipe, un jour où son roulement lui donne un poste compte les heures de ce poste : quatre heures en plus après un poste de onze heures et demie dépassent douze.
Un mois dont la paie est clôturée
Clôturer un mois fige sa paie : les bulletins gardent les chiffres sur lesquels ils ont été établis, et rien ne les rouvre. Vous pouvez toujours consulter la feuille d’un mois clôturé, et un jour que vous y marquez est bien enregistré — le registre doit pouvoir dire que quelqu’un était absent, même si vous l’apprenez en novembre pour une journée de septembre.
Ce qu’il ne fera pas, c’est modifier la paie de ce mois-là. La correction se porte sur le premier mois non clôturé, en jours d’absence parmi ses éléments variables. La paie mensuelle explique comment.